Le piattaforme per la gestione documentale includono un insieme di architetture hardware e software, a partire dai programmi di Document Management System, o DMS. L’intero percorso che consente la cattura, l’archiviazione e l’ordinamento dei documenti, per poi poterli recuperare e, per esempio, ristampare, include un l’intreccio tra dispositivi lato utente, server e gestionali, può apparire particolarmente complesso. L’obiettivo è tuttavia comune e l’intera catena è studiata per consentire l’organizzare e per facilitare la creazione collaborativa di documenti e altri tipi di contenuti digitali. Se, da un lato, il DMS è costituito da una applicazione che lavora all’interno di una o più macchine server, occupandosi di eseguire pesanti operazioni di catalogazione e indicizzazione dei documenti, dall’altro, sono numerosi i dispositivi che oggi consentono una facile interazione con la piattaforma di management.
Tipicamente, questo genere di sistema offre funzionalità avanzate per la completa dematerializzazione dei flussi documentali, un’organizzazione ottimale dei processi informativi e distributivi, oltre alla totale tracciabilità e reperibilità dei documenti. Non solo, i sistemi più evoluti garantiscono l’accessibilità illimitata dei documenti in totale sicurezza e una sensibile riduzione dei costi. Naturalmente, simili soluzioni sono accessibili attraverso la intranet locale, in ufficio, ma anche fuori dalla sede di lavoro, tramite connessioni sicure via Internet, per abilitare una produttività continua dei processi di classificazione, ricerca, condivisione e distribuzione dei documenti. Le piattaforme più evolute mettono a disposizione potenti algoritmi di controllo, per gestire tutta la documentazione e le informazioni aziendali, i documenti e le note, i log, gli allegati, le associazioni, i fascicoli, i promemoria, i protocolli e i moduli. Ciò permette di archiviare i documenti in modo efficace, di stabilire le liste di distribuzione e di condividere le informazioni all’interno dell’azienda in modo fluido, per una maggiore ergonomia di business. In aggiunta, i documenti acquisiti, scansionati o generati digitalmente possono essere archiviati e resi immodificabili, per garantire l’integrità della documentazione.
Risulta comunque possibile registrare nuove revisioni del documento, mantenendo lo storico sempre consultabile. In questo caso il sistema si occupa di generare un numero file progressivo e univoco. L’ultima revisione diventa il documento principale mentre le revisioni risiedono in un archivio storico sempre consultabile, in base ai permessi assegnati all’utente o al gruppo di lavoro. Le annotazioni sono legate alla revisione del documento archiviato e sono rese disponibili a tutti gli utenti, ma possono essere protette per la consultazione da parte di alcuni utenti selezionati. Non solo, le annotazioni possono essere legate al documento nel suo ciclo di conservazione sostitutiva. Gli allegati, invece, possono essere riportati in conservazione sostitutiva così come allegati alle spedizioni operate in multicanalità. Un sistema di gestione documentale non si occupa unicamente di gestire e archiviare i documenti ma permette di centralizzare e semplificare la generazione e l’impiego dei modelli aziendali. Per esempio, file Microsoft Office, OpenOffice e Adobe PDF possono diventare modelli a disposizione del personale aziendale, con versioni sempre aggiornate, aggiornate e modificate unicamente dagli utenti che posseggono i diritti di accesso. In questo senso, il percorso operativo, autorizzativo o di completamento delle informazioni può essere inserito in un flusso predeterminato. Tutti i documenti archiviati sono ricercabili attraverso i campi di profilo del file, le note allegate ai documenti o i dati anagrafici del mittente o del destinatario. La ricerca dei testi è inoltre possibile all’interno dei documenti, grazie all’integrazione di motori OCR particolarmente efficienti. Non solo, ogni file può essere collegato manualmente dall’utente o automaticamente, in base ad informazioni esterne, provenienti da un ERP, per esempio, per la creazione di regole di relazione tra documenti.
Nel complesso, tutte le peculiarità dei Document Management System sono studiate per consentire l’organizzazione e la conservazione di tutti i documenti in un’unica soluzione. Questo è indispensabile per l’archiviazione operativa e la conservazione digitale dei documenti amministrativi e gestionali e non solo. Con il costante aumento di materiale e documentazione, un sistema di gestione consente di mantenere il più leggero possibile il flusso di informazioni, senza rallentare il normale iter dell’ufficio.
