La mission primaria di Maxhub è quella di offrire alla maggior parte delle persone una meeting equity, uguali opportunità di partecipare, contribuire, e beneficiare delle riunioni dovunque si trovino. La meeting equity è uno dei concetti base del mondo lavorativo di oggi. E la pandemia è stata un fattore trainante nell’adozione di modalità di lavoro che erano già disponibili e mature, ma il cui uso solo parziale non aveva ancora messo in luce i cambiamenti che la loro adozione massiccia avrebbe portato.
Il lavoro da remoto
L’adozione sistematica del lavoro da remoto, e poi ibrido, fino al concetto di lavoro asincrono , ha infatti condotto a svariati e profondi cambiamenti nel modo e nell’approccio dei lavoratori. Ha obbligato le aziende a prendere in considerazione nuove dinamiche e a dover rispondere adeguatamente per stare al passo non solo delle richieste dei lavoratori, ma del mercato stesso.
“Offrire” non significa “mettere”
La lingua inglese, più di altre, è in grado di spiegare perfettamente l’idea di “meeting equity”, accostandola a quella di meeting equality, beneficiando di due termini diversi. Circolano innumerevoli immagini per spiegare questo concetto. Un concetto che tradotto in parole, significa che offrire a tutti le stesse condizioni non vuol dire mettere tutti nelle stesse condizioni. Se venissimo equipaggiati delle stesse telecamere e display sia che dobbiamo partecipare a un meeting da una sala riunioni o dalla nostra postazione da remoto, comprenderemmo al volo il significato di meeting equity.
Uguali opportunità di partecipazione
Mettere in pratica la meeting equity significa innanzi tutto analizzare approfonditamente le abitudini dei lavoratori. Quante persone dello staff e per quanti giorni lavorano da remoto, frequenza e tipo di meeting cui prendono parte la loro durata, quali strumenti utilizzano per condividere documenti, immagini, etc. E, come seconda istanza, capire bene gli obiettivi dell’azienda. Oggi sempre più persone lavorano uno o più giorni alla settimana da remoto.
Il ruolo dei meeting ibridi
E questo aumenta non solo le occasioni di organizzare meeting ibridi, ma anche le variabili. Infatti non è la stessa cosa essere i soli a partecipare da remoto a una riunione dove tutti gli altri sono in presenza, magari in una sala ottimamente equipaggiata. Oppure avere due, tre persone in sala e molti partecipanti da remoto. Variabili che possono portare a esigenze diverse: sale più grandi o più piccole, presenza di uno o più display nella sala ecc. – e a richiedere quindi dotazioni differenti, anche per chi lavora regolarmente da remoto.
Soluzioni sviluppate ad hoc
La sfida per i progettisti, sia dal punto di vista architettonico, del design, che tecnico e delle reti, è quindi ridisegnare gli spazi e gli arredi del lavoro seguendo le reali necessità dell’oggi, ma con un occhio al domani. Aiutando i lavoratori anche a riscrivere le abitudini e i rituali del lavoro, rendendo facili e user friendly i gesti richiesti dalle nuove modalità. Come prenotare le sale in autonomia e senza sovrapposizioni, avviare le apparecchiature di sala con un click, facilitare l’interazione. Oltre alla percezione del linguaggio non verbale anche per chi si trova da remoto e far sentire a proprio agio e capaci di apportare il proprio contributo senza ostacoli e ritardi.
I principali ostacoli
Per quanto il problema principale sia nel riconoscimento da parte di aziende e lavoratori dell’importanza della meeting equity, c’è differenza se si considera il punto di vista del partecipante in presenza o da remoto.
Gli ostacoli per i partecipanti “virtuali”:
ascolto di scarsa qualità o assente. Si può seguire una riunione vedendo male, ma si è obbligati ad abbandonare quando si vede, ma non si sente bene;
video di scarsa qualità, anche nella percezione del linguaggio non verbale;
difficoltà a condividere contenuti e presentazioni.
Gli ostacoli per i partecipanti in presenza e sala riunioni:
le distrazioni dal passaggio delle persone fuori dalla sala, ai rumori del traffico ecc.;
difficoltà a condividere contenuti e presentazioni;
idee di scarsa qualità.
Più semplicità nell’utilizzo
Parlando di ostacoli, un video di scarsa qualità è il secondo elemento di difficoltà nei meeting ibridi, a pari merito con le difficoltà di avvio delle apparecchiature e delle piattaforme di collaboration. Non è inoltre da dimenticare l’efficienza delle reti e la loro sicurezza. Sia per trasportare e gestire i contenuti senza latenze, difficoltà e ritardi, ma anche per custodire al meglio i dati. I lavoratori devono infatti essere certi di poter conservare i loro dati integri e al sicuro sia che si trovino in azienda che a casa, o che si trovino in visita da clienti, in una fiera, in luoghi di co-working.
Meeting equity, ovvero uguali opportunità di partecipazione alle riunioni
Accanto al concetto di meeting equity troviamo anche altre parole chiave del lavoro di oggi, funzionali proprio a questa idea di parità di opportunità e di condizioni: Intelligent Video e Equal Pixel Real Estate. Per “Intelligent Video” si intendono dotazioni tecnologiche che permettono di utilizzare il video al meglio, oppure di ottenere dati e informazioni utili. Tipicamente alla base si trovano servizi di Intelligenza Artificiale.
Il primo esempio sono le funzioni di IA capaci di orientare la telecamera verso chi sta parlando, evitando così lo spaesamento dei partecipanti da remoto quando non vedono chi conduce la riunione, o riprese da angolazioni inutili o improprie.
Il linguaggio della meeting equity
Salendo di livello, l’Intelligent Video è molto utile anche per i Facility Manager per gestire al meglio le sale, le loro dotazioni e i servizi connessi. Ovvero: quante e quali sale vengono occupate su base mensile, per quale tipo di riunioni e per quanto tempo può essere di grande utilità. Questo, per esempio, è necessario per gestire il riscaldamento/raffrescamento e i consumi energetici, il carico sulle reti informatiche e la loro sicurezza.
L’assunto Equal Pixel Real Estate si riferisce invece alla porzione di superficie video destinata a ogni partecipante durante la riunione ibrida. Questo significa beneficiare di una presenza e incisività nel meeting uguale agli altri e direttamente proporzionale a questa presenza in video. Ma anche, per chi si trova in sala, avere una corretta percezione di quante e quali persone partecipano da remoto.
Nasce l’alleanza tra Maxhub e Re Mago
La possibilità di collaborare alle riunioni e condividere progetti e idee alle medesime condizioni e con le stesse modalità indipendentemente che ci si trovi in sala o da remoto, è alla base del concetto di meeting equity. Tema approfondito durante la tavola rotonda che si è tenuta il 31 gennaio nello stand di Maxhub a ISE 2023.Iin questa occasione l’azienda ha anche annunciato la nuova partnership con Re Mago (ex Valarea), che ha sviluppato il potente software per gestire i meeting attivi.
Meeting equity, ovvero uguali opportunità di partecipazione alle riunioni
La meeting equity è l’obiettivo della neonata alleanza. Gli utenti, frustrati dal fatto di dover attendere anche svariati minuti per avviare un meeting, non saranno più costretti a installare app sui propri device. Oppure a utilizzare connessioni non sicure, o a servirsi di servizi obsoleti. Mentre le organizzazioni potranno ottimizzare i loro investimenti grazie alla migliore gestione delle strutture e del personale, senza sprechi di tempo e di energie.
Mauro Spagnoli, National Sales Manager Italia di Maxhub L’ecosistema di soluzioni MAXHUB composto da monitor, telecamere, speakerphone e soundbar è utilizzabile, da oggi anche grazie ai nostri alleati, con un solo tocco. Il tutto nel rispetto della filosofia della “meeting equity”, e tenendo conto delle normative Gdpr e della sicurezza dei dati e del Cloud. Il concetto di meeting equity sta guidando tutte le attività di ricerca e sviluppo e i programmi di partnership di Maxhub. E questo per offrire agli utenti finali soluzioni semplici, coinvolgenti ed efficaci. Agli IT Manager strutture sicure e capaci di integrarsi al meglio nel workflow aziendale.
