Con l’adozione della piattaforma wethod, SCAI Comunicazione ha rivoluzionato il modello operativo e registrato una crescita della capacità produttiva media dei project manager. Infatti l’agenzia, con sedi a Roma e Potenza, ha puntato su questa piattaforma all-in-one per trasformare il coordinamento quotidiano dell’operatività in un sistema più strutturato, leggibile e data-driven Il risultato è stato un +15% della capacità produttiva media dei project manager.
Strumenti separati, fogli Excel e molto lavoro manuale
SCAI Comunicazione gestisce progetti che spaziano dalla strategia ai social media, dal performance marketing agli eventi, coordinando team e attività multidisciplinari. Prima di wethod, la gestione operativa si basava su strumenti separati e un uso intensivo di fogli Excel, con molto lavoro manuale per il consolidamento dei dati.
Wethod: intervenire sui carichi di lavoro
Questo approccio limitava la visibilità sui dati necessari per monitorare l’andamento dei progetti in tempo reale. Senza questa tempestività, era impossibile intervenire sui carichi di lavoro o correggere eventuali inefficienze per garantire la marginalità attesa. In un settore caratterizzato da scadenze strette, più commesse in parallelo e team interconnessi, questo modus operandi non era più sufficiente.
Com’è cambiato l’approccio al lavoro con l’uso di wethod
Con l’introduzione di wethod, SCAI Comunicazione ha quindi avviato un cambiamento di metodo, passando da una gestione reattiva a un modello più proattivo e basato sui dati. L’agenzia ha integrato in un’unica piattaforma pianificazione delle risorse, gestione dei progetti e controllo della marginalità, con una visione più chiara su carichi di lavoro, costi e performance economica. Il passaggio è avvenuto in meno di un mese ed è stato adottato da tutta l’organizzazione. Diventando così il punto di riferimento per project manager, team operativi e amministrazione.
Capire prima, anticipare meglio, coordinarsi con più efficacia
Tomas Barazza, CEO & Founder della tech company wethod Crediamo che il futuro delle organizzazioni project-based non dipenda dall’aumento degli strumenti a disposizione. Il punto è ridurre i livelli di complessità tecnologica. Perché il valore non sta nel moltiplicare le piattaforme, ma nel renderle sempre più integrate, fluide e quasi invisibili nella gestione quotidiana. Laddove ‘invisibile’ significa essenziale: uno strumento è invisibile quando non aggiunge attrito ed elimina l’incertezza. Ed è proprio così che diventa utile nel momento in cui serve davvero, perché consente ai team di capire prima, anticipare meglio e coordinarsi con maggiore efficacia.
I vantaggi misurabili ottenuti con l’adozione di Wethod
Per SCAI Comunicazione, wethod è stato l’abilitatore che ha permesso di vedere le cose mentre accadono. Questo ha portato vantaggi misurabili. Oggi ogni project manager è in grado di gestire mediamente il 15% in più del carico di lavoro rispetto al passato, grazie alla centralizzazione delle informazioni e alla visibilità immediata sullo stato dei progetti. La visione integrata dei progetti ha, inoltre, semplificato la gestione delle richieste estemporanee e delle variazioni di scope che arrivano in corso d’opera.
Rendendo in questo modo più chiaro il valore del lavoro svolto. Wethod è diventato anche uno strumento strategico nella relazione con i clienti. Infatti la disponibilità di report oggettivi su effort e avanzamento dei progetti permette di gestire in modo più trasparente le richieste extra. Trasformando le negoziazioni in momenti strutturati e tutelando la marginalità.
Un cambio di rotta evidente
Francesco Russo, Account e Project Manager di SCAI Comunicazione
Se chiedessimo a un matematico di misurare la ‘serenità’, probabilmente alzerebbe le mani. Eppure nel nostro team Operations si stima un +30% e questo è possibile grazie all’uso dei dati al posto delle stime ‘a sensazione’. È una media: ci sono i lunedì da 100% e i venerdì da 5%, ma il cambio di rotta è evidente.
Con l’introduzione di wethod la gestione – anziché un evento isolato – è un rito che inizia il venerdì con il progress settimanale e l’assegnazione dei task. E si concretizza il lunedì mattina con la verifica della People Allocation. È qui che i PM analizzano i carichi di lavoro e distribuiscono le attività per garantire una settimana fluida a tutto il team. Le scadenze non vengono più bucate e il team è, in generale, più sereno”
