MFP e gestione documentale: l’AI al servizio del documento

Il documento è ancora al centro dell’azienda. Lo è sempre stato, ma oggi il modo in cui viene creato, acquisito, classificato, archiviato e distribuito ha poco da spartire con le pratiche di gestione documentale di appena un decennio fa. Le stampanti multifunzione (MFP) – quelle macchine che per decenni hanno vissuto ai margini dell’architettura IT aziendale, considerate semplici periferiche – sono diventate nodi attivi dell’infrastruttura digitale. E attorno a esse si è sviluppato un sistema software sempre più sofisticato, capace di gestire l’intero ciclo di vita del documento in modalità on-premise, cloud o ibrida.

I numeri del mercato confermano questa evoluzione. Secondo Research Nester, il mercato globale dei sistemi di gestione documentale ha superato i 9,35 miliardi di dollari nel 2024 e si prevede che raggiungerà 55,61 miliardi entro il 2037, con un tasso di crescita annuale composto superiore al 14,7%. In Italia il quadro è altrettanto vivace: secondo i dati dell’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, il mercato italiano della digitalizzazione documentale cresce del 13%, per un valore complessivo di 2,3 miliardi di euro. Il Document Management System è oggi adottato dal 42% delle grandi aziende e PMI italiane, anche se il 50% delle imprese dedica ancora meno dell’1% del fatturato a questi progetti.

Il dispositivo che non è più solo una stampante

Le tradizionali MFP stanno evolvendo da semplici periferiche a sofisticati hub digitali che fungono da porta d’accesso principale per l’intero flusso di lavoro documentale. Le innovazioni hardware recenti lo dimostrano concretamente. Canon Italia ha introdotto la serie imageRUNNER ADVANCE DX con tecnologia di scansione avanzata a sensori a doppia faccia, mentre Kyocera Document Solutions ha presentato la serie TASKalfa Pro 15000c, che adotta tecnologia a getto d’inchiostro industriale al posto del laser tradizionale, con velocità fino a 150 pagine al minuto e consumi energetici significativamente ridotti. Xerox ha implementato nella serie AltaLink C8100 un’intelligenza artificiale proprietaria capace di riconoscere automaticamente il tipo di documento scandito e pre-compilare i metadati, identificando fatture, DDT e contratti ed estraendo numeri, date e importi.

Konica Minolta – presente in Italia anche con un centro di ricerca a Roma dedicato all’AI – ha lanciato la nuova gamma bizhub i-Series, composta da 21 dispositivi che pongono al centro sicurezza potenziata e facilità d’uso. I dispositivi raccolgono dati per l’autodiagnosi e la previsione dei tempi di sostituzione dei consumabili, riducendo i fermi macchina. La piattaforma Marketplace integrata permette di personalizzare l’accesso alle applicazioni, mentre la compatibilità con le piattaforme IoT Edge consente di costruire ambienti di ufficio digitale flessibili. Sul fronte software, Konica Minolta Italia ha sviluppato Connètto AI-Flow, una soluzione che combina intelligenza artificiale e RPA per automatizzare attività ripetitive, estrarre in modo autonomo i metadati dai documenti e garantire tracciabilità end-to-end dei flussi documentali.

Sul fronte italiano, UTAX Italia ha introdotto Ui Write, la prima multifunzione dotata di AI integrata, capace di analizzare, riconoscere e processare automaticamente documenti cartacei e digitali, trascrivendo le informazioni estratte in formati come JSON, XLSX, CSV e XML.

IDP e intelligenza artificiale: oltre l’OCR

L’evoluzione più rilevante nella gestione documentale riguarda la categoria software dell’Intelligent Document Processing (IDP). L’IDP va oltre il semplice OCR: combina riconoscimento avanzato, intelligenza artificiale e machine learning per automatizzare l’intero ciclo di vita del documento, estraendo dati da testi non strutturati – fatture, contratti, moduli – classificandoli, validandoli e inviandoli ai sistemi gestionali corretti, con una riduzione del 70-80% del tempo di elaborazione manuale. I risultati operativi sono documentati: le aziende che adottano soluzioni DMS integrate registrano una riduzione del 60% del tempo dedicato alla ricerca documentale e un aumento del 45% dell’efficienza nei processi amministrativi.

Top Consult, azienda torinese specializzata nel settore, ha recentemente lanciato TopMedia SIX, una piattaforma documentale enterprise che integra intelligenza artificiale e strumenti personalizzati per ogni ruolo aziendale, ridisegnando l’interazione tra persone, processi e informazioni. La piattaforma è disponibile sia on-premise sia in cloud, con infrastruttura basata sul data center di Aruba a Bergamo. Anche LogicalDOC, soluzione italiana con clienti nel mondo, monitora le cartelle condivise in rete – comprese quelle delle MFP – sincronizzandole con il repository centrale e analizzando i documenti acquisiti tramite OCR, per renderli ricercabili full-text.

On-premise, cloud o ibrido: la scelta architettuale

A livello globale circa il 67% delle organizzazioni utilizza piattaforme DMS basate su cloud, mentre il 33% si affida a sistemi on-premise. In Italia la proporzione è più equilibrata, con settori come quello legale, sanitario e della pubblica amministrazione che mantengono una preferenza per architetture on-premise o ibride, spesso per ragioni normative legate alla sovranità del dato.

Ricoh Italia, con la soluzione DocuWare, offre distribuzione sia SaaS sia on-premise, con controlli di accesso granulari, crittografia e audit trail completi. Le funzionalità coprono la gestione automatizzata dei flussi HR, il ciclo di approvazione di contratti con firma digitale integrata e l’automazione della contabilità fornitori. Per la gestione dell’infrastruttura di stampa multi-vendor, Ricoh propone anche CloudStream, una soluzione di gestione della stampa basata sul cloud che connette i dispositivi aziendali ai servizi cloud esterni per ridurre i costi e semplificare i flussi documentali.

Sicurezza e compliance: una questione di governance

Con il GDPR, la NIS2 e le Linee Guida AgID, la gestione sicura dei documenti è diventata una priorità di governance. Il Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024-2026 ha fissato giugno 2025 come termine per la pubblicazione del manuale di gestione documentale e giugno 2026 per il manuale di conservazione. Le Linee Guida AgID 2024-2025 sono norme vincolanti che definiscono standard di sicurezza, interoperabilità e automazione, suggerendo l’adozione di workflow automatizzati e classificazione intelligente via AI per velocizzare protocollazione e fascicolazione.

Sul fronte hardware, Ricoh Italia integra negli MFP un sistema sicuro di archiviazione dati cloud conforme allo standard ISAE 3402, offrendo stampa protetta dei documenti riservati e autenticazione avanzata degli utenti. Ricoh propone anche servizi di audit di conformità su ISO, GDPR e NIS2, con protezione degli endpoint da malware e ransomware in ambienti ibridi. Konica Minolta, nelle sue bizhub i-Series, aggiunge una protezione antivirus basata su BitDefender, che impedisce alla MFP di diventare un punto d’accesso per le reti aziendali, con notifica immediata all’amministratore IT in caso di minacce rilevate.

Verso un’architettura documentale potenziata dall’AI

Il 63% delle imprese italiane ritiene l’AI strategica per la gestione documentale, mentre il 50% dei provider dichiara di integrare già funzionalità potenziate da AI e machine learning nelle proprie piattaforme DMS. La convergenza tra hardware intelligente, software con AI integrata, architetture ibride e normative sempre più prescrittive sta ridisegnando il perimetro della gestione documentale: non più un’attività di back office, ma un asset strategico per l’efficienza e la competitività delle organizzazioni.

La gestione documentale del prossimo quinquennio sarà caratterizzata dall’integrazione profonda tra hardware (MFP sempre più intelligenti), software (DMS con AI integrata), infrastruttura (cloud ibrido) e normativa (compliance automatizzata). I dispositivi multifunzione continueranno a evolversi come punti di ingresso fisico del documento nel sistema digitale, ma è la loro capacità di “comprendere” il documento – classificarlo, estrarne i dati, indirizzarlo nel flusso corretto – che farà la differenza competitiva.

Per le aziende italiane, la combinazione di un quadro normativo che spinge alla digitalizzazione, di vendor che offrono soluzioni sempre più complete e di tecnologie AI mature rappresenta una congiuntura favorevole. La sfida rimane la cultura organizzativa e la capacità di progettare una trasformazione documentale che non sia semplicemente la digitalizzazione dell’esistente, ma la riprogettazione intelligente dei processi che il documento attraversa.