Digital workplace Jabra, tecnologia e collaboration a distanza

Jabra focalizza l’attenzione sull’uso di strumenti tecnologici adeguati per agevolare riunioni ibride e collaborazioni a distanza tra colleghi e per favorire lo sviluppo di un digital workplace realmente integrato.

Il lavoro ibrido richiede un’infrastruttura digitale, un digital workplace per consentire agli impiegati di collegarsi al sistema informatico aziendale e interagire non solo con i file ma anche con le persone che si trovano in sede o in mobilità. Non più una rete IT chiusa e limitata all’azienda, quindi, ma un sistema aperto a molti accessi dall’esterno, addirittura decentralizzato e basato sul cloud.

Un’infrastruttura di questo tipo deve supportare i collegamenti audio e video in tempo reale di molti utenti, deve avere prestazioni elevate, e al contempo deve garantire un ottimo livello di sicurezza, per proteggere la rete aziendale dai cyber attacchi.

Un digital workplace è un ambiente di lavoro ibrido, in cui la quasi totalità dei meeting aziendali includono almeno un partecipante da remoto. Le modalità miste dello smart working rendono sempre più labile il confine fra interazioni a distanza e di persona. Non si tratta semplicemente di riconfigurare le tradizionali sale conferenze: l’obiettivo è innovare la cultura del lavoro acquisendo tecnologie digitali idonee allo smart working.

Parliamo di spazi inclusivi con un elevato livello di personalizzazione e di sicurezza. Riunioni, chiamate, messaggistica ed eventi sono organizzati in modo flessibile e, fattore non secondario, facilmente gestibile dai responsabili IT.

Riunioni e sensazioni, la ricerca di Jabra

Ad oggi, avviare una riunione a distanza o una conferenza tra partecipanti dislocati in aree geografiche anche molto lontane tra loro può essere considerata una attività scontata. L’accelerazione digitale degli ultimi anni, in parte sospinta dall’ondata pandemica del 2020, ha portato molte aziende a una “evoluzione forzata”. Ne è risultato un approccio più snello e flessibile, che favorisce (o dovrebbe favorire), meeting a distanza e la collaborazione tra i gruppi di lavoro, tra consulenti e imprese, fornitori e clienti…

Nonostante il forte impegno profuso dalle aziende e nonostante i miliardi di ore di riunioni online che si svolgono ogni anno, in molti casi non esistono i prerequisiti essenziali per un meeting che possa favorire produttività e un profittevole scambio di idee.

La ricerca Meeting Great Expectations: Behaviour, Emotion and Trust di Jabra e la London School of Economics evidenzia scenari non proprio ideali. In molti casi, i professionisti non hanno a disposizione strumenti adeguati per effettuare videochiamate di qualità e solo il 15% degli uffici è completamente equipaggiato con tecnologia per sale riunioni.

Per questa ricerca è stata creata una serie di attività di collaborazione tra le più comuni, tutte le sessioni erano composte da 8 persone, 4 in una sala conferenze e 4 in connessione remota tramite Microsoft Teams. Ai partecipanti sono state inoltre fornite diverse soluzioni tecnologiche. Per coloro che si trovavano nella sala conferenze sono state usate soluzioni di vendor concorrenti o Jabra PanaCast 50. Per coloro che si sono uniti alla riunione da remoto, sono stati forniti una cuffia Jabra e una webcam professionale o, in alternativa, il microfono e la webcam integrati nel laptop.

Lo studio ha utilizzato una vasta gamma di approcci e misure psicologiche, che vanno dalle valutazioni self-report, per catturare le opinioni e i sentimenti dei partecipanti, fino all’eyetracking, altamente oggettivo e sofisticato, all’analisi dell’espressione facciale e agli indici biologici di eccitazione e carico cognitivo (risposta alla conduttanza cutanea e battito di ciglia).

Riunioni, questione di equità e inclusione

L’influenza che la tecnologia esercita su ognuno di noi è variabile ma, in qualche modo, misurabile. Proprio misurando questo impatto, Jabra e LSE hanno potuto osservare miglioramenti significativi quando tutti i partecipanti a una riunione utilizzano le stesse apparecchiature professionali, rispetto a soluzioni meno evolute (come webcam e microfoni integrati nei notebook o hardware consumer).

Si è così registrato un aumento del 27% della chiarezza, del 16% della fiducia, del 35% dell’espressività, e un miglioramento del 47% della qualità dei contributi percepiti.

Disporre di soluzioni e servizi professionali mette tutti nelle medesime condizioni, un particolare che consente a ogni partecipante di beneficiare della stessa qualità delle immagini e di un suono cristallino. Ogni persona può dunque concentrarsi esclusivamente su ciò che conta: sull’argomento in discussione durante la chiamata e sull’apporto che può portare alla discussione in atto. Tutto questo, senza preoccuparsi di fastidiosi aggiustamenti del proprio hardware e del software, e senza perdersi alcun particolare della riunione in atto.

Inclusione ed equità sono determinanti

Adottando le giuste soluzioni di comunicazione si riscontrano miglioramenti complessivi delle chiamate, fino al 18% in più. Non solo, i partecipanti nelle sale riunioni hanno valutato gli utenti in smart working con un 32% in più in termini di espressività. Gli stessi partecipanti hanno anche mostrato un livello di coinvolgimento dell’84% in più, quando hanno confrontato i professionisti ibridi che utilizzano apparecchiature professionali con quelli che utilizzano l’hardware integrato nel laptop.

È dunque possibile affermare che le attrezzature per sale meeting migliorano direttamente l’esperienza di riunione degli utenti da remoto.
In questo caso, l’adozione di hardware professionale ha permesso di raggiungere un miglioramento complessivo del 56% per i collaboratori remoti che si sono connessi alla sala conferenze. Ciò annulla quel senso di “abbandono” e la frustrazione spesso percepiti dai partecipanti da remoto, sovente in difficoltà nell’ascolto di ciò che viene detto, per scarsa qualità del sistema audio, altre volte impossibilitati a vedere l’intera platea dei partecipanti per limiti dell’impianto video.

Durante le analisi, i dipendenti da remoto hanno avuto una chiara tendenza a valutare favorevolmente gli utenti in sala rispetto a quelli in remoto in termini di: espressività, linguaggio del corpo, qualità dell’input, livello di coinvolgimento e condivisione della voce.

Ciò potrebbe essere dovuto alla tecnologia della sala riunioni, che offre a tutti i partecipanti feed video individuali e raggruppati. Di conseguenza, gli utenti in sala sono chiaramente visibili, ma in un’area di visualizzazione più compatta, un aspetto che richiede meno movimenti visivi per elaborare ed estrarre le informazioni.

Questi risultati suggeriscono che i partecipanti remoti che sperimentano video di alta qualità dalla sala riunioni sono visivamente più attivi di quelli che ricevono stimoli audiovisivi generici. I partecipanti remoti che hanno sperimentato Jabra hanno aumentato l’attività visiva del 30%, quando hanno interagito con altri partecipanti remoti che utilizzavano la stessa attrezzatura, e del 47% quando hanno utilizzato Jabra PanaCast 50, rispetto al vendor concorrente più prossimo per specifiche.

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In definitiva, la ricerca Jabra/LSE e le considerazioni da essa scaturite evidenziano che la tecnologia può davvero colmare il divario tra i partecipanti alle riunioni a distanza.

Un supporto di alta qualità in sala migliora significativamente l’esperienza dei partecipanti da remoto.

L’aggiornamento dei propri sistemi per riunioni dovrebbe pertanto diventare un aspetto prioritario per tutte le aziende che puntano a stabilire momenti di incontro che siano davvero inclusivi ed equi.