Per Siav l’utilizzo di un software di gestione documentale avanzato permette di gestire fatture elettroniche di vari formati e di provenienze diverse risparmiando. Infatti con un software di gestione documentale avanzato come Archiflow è possibile gestire fatture di formati diversi e provenienti da canali differenti tramite un unico sistema. Fatture in PDF o cartacee, ricevute tramite PEC o mail, portali custom o SdI, possono essere tutte gestite in modo sicuro e uniforme a quelle in XML, senza mai dover lasciare l’applicazione, con ingenti risparmi di tempo e con la sicurezza di non perdere documenti nei vari passaggi.
La normativa sulla fatturazione elettronica ha ridefinito gli standard del sistema italiano di Fatturazione Elettronica, introducendo il formato XML e il canale di invio e ricezione tramite SdI. Tuttavia, questi nuovi canali devono ancora convivere con altri mezzi e formati, derivanti ad esempio dalle transazioni con soggetti appartenenti a regimi esclusi, operazioni B2C o con aziende estere, e questo può creare sovrapposizioni e confusione.
Un sistema documentale di questo tipo, digitalizzato e centralizzato, consente di collegare tutti i documenti tra loro correlati, come ad esempio DDT, ODA, RDA ma anche offerte, preventivi e contratti, con un risparmio di tempo e denaro calcolabile tra i 25 e 65€ a fattura rispetto a una gestione separata dei cicli di fatturazione. Il formato XML delle fatture elettroniche contribuisce in modo rilevante alla riduzione delle attività di data entry che richiedono tempo e forniscono spesso risultati imprecisi, ma la possibilità di gestire fatture nativamente digitali, combinate all’utilizzo di un software per la gestione documentale unico, offre un miglioramento della produttività ben più importante del mero superamento dell’attività di imputazione manuale.
Alfieri Voltan, Presidente di Siav La sfida maggiore a cui risponde un sistema di gestione documentale deriva quindi dalla possibilità di armonizzare la Fatturazione Elettronica con la gestione digitale di tutti i processi correlati, dai workflow approvativi alla condivisione tramite task collaborativi alla pubblicazione su portale documentale, ai servizi di Conservazione Digitale. Il valore aggiunto è mantenere una gestione efficiente e unificata di tutte le fatture e di tutta la documentazione a corredo, cogliendo al tempo stesso le opportunità offerte dalla elaborazione digitale delle fatture XML.
Grazie agli automatismi offerti dai sistemi di gestione delle fatture del ciclo attivo e passivo, infatti, viene potenziata la possibilità di analisi, monitoraggio e reportistica. L’utilizzo di un hub di gestione documentale consente di sfruttare l’affidabilità delle informazioni per consultare grafici sullo stato delle fatture, attività da svolgere ed eventuali anomalie dovute ad esempio da non conformità.
Inoltre, con gli strumenti di social collaboration che consentono di assegnare task ai colleghi e collaborare a workflow più strutturati e complessi, gli utenti risparmiano fino al 35% del loro tempo di ricerca dati e documenti, un processo che nelle organizzazioni complesse può impattare in modo rilevante sulla produttività.
