Antonino Migliore, Product Marketing Manager Integrated Printing & Services Group di Canon Italia, illustra come un approccio olistico sia la chiave per garantire che la trasformazione digitale guidi la crescita delle aziende in modo semplice, conforme, sicuro e sostenibile.
La tecnologia continua a trasformare l’ambiente di lavoro con una rapidità senza precedenti. L’intelligenza artificiale (IA), il cloud e l’Internet of Things (IoT) da mere opzioni tecnologiche si sono trasformate in motori strategici di crescita, permettendo alle aziende di incrementare produttività, efficienza e performance. Tuttavia, in questo scenario di accelerazione, le dinamiche sociopolitiche ed economiche stanno riscrivendo le priorità: nuove e stringenti regolamentazioni, specialmente in termini di sicurezza e sostenibilità – si pensi alla Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) e alla direttiva sulla CSDDD – pongono al centro il tema della compliance.
Rimanere conformi è diventato parte integrante della costruzione delle organizzazioni e i leader aziendali si trovano oggi ad affrontare esigenze sempre più diversificate, assicurando che le infrastrutture adottate, oltre a promuovere la produttività, offrano un valore reale e quantificabile all’impresa.
Ed è qui che il concetto di “ecosistema integrato” diventa l’unica risposta possibile alla trasformazione digitale che le aziende si trovano oggi ad affrontare.
Il contesto: i dati della “frizione” digitale
Per comprendere l’urgenza di un approccio olistico, è necessario guardare ai dati di mercato. Secondo le analisi di Quocirca, il futuro della stampa e della gestione documentale è inequivocabilmente nel cloud: oltre il 61% delle organizzazioni prevedeva già di gestire la propria infrastruttura interamente o per la maggior parte in cloud entro il 2025. Oggi, il 94% delle aziende utilizza suite come Microsoft 365 o Google Workspace. Eppure, nonostante questa massiccia adozione, molte organizzazioni soffrono ancora di “frizione digitale”.
La frammentazione dei processi e l’utilizzo di soluzioni non integrate portano a inefficienze croniche: le stime indicano che i dipendenti possono perdere fino a due ore al giorno nella ricerca di informazioni disperse tra e-mail, cartelle locali e sistemi di archiviazione non comunicanti. Inoltre, un singolo documento aziendale esiste spesso in 17 copie separate, creando problemi di versioning e rischi per la sicurezza dei dati. Il passaggio a un ecosistema integrato si impone dunque come una necessità strategica e operativa per eliminare questi colli di bottiglia.
L’interoperabilità al servizio delle persone
Il successo di ogni trasformazione dipende dalle persone. Se i sistemi non sono intuitivi o costringono l’utente a passaggi complessi, l’adozione fallisce. Canon risponde a questa sfida con Cloud Connector, un’app progettata per semplificare radicalmente la connettività cloud per le organizzazioni che utilizzano dispositivi multifunzione (MFP) come la gamma imageFORCE.
Questa soluzione agisce come un ponte diretto tra l’hardware e i principali provider di archiviazione come Google Drive, OneDrive for Business, Dropbox, Microsoft Teams e SharePoint Online. Il vantaggio competitivo per l’azienda è duplice: da un lato, l’utente può stampare o scansionare documenti direttamente verso la propria cartella cloud senza passare dal PC; dall’altro, si riduce drasticamente il carico di lavoro per il dipartimento IT. Cloud Connector non richiede driver di stampa né amministratori dedicati per la manutenzione del software, eliminando i silos informativi e favorendo una collaborazione fluida negli ambienti di lavoro ibridi.
Dalla scansione all’automazione
Un ecosistema integrato deve andare oltre la semplice trasmissione del dato; deve essere in grado di interpretarlo. Spesso la scansione su e-mail viene utilizzata come soluzione rapida, ma risulta inefficiente per l’archiviazione a lungo termine. La vera produttività si ottiene attraverso la scansione intelligente su cloud, supportata da strumenti come il Filing Assistant (Assistente di Archiviazione).
Questa tecnologia permette di automatizzare l’indicizzazione dei documenti. Durante la fase di scansione, il sistema è in grado di catturare dati chiave – come numeri d’ordine, date di fatturazione o nomi dei clienti – e di utilizzarli per rinominare i file e archiviarli nella posizione corretta all’interno del cloud. Questo processo riduce le attività manuali ripetitive e minimizza l’errore umano, garantendo che le informazioni siano immediatamente fruibili e facilmente ricercabili dall’intera organizzazione. È il passaggio dalla gestione di un file alla gestione di un dato di valore.
Efficienza predittiva e qualità professionale
Mentre le aspettative crescono, qualità e affidabilità rimangono i pilastri imprescindibili della trasformazione digitale. Oggi, l’affidabilità riguarda la continuità operativa: le aziende hanno bisogno della certezza che i sistemi funzionino senza ritardi imprevisti. In questo ambito, l’IA sta cambiando radicalmente le regole del gioco
La nuova gamma imageFORCE incarna perfettamente questa visione: grazie a tecnologie avanzate di machine learning, i dispositivi monitorano il proprio stato operativo in tempo reale e prevedono le criticità prima che si verifichino. Questo approccio di manutenzione predittiva allevia la pressione sui team IT, riducendo al minimo i tempi di inattività e assicurando che la tecnologia sia un fattore abilitante e mai un ostacolo. Parallelamente, imageFORCE garantisce una qualità di output professionale, permettendo alle imprese di gestire internamente la produzione di materiali di comunicazione con una resa cromatica e una nitidezza dei testi finora riservate a centri stampa specializzati.
Sicurezza “Secure by Design”
Non si può parlare di ecosistema integrato senza affrontare i temi della sicurezza e dell’impatto ambientale. In un panorama dove i cyber-attacchi diventano sempre più sofisticati, i sistemi di stampa non protetti rappresentano una vulnerabilità critica. Gli hacker stanno affinando le proprie tecniche, aggiungendo al loro arsenale approcci alimentati dall’IA sempre più creativi per ottenere l’accesso ai sistemi aziendali o sfruttando i punti deboli più tradizionali e spesso sottovalutati, come i sistemi di stampa privi di misure adeguate, che fungono da facile porta d’ingresso per l’intera infrastruttura.
Ricerche recenti rivelano che il 56% delle organizzazioni ha subito violazioni dei dati legate alla stampa nell’ultimo anno. L’approccio “Secure by Design” di Canon trasforma ogni dispositivo in un nodo sicuro della rete IT, dotato di avvio protetto, crittografia del firmware e integrazione nativa con soluzioni di sicurezza come i sistemi SIEM.
Sostenibilità guidata dai dati
La sostenibilità è diventata una leva competitiva centrale. Le aziende hanno bisogno di dati certi per i loro bilanci ESG e l’integrazione di piattaforme come uniFLOWOnline permette di monitorare e ridurre gli sprechi attraverso dashboard intuitive che analizzano i consumi energetici e i volumi di stampa.
Solo una visione olistica della trasformazione digitale, capace di far dialogare hardware intelligente, cloud e sicurezza, può sbloccare il vero valore promesso dalla tecnologia, rendendo le aziende più produttive, etiche e resilienti di fronte alle sfide del futuro.
