Secondo Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Italia, è possibile arrivare a un incremento della produttività ed elenca tre tre accorgimenti pratici.
L’obiettivo di ogni giorno è incrementare la propria produttività e mantenere il controllo di una lista di attività quotidiane in continuo aumento? Non è un caso eccezionale. Ognuno di noi si deve destreggiare tra email, messaggi istantanei, telefonate, incontri, agende e scadenze. Una recente ricerca di Bain & Company ha scoperto che il tempo che viene dedicato a e-mail, chat e altri messaggi è sempre maggiore e in crescita. Chi occupa posizioni di responsabilità riceve oggi, al netto della posta indesiderata, oltre 200 e-mail ogni giorno, e dedica circa 8 ore alla settimana a smaltire la posta elettronica.
Sono volumi che lasciano il segno, se si considerano anche i dati dell’Osservatorio sul Welfare di Reale Mutua, secondo cui l’89% degli italiani si dischiara troppo stressato, con il lavoro indicato tra le principali fonti di stress – dal 61% degli intervistati. Con un numero così elevato di compiti specifici, ma anche di elementi di distrazione, ogni giorno, affrontarli tutti può sembrare impossibile. Ma ci sono alcuni accorgimenti che possono aiutare ad incrementare la produttività e al tempo stesso mantenere un certo equilibrio sul lavoro.
Organizzarsi ed essere ordinati Sembra una cosa semplice ma, se messa concretamente in pratica, può avere un effetto dirompente. Il disordine intorno mette a rischio la nostra attenzione, con effetti sensibili sulla capacità di concentrarsi e di elaborare le informazioni, e la possibilità di incrementare lo stress – cosa che lo rende uno degli ostacoli principali rispetto a concentrazione e produttività. Molto del disordine che viviamo ogni giorno deriva dalla carta o dai file digitali. Scanner e applicazioni possono convertire in modo veloce ed efficace documenti cartacei in file digitali di alta qualità, senza dover passare per un computer.
Questi dispositivi offrono tipicamente anche funzionalità che permettono di salvare i file direttamente in sistemi quali Evernote, Google Drive, Google Photos e Box, per creare un sistema avanzato di archiviazione digitale, che elimina il rischio di perdere o salvare in modo non corretto documenti importanti. Alcuni strumenti sono anche dotati di funzionalità OCR che permettono di aggiungere parole chiave e creare file ricercabili. Il consiglio è di tenere immediatamente traccia di ogni attività, meeting e scadenza, partendo dall’idea che non avere note scritte ci impedirebbe di rispettarle. Ci sono app gratuite come Evernote e Wunderlist che consentono di creare una lista to-do digitale sincronizzata tra tutti i dispositivi che si hanno a disposizione – telefono, tablet, eventuali wearable, applicazioni desktop. Consentono agli utenti di collaborare in team, impostare promemoria e concentrare su un’unica applicazione compiti lavorativi e non.
Dedicare tempo ad attività complesse Evitare il multitasking e concedersi il tempo per concentrarsi su un progetto alla volta. Un report della University of London ha messo in luce come soggetti chiamati ad affrontare contemporaneamente attività differenti cercando di compiere compiti specifici, abbiano mostrato un calo considerevole del loro IQ.
Esistono app che permettono di “mettere in pausa” la propria inbox, ma è anche possibile impegnarsi a non controllare la email finché non si sia completata una determinata attività. Non sono poche le personalità di successo che raccontano di controllare la posta elettronica solo due o tre volte al giorno. Il consiglio è di disabilitare le notifiche pop-up sul telefono e sul desktop, in modo da concentrarsi in modo compiuto sull’attività in corso, ed evitare di perdere tempo dovendo ogni volta ri-focalizzarsi a seguito di un’interruzione. E conviene indicare tutto in agenda, non solamente i meeting. Prendersi il tempo necessario a completare un progetto, controllare e rispondere alle email, effettuare ricerca e tutto ciò che il proprio lavoro richieda. Se si fa parte di un team che tende ad andare oltre gli orari indicati per le riunioni, uno slot inizialmente libero si occuperà in fretta, anche se si pensava di dedicare quel tempo a un’altra attività.
Prendersi le pause necessarie Una delle migliori cose che si possono fare per incrementare la propria produttività sul lavoro è prendersi una pausa. Non c’è tempo per un caffè o per una colazione di lavoro? Perché non suggerire un meeting in movimento al posto del confronto ricorrente con il proprio manager? È consigliabile alzarsi ogni mezz’ora, anche solo per bere acqua o per uno snack. Non solo si concede una pausa alla propria mente e si distolgono gli occhi dallo schermo, ma un break fa bene anche alla postura nonché al proprio benessere fisiologico. Il consiglio è di considerare nella propria giornata il tempo per una pausa di alleggerimento. Piuttosto di essere distratti in continuazione dai social media nel corso della giornata, è meglio prefissarsi di controllare attorno all’ora di pranzo l’e-mail personale e il proprio canale Instagram. Ancora meglio, fare qualcosa di non legato al lavoro che alleni il cervello. Ci sono app come Hangtime, che permettono di stimolare il cervello e contemporaneamente restare in collegamento con gli amici. Si desidera imparare una nuova lingua? Ci sono strumenti come DuoLingo che offrono contenuti educativi interattivi e di breve durata, per iniziare ad approfondire una lingua straniera, in modo completamente gratuito.
