In Adecco la gestione dei contratti di somministrazione del personale diventa digitale grazie alla tecnologia Ricoh, che ha permesso di ottimizzare efficienza, velocità e costi.
Per le oltre 20.000 aziende clienti di Adecco in tutta Italia si tratta di una importante novità. I contratti di somministrazione del personale possono ora essere siglati anche da remoto. Questo è possibile grazie alla Firma Elettronica Avanzata (FEA) che Adecco sta attivando in tutta la propria rete di filiali con il supporto di Ricoh.
Nata nel 1996 dalla fusione della svizzera Adia con la francese Ecco, Adecco è oggi leader mondiale dei servizi nell’ambito delle Risorse Umane. In Italia dal 1997, conta nel nostro Paese oltre 1.600 dipendenti distribuiti in 400 uffici. A livello mondiale Adecco è presente in oltre 60 Paesi per un totale di 31.000 dipendenti e 5.000 uffici.
Umberto Corlianò, Business Partner Client di Adecco Italia Holding
Prima c’erano carta e penna. Ora è arrivata la semplificazione digitale. In passato Adecco aveva già sviluppato diversi progetti per ridurre la presenza di supporti cartacei (fatture, cedolini paga, moduli CUD, ecc.). Uno dei passaggi che mancava era appunto la digitalizzazione dei contratti di somministrazione, cioè i contratti con le aziende clienti e con i lavoratori.
Un percorso di innovazione – continua il manager – che ha trovato in Ricoh il partner ideale. Con Ricoh avevamo già un ottimo rapporto in quanto ci ha fornito 300 multifunzione per la produzione documentale nei nostri uffici. Nonostante questo rapporto storico per il nuovo progetto abbiamo comunque indetto una gara tra diversi fornitori.
… Oltre alla consulenza tecnica Ricoh ci ha fornito la consulenza legale, indispensabile per essere conformi alle normative sulle quali la legislazione si è espressa solo recentemente. Abbiamo trovato insieme la soluzione più adatta per i nostri processi interni con la garanzia di conformità alla regolamentazione.
… Il direttore di filiale incontra il cliente che firma una lettera di accettazione dell’incarico. Da quel momento in avanti ogni altro contratto è stipulato in forma digitale. Viene attivato il certificato di firma digitale del cliente che verrà poi utilizzato per la firma dei contratti di somministrazione del personale richiesto. Adecco prepara i contratti previsti dall’accordo e li carica in una sezione del proprio sito web a cui il cliente accede utilizzando le proprie credenziali. Il cliente visiona i contratti e appone la firma. Il tutto senza spostarsi dalla propria scrivania e anche tramite tablet se è fuori ufficio. Per la firma definitiva su un determinato contratto viene inviato un PIN ‘usa e getta’ che sancisce l’avvenuta approvazione. Un po’ come avviene per i bonifici bancari effettuati via web, insomma. Il contratto viene archiviato mediante conservazione sostitutiva secondo quanto previsto dalla normativa e può essere consultato in ogni momento.
Ricoh ha vinto per l’offerta economica competitiva e per il fatto di essere un’azienda internazionale in grado di fornire servizi omogenei a livello globale. Adecco è un’azienda multinazionale e intende uniformare i processi informatici di tutti i Paesi. La soluzione applicata in Italia potrà essere ‘esportata’ anche negli altri Paesi dove Adecco opera.
