Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Italia, ci parla di dematerializzazione, prendendo in considerazione strumenti importanti, quali scanner e MFP. Il tema è quanto mai comune, in ogni ufficio. I flussi di lavoro diventano sempre più digitali, e con essi i documenti. Ma non tutti i documenti nascono digitali. Arrivano via posta, via fax (!), vengono portati a mano da clienti, partner e dipendenti. E ci sono ancora molti casi in cui una versione cartacea viene esplicitamente richiesta, per essere protocollata o firmata in originale, ad esempio.
Per questo, l’acquisizione digitale di documenti cartacei è una pratica sempre più comune in ogni organizzazione. Ed è una funzionalità garantita dai dispositivi multifunzione presenti in quasi tutte gli ambienti aziendali. Si tratta di macchine che stampano, copiano, inviano fax e possono eseguire scansioni, appunto, condensando funzionalità differenti in un unico dispositivo, con una indubbia comodità di base. Ma i dispositivi multifunzione coprono tutti i possibili scenari di utilizzo quando si parla di acquisire documentazione cartacea? Dal punto di vista del business, la risposta potrebbe apparire scontata. Perché comprare uno strumento ad hoc quando la stessa funzione si trova in un dispositivo magari già presente in azienda? In realtà, se un multifunzione ha sicuramente il vantaggio della flessibilità di poter fare azioni differenti con lo stesso dispositivo, non mancano i casi di utilizzo in cui uno scanner dedicato si rivela la scelta più adatta.
La quantità innanzitutto… Se l’acquisizione di documenti è un’attività sporadica, ripetuta poche volte nell’arco della giornata, un dispositivo multifunzione può sicuramente rappresentare una soluzione adeguata. Ma se si tratta di un’attività continua e ricorrente, ad esempio per l’acquisizione di grandi moli di materiali cartacei (ordini, contratti, etc.), il vantaggio di avere uno scanner dedicato è evidente, sia in termini di prestazioni che di affidabilità. Il flusso della carta è assolutamente più lineare all’interno di uno scanner, proprio perché lo strumento è dedicato a una funzione specifica. E questo riduce in modo significativo la possibilità di inceppamenti, che potrebbero causare un blocco del dispositivo e richiedere tipicamente un intervento umano. Se poi si sceglie uno scanner di taglio enterprise, questo è progettato per gestire al meglio grandi carichi di lavoro, in modo efficiente ed efficace. Se la produttività è fondamentale, vanno scelti gli strumenti adeguati per sostenerla.
Grande flessibilità… Un altro elemento da considerare è quello della varietà di documenti che tipicamente si deve digitalizzare. Sono solo fogli A4 in perfette condizioni, stampati esclusivamente sul fronte? O si ha una vasta gamma di formati, di supporti, di spessori? Pensiamo agli scontrini ad esempio, che possono avere dimensioni e consistenze differenti. Alle brochure aziendali, che non sono legate al classico formato A4 e nella gran parte dei casi sono stampate fronte/retro. Ai biglietti da visita, ai documenti d’identità, e l’elenco potrebbe continuare… Un multifunzione può gestire in modo egregio i processi più semplici e standardizzati, ma ogni eccezione dovrebbe essere gestita manualmente, aprendo uno scenario differente in termini di produttività e performance. Ci sono scanner pensati per gestire in automatico queste cosiddette eccezioni, in grado di adattarsi alla situazione specifica che si incontra, permettendo di gestirla al meglio sotto ogni aspetto.
Un focus specifico Può sembrare un aspetto banale, ma lo scanner è un dispositivo dedicato a un’attività specifica, che è quella di acquisizione. Un multifunzione, lo dice il nome, ha diverse funzionalità. Ma tipicamente ne può operare una alla volta: se scansiona non stampa, se stampa non copia e così via. Quello che in partenza può essere un risparmio di tempo può rivelarsi invece un allungamento dei tempi di attesa, se un’attività deve andare in coda a un’altra già avviata. Si tratta di un aspetto che non tutte le organizzazioni tengono nella dovuta considerazione.
Avvio rapido del flusso di lavoro digitale Ultimo, ma non certo per importanza, è l’aspetto software. Tipicamente un multifunzione acquisisce un’immagine e la salva su una risorsa (un disco) di rete, o la invia via email a un set di indirizzi predefiniti. L’interazione manuale richiesta resta significativa, con conseguente rallentamento del processo complessivo. Uno scanner è tipicamente dotato di un software avanzato che permette di instradare già il documento su percorsi predefiniti, sulla base di indicazioni preliminari ma anche dell’esperienza di lavoro. Non solo, gli scanner più avanzati dispongono anche di un sistema OCR che non si limita ad acquisire il documento così come è, ma ne estrae i contenuti più significativi, andando ad esempio a precompilare form dedicati in un database di riferimento, in modo da rendere ancor più semplice ed efficace la gestione digitale dei documenti.
Tirando le somme, serve uno scanner o è sufficiente un dispositivo multifunzione? Come spesso accade, la risposta non è per forza univoca, e le variabili da tenere in considerazioni sono diverse. Quello che conta davvero, per una scelta ponderata, è che le aziende facciano le dovute valutazioni, partendo da un punto di vista più ampio, e considerando le caratteristiche di ogni dispositivo. Solo così, la decisione presa potrà rivelarsi adeguata, in ottica di produttività e di supporto ai flussi di lavoro.
