Andrea Gallo, Senior Solutions Engineer di Archiva Group illustra la nuova fase di digitalizzazione che interesserà la gestione dei rifiuti dal 15 settembre.
Con l’obbligo di adozione del formulario di identificazione del rifiuto in formato digitale (eFIR), in vigore dal 15 settembre nell’ambito del RENTRI, il Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti, molte aziende dovranno rivedere processi operativi che fino a oggi sono stati gestiti con modalità tradizionali. Il cambiamento non riguarda soltanto la sostituzione della carta con un documento digitale. L’eFIR introduce, infatti, un nuovo modello operativo, basato sulla condivisione delle informazioni in tempo reale tra tutti gli attori coinvolti nella gestione del rifiuto e sulla disponibilità immediata di dati aggiornati, affidabili e tracciabili.
Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti
Se in passato il formulario poteva essere completato con tempistiche più ampie, il nuovo modello rende il processo molto più rapido, strutturato e guidato. Le informazioni sono precompilate a partire dalle anagrafiche già censite, riducendo le attività manuali e limitando il rischio di errori nella compilazione. Allo stesso tempo, ogni soggetto coinvolto opera all’interno di un flusso definito, supportato dall’utilizzo della firma digitale, che attribuisce al documento pieno valore giuridico e ne garantisce l’integrità.
La digitalizzazione dei rifiuti
La corretta gestione delle anagrafiche rappresenta un ulteriore elemento di valore. Una volta censiti rifiuti, operatori autorizzati, trasportatori e impianti di destinazione, è possibile automatizzare gran parte della compilazione del formulario. Inoltre semplificare il lavoro degli utenti, assicurando al tempo stesso maggiore qualità delle informazioni e una riduzione delle possibili anomalie.
Diventare completamente digitali: cosa comporta
L’evoluzione verso un processo completamente digitale porta con sé anche un altro beneficio: una maggiore trasparenza lungo l’intero ciclo di gestione del rifiuto. La tracciabilità delle operazioni, la condivisione in tempo reale delle informazioni e l’integrità garantita dalla firma digitale contribuiscono a rafforzare l’affidabilità del processo. Inoltre a ridurre il rischio di errori e a limitare le frodi.
La conservazione dei documenti
Accanto agli aspetti operativi, esiste però un tema che rischia di ricevere meno attenzione, pur rappresentando un preciso obbligo normativo: la conservazione digitale dei documenti. Il formulario elettronico, una volta firmato, diventa infatti un documento informatico da conservare secondo quanto previsto dalla normativa vigente. Non tutti i provider che oggi consentono di operare sul RENTRI includono anche questo passaggio. In molti casi la soluzione permette di generare e trasmettere il documento, ma non di conservarlo a norma. Lasciando alle aziende il compito di completare separatamente questo adempimento.
L’approccio di Archiva Group alla nuova fase di digitalizzazione
È proprio su questo aspetto che si inserisce l’approccio di Archiva Group. Oltre a supportare la gestione digitale dell’eFIR e l’integrazione con il RENTRI, le soluzioni Archiva consentono di gestire anche la conservazione a norma dei documenti. Offrendo alle organizzazioni un unico interlocutore per l’intero ciclo di vita documentale. Un approccio che semplifica la gestione operativa, riduce la complessità organizzativa e aiuta le aziende ad affrontare i nuovi adempimenti. Tutto con un processo integrato che accompagna il documento lungo tutto il suo ciclo di vita, dalla generazione alla conservazione a norma.
