Come anticipato, le principali soluzioni software DMS sono necessariamente affiancate da un percorso di acquisizione, di digitalizzazione e dematerializzazione dei dati. Spesso, aziende produttrici di hardware per la stampa e la scansione, si occupano di integrare servizi per i propri clienti, proponendo pacchetti che possano ottimizzare le risorse, accelerando il business.
Ad esempio, Ricoh supporta le aziende nei processi di ottimizzazione dei processi di stampa e nella distribuzione dei documenti e ha sviluppato l’ecosistema Managing Enterprise Output. È così possibile, per le diverse realtà professionali, sviluppare una strategia per migliorare la gestione dei documenti e la relativa distribuzione dei contenuti tramite stampa, E-mail o Web. Di fatto, scegliere la strada dell’ottimizzazione documentale consente trasparenza e automazione dei flussi di lavoro, la riduzione dei costi, una maggiore efficienza nei processi di creazione, stampa e distribuzione dei documenti, oltre alla tracciabilità, contabilizzazione e reportistica dei processi. Non solo, è garantita la digitalizzazione dei documenti semplificata e una maggiore sicurezza dei documenti e delle informazioni. La soluzione Managing Enterprise Output (MEO) di Ricoh permette di collegare tutti i processi di creazione e distribuzione dei documenti (prodotti sia negli uffici sia nei centri stampa aziendali) ad un flusso di lavoro centralizzato. MEO migliora la gestione dei documenti da qualsiasi fonte essi provengano (applicazioni pc, sistemi ERP, dispositivi portatili, e-mail, mainframe, scanner…) e la loro distribuzione attraverso molteplici canali quali stampa, e-mail e web. I documenti vengono quindi gestiti in maniera integrata, indipendentemente dalla piattaforma che li ha creati e dal canale mediante il quale vengono distribuiti.
Analogamente, seguendo un percorso che lega in modo inscindibile hardware dedicato e cloud computing, Xerox propone alle aziende la ConnectKey Platform 1.5. Il sistema nasce per supportare attivamente le realtà professionali alla ricerca di maggiore di produttività, mobilità, sicurezza dei dati e accesso al Cloud. L’architettura include dispositivi multifunzione della gamma WorkCentre, dotati di evolute funzionalità software, come il supporto WebKit, che consente ai partner di impostare facilmente l’interfaccia utente del pannello di controllo per l’adozione di applicazioni ad hoc sui dispositivi multifunzione dei loro clienti. Questo, analogamente al lancio della App Studio 2.0 di Xerox, consente alle nuove applicazioni ConnectKey di accedere direttamente ad archivi ospitati su cloud, come per esempio su Microsoft Office 365 o Dropbox, per effettuare scansioni o stampe dei documenti archiviati. Per la stampa a richiesta è invece disponibile un’App che consente ai clienti di stampare dal proprio sito web, sia esso protetto da firewall o su Cloud. Xerox Secure Access Version 5.0 è ora una soluzione di gestione della stampa modulare a tutti gli effetti e consente ai clienti di utilizzare funzionalità di autenticazione a costi contenuti. Le nuove funzionalità di Mobile Print Solution 3.0 di Xerox offrono maggiore comfort, sicurezza e flessibilità, garantendo la possibilità di selezionare i formati dei supporti e gli intervalli di pagina per la stampa. In questo modo, i servizi di stampa gestiti di Xerox consentono ai clienti di avere un maggior controllo dell’informazione, mantenendo la gestione dei fattori rilevanti per il business quotidiano quali produttività, mobilità, sicurezza e sostenibilità.
Per una gestione documentale ottimizzata e fluida, Kyocera Document Solutions ha recentemente mostrato al CeBIT 2015 come sia possibile migliorare l’efficienza mediante l’analisi dei processi di gestione documentale e la gestione intelligente del ciclo di vita delle infrastrutture di stampa e copia. Con “Print Server Operation” Kyocera che promette inoltre di ridurre le spese per il personale e la gestione IT. La digitalizzazione è ovunque e la sua portata si sta rapidamente e profondamente estendendo in tutti gli ambienti professionali e sociali. In futuro, i reparti IT verranno infatti chiamati a fornire il proprio contributo alle strategie di business e all’ottimizzazione delle operazioni aziendali. Esiste un grande potenziale, come dimostrato da recenti analisi di mercato effettuate da IDC, che ha rilevato che il 50% dei dirigenti e dipendenti ritengono che il continuo scambio tra documenti digitali e cartacei sia progettato in modo inefficiente. In quest’ottica, Kyocera Document Solutions prevede soluzioni progettate per aiutare le aziende a ottimizzare i vari processi aziendali, attraverso strumenti meno costosi, più sicuri e più intelligenti. Kyocera MDS consente alle aziende di migliorare la gestione dei propri documenti. Il servizio completo comporta l’analisi e la documentazione dei processi documentali e dei flussi di lavoro, seguiti da suggerimenti per il miglioramento. I consulenti Kyocera sono esterni alle organizzazioni, per questo sono in una posizione privilegiata per porre domande oggettive, fare valutazioni imparziali e scoprire il potenziale di miglioramento. Per il contenimento dei costi e sopperire all’assenza di risorse di stampa office e SAP, l’azienda ha progettato una soluzione di server di stampa che stabilisce un unico punto di contatto e aiuta i reparti IT a gestire i costi in modo più efficiente. Un altro vantaggio della gestione proattiva del server di stampa è la riduzione della frequenza di incidenti. Inoltre, i driver e altri componenti necessari per la stampa sono sempre aggiornati e le aziende possono disporre di infrastrutture di stampa omogenee.
