Con i suoi scanner, PFU Fujitsu è in prima linea nel processo di trasformazione digitale. Abbiamo parlato con Massimiliano Grippaldi, Regional sales manager della società, per sapere come sta evolvendo questa fase di cambiamento e che effetto ha avuto la pandemia.
– Con i vostri scanner vi occupate del “primo miglio” della trasformazione digitale. Dal vostro osservatorio privilegiato, come sta procedendo questo processo?
La transizione dalla carta al digitale, se vogliamo definire la trasformazione digitale in modo un po’ semplificativo, durerà parecchio tempo ed è ancora in evoluzione. Il numero di aziende che implementano sistemi di gestione delle informazioni più evoluti rispetto a quelli tradizionali è in continuo aumento. Quello che resta critico è la capacità di riorganizzarsi.
Noi vediamo che le aziende hanno una difficoltà al cambiamento, legata in primo luogo alla necessità di investire su un progetto. I nostri dispositivi, che sono dispositivi di acquisizione documentale, diventano parte di un sistema più ampio, di un progetto in cui trova posto, oltre allo scanner, magari una tavoletta per la firma digitale, un’applicazione di firma elettronica avanzata e, un sistema di archiviazione e ricerca. Quindi diventa necessario cambiare radicalmente il modo di lavorare di tutto il personale e questo è un ostacolo importante al cambiamento, al di là del semplice investimento economico.
Abbiamo notato che le organizzazioni più piccole tendono ad autoescludersi da questi processi innovativi ritenendo che siano propri delle organizzazioni più grandi, mentre non è così: persino un singolo commercialista, ad esempio, ha difficoltà a muoversi tra la sua documentazione storica per cercare informazioni. E anche una piccola società che fornisce servizi come gas o elettricità ha difficoltà a reperire le informazioni se non le gestisce in modo più fruibile, evoluto ed intelligente. Quindi noi continuiamo a fare cultura in questo senso: soprattutto ora che è di nuovo possibile fare eventi in presenza, stiamo lavorando moltissimo a fianco di società che forniscono sistemi di business process management per spiegare in maniera completa come sia possibile migliorare la qualità di gestione delle informazioni.
– Come stanno influendo i requisiti di compliance sulla trasformazione digitale?
Norme come quelle sulla fatturazione elettronica, per fare un esempio, hanno portato una grossa spinta verso il digitale. L’utente deve essere sempre indotto da una norma cogente a muoversi. Proprio perché, come dicevo, è restio al cambiamento. Il cambiamento implica uno sforzo, quindi una perdita di energia.
C’è il timore di essere meno efficienti mentre si persegue il cambiamento, e l’esistenza di una norma che impone qualcosa è una spinta fortissima. Ci sono realtà che agiscono mosse soltanto dal desiderio di migliorare la propria efficienza, ma si tratta di casi limitati, dove la spinta principale è l’attrazione verso la tecnologia del mondo digitale.
– Sono ormai due anni che il mondo combatte con il Covid-19. Che impatto ha avuto la pandemia sul vostro mercato di riferimento?
C’è stato un impatto sensibile, soprattutto all’inizio. I nostri dispositivi sono usati perlopiù in ambiente d’ufficio, e il passaggio a uno smart working parziale e in qualche caso totale, come nella prima fase pandemica, ha portato a un brusco rallentamento delle vendite e degli aggiornamenti.
È vero che si sono aperti altri canali, come quello dei dispositivi da home office, ma per noi sono meno significativi in quanto l’utente domestico utilizza fondamentalmente una multifunzione e le sue esigenze di acquisizione documentale spesso possono essere soddisfatte anche da dispositivi non così professionali come i nostri scanner, quindi non c’è stata una piena compensazione.
Nei periodi successivi alla prima fase Covid, invece, alcune realtà importanti, che hanno subito un impatto meno forte della pandemia sul loro business (ad esempio le banche), hanno poi sviluppato progetti di sostituzione e hanno comunque dato seguito ai loro piani, eseguendo gli ordini che avevano programmato, e questo ci ha aiutato a recuperare la situazione.
I vari aspetti, tra alti e bassi, ci hanno consentito di mantenere la nostra struttura assolutamente intatta. Anche perché noi siamo comunque inseriti all’interno di meccanismo, quello della trasformazione digitale, che un meccanismo di estrema qualità, e questa cosa alla lunga ha pagato.
In questa fase, con l’emergere di una “nuova normalità”, ritorna importante la comunicazione diretta verso i nostri partner di canale, che rappresentano il centro della nostra esperienza di vendita. La nostra attività, infatti, si concentra nel portare valore ai partner in modo che siano in grado di veicolare in maniera corretta l’offerta. La nostra comunicazione nei confronti dei partner non riguarda solo le novità di prodotto ma anche l’importanza dell’integrazione tra hardware e software, che consente di offrire soluzioni complete dove lo scanner è uno degli elementi. Sotto questo aspetto stiamo rafforzando le nostre alleanze con produttori di dispositivi come le tavolette per la firma grafometrica. Pensiamo ad esempio a casi d’uso come la registrazione in un hotel o in un autonoleggio: il cliente firma digitalmente poi consegna il documento di identità che deve essere acquisito tramite scanner.
E gli SDK (Software Development Kit), che possono essere richiesti gratuitamente tramite il nostro programma di canale, consentono ai nostri partner di personalizzare le applicazioni in uso presso i loro clienti, migliorando la connessione con il nostro dispositivo hardware. Questa possibilità di personalizzazione è molto apprezzata e ha dato luogo già a diversi progetti. Nelle scuole, ad esempio, è una realtà quello che abbiamo fatto con Segreteria Digitale, un prodotto di Axios: il nostro scanner, collegato alle loro applicazioni sul Web, consente a tutti gli operatori degli uffici amministrativi di una scuola, una volta effettuato il login, di accedere alla risorsa di scansione e importare nel sistema i documenti acquisiti.
– Avete riscontrato in questo periodo un aumento di interesse per i prodotti più adatti all’uso in smart working?
Per quanto riguarda i prodotti cosiddetti portatili, quindi scanner piccoli ed entry level, non c’è stata una crescita perché le esigenze di quel tipo di mercato ormai vengono spesso assorbite non solo dalle stampanti multifunzione ma anche dagli smartphone, che ormai sono utilizzabili come scanner di emergenza.
Nel caso degli scanner da tavolo della famiglia ScanSnap, quindi dispositivi personali, non integrati direttamente in un processo di archiviazione documentale completo ma comunque di qualità professionale, abbiamo invece riscontrato una crescita notevole. Anche per un aspetto importante: i prodotti di questo tipo, semplici da installare, da configurare e da utilizzare, vengono spesso acquistati online, un notevole vantaggio nel periodo in cui si lavorava da casa in regime di lockdown.
Possiamo quindi dire che c’è stato un aumento delle vendite dei dispositivi della fascia ScanSnap, ma non di tipo portatile. Chi lavorava – e magari ancora lavora – da casa per una percentuale di tempo significativa si è rivolto a un dispositivo in grado di assicurare un salto netto di prestazioni rispetto a una multifunzione o uno smartphone.
– Di recente avete lanciato una nuova linea di scanner: quali sono le novità sotto l’aspetto tecnologico?
La linea fi-8000, che comprende sei scanner professionali per la gestione documentale, ha introdotto diverse novità il cui denominatore comune è il miglioramento di quella che noi chiamiamo “intelligenza organizzativa”, cioè la capacità di estrarre in maniera rapida e veloce le informazioni contenute nei documenti per metterle a disposizione a tutta l’organizzazione in modo che possano essere condivise e utilizzate nei rapporti con i clienti e i fornitori.
Questo denominatore comune si estrinseca in una forte compenetrazione tra hardware e software, partendo da un hardware di grande qualità che deve essere in grado di trattare documenti di tipologia molto diversa, dal classico scontrino che viene dato al CAF o al commercialista fino alla carta plastica o al libretto. Bisogna infatti tenere presente che i documenti di identità rimarranno fisici ancora per tanti anni: oggi è possibile implementare facilmente un processo digitale che elimina la carta e la firma su un pezzo di carta, ma rimane la necessità di presentare un documento di identità fisico. Gli scanner della serie fi-8000 sono in grado di gestire tutti questi documenti in maniera fluida, veloce ed efficace, permettendo di utilizzare lo stesso alimentatore per lo scontrino, per il foglio tradizionale ma anche per la carta plastica o il passaporto.
Un altro aspetto chiave dei nuovi modelli – tutti dotati di interfacce LAN e USB 3 – è la capacità di restituire un’immagine di alta qualità. Su questa linea abbiamo utilizzato un sensore CIS (Contact Image Sensor) evoluto, quindi un sensore che ha un impatto in termini energetici molto più limitato rispetto al tradizionale CCD(Charge-Coupled Device) ma che abbiamo migliorato e perfezionato perché altrimenti non avrebbe garantito il raggiungimento di quel livello qualitativo che riteniamo imprescindibile. Questo perché l’obiettivo non è semplicemente sostituire un’immagine digitale a quella cartacea: dentro a quell’immagine sono presenti informazioni che devono essere catturate e poi condivise o distribuite, e solo partendo da un’immagine di alta qualità l’OCR integrato nell’applicazione che governa lo scanner sarà in grado di estrarre facilmente i dati ed esportarli in un’altra applicazione oppure in un archivio Excel, tanto per fare un esempio.
– Quali sono le peculiarità del vostro sensore CIS evoluto?
Fino a ieri abbiamo usato sui nostri scanner professionali sensori CCD, che garantivano una messa a fuoco ideale e quindi una qualità dell’immagine molto elevata. Il sensore CCD tuttavia sta andando in disuso perché ha un ingombro e consumo molto più elevato del sensore CIS. Quest’ultimo però non garantisce necessariamente la stessa qualità, quindi abbiamo lavorato su due fronti. Uno è quello del percorso carta: abbiamo fatto in modo che fosse il più rettilineo e il più definito possibile, perché il CIS, non avendo un sistema di messa a fuoco, lavora al meglio delle sue possibilità quando il documento aderisce perfettamente al sensore. Poi abbiamo utilizzato un nostro sistema brevettato, chiamato PFU Clear Image Capture, che elabora l’immagine acquisita permettendo di raggiungere una qualità sicuramente paragonabile, se non superiore, a quella che verrebbe fornita da un sensore CCD.
Una nota importante: tre modelli della linea fi-8000 affiancano all’alimentatore di fogli anche uno scanner a piano di vetro. Per quest’ultimo abbiamo mantenuto il sensore CCD, dato che – vista la tipologia di documenti tipicamente acquisiti con uno scanner piano – il CIS non avrebbe potuto garantire sempre il livello qualitativo che per noi è uno standard. Lo sottolineo perché per Fujitsu la qualità è al primo posto.
