Secondo Cualeva, avviare un progetto di Business Process Management (BPM) significa risolvere sfide aziendali rilevanti e ottenere benefici notevoli. Importante capire come e quali passi fare. Investire nel BPM è diventato cruciale per le imprese moderne. Infatti le valutazioni mostrano una crescita significativa, che si appresta a raggiungere la previsione di 26,18 miliardi di dollari nel 2028.
Apprendere automaticamente
Sommati all’apprendimento automatico e all’intelligenza artificiale, questi dati sottolineano quanto le aziende di oggi stiano guardando alle soluzioni offerte dall’automazione dei processi con sempre più attenzione. Secondo Gartner infatti, l’utilizzo del framework di gestione dei processi aziendali può aumentare il tasso di successo del progetto del 70%.
Meno costi e più qualità
Ma perché occorre implementare il BPM nella propria azienda? Avviare un progetto BPM per Cualeva significa risolvere le sfide grazie a un maggior controllo e a una miglior trasparenza dei processi. Questo permette di monitorare costantemente lo stato di avanzamento del lavoro, identificare quale sarà il passo successivo e anticipare eventuali criticità, garantendo una maggiore efficienza operativa. Dalla significativa riduzione dei costi al miglioramento della qualità di prodotti e servizi offerti: è evidente come un progetto gestito con il BPM possa apportare enormi benefici.
Come avviare in concreto un progetto BPM
1.Identificare, documentare e comprendere i processi. La mappatura dei processi fornisce una base solida per l’ottimizzazione, poiché aiuta a identificare le aree di miglioramento e a pianificare le modifiche necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto. È necessario quindi, in prima battuta, identificare i processi aziendali da analizzare, come i processi operativi, di produzione, di vendita o di assistenza clienti. Successivamente, occorre aggiungere dettagli alle attività e agli elementi chiave di ciascuno di essi. Come: i responsabili di ogni passaggio, i tempi di esecuzione, le risorse coinvolte o le interazioni con altri processi. Bisogna, poi, rilevare le dipendenze e le connessioni tra i vari processi, così da migliorare la coerenza e l’efficienza complessiva. Infine, durante la mappatura vanno valutate le aree in cui si verificano ritardi, errori o inefficienze.
Chi si occuperà di implementare e monitorare il sistema BPM
Creare un team. Creare un gruppo dedicato al progetto che includa membri con competenze tecniche e conoscenza dei processi aziendali è fondamentale. Perché il team sarà responsabile dell’implementazione e del monitoraggio del sistema BPM. Una volta implementata una soluzione di Business Process Management, è bene monitorare costantemente i processi, raccogliendo dati e valutando regolarmente i risultati ottenuti rispetto agli obiettivi prefissati. Non va infatti dimenticato che il BPM è un processo interattivo. Basandosi su risultati e feedback, rende possibile apportare miglioramenti continui al fine di adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali.
Investire nel BPM: quali i vantaggi per l’azienda
Settare gli obiettivi da raggiungere. È fondamentale identificare chiaramente i risultati che si vogliono raggiungere con l’implementazione del BPM, considerando le esigenze aziendali correlate al processo. È possibile raggiungere questo traguardo definendo chiaramente gli obiettivi generali che sono stati discussi, rivisti e concordati con i membri coinvolti. Per esempio, anziché “migliorare l’efficienza”, un obiettivo specifico potrebbe essere “ridurre i tempi di esecuzione del processo X del 20% entro sei mesi”.
Come massimizzare i benefici
Scegliere la soluzione ideale. Investire tempo nella ricerca e nella valutazione delle opzioni disponibili prima di prendere una decisione è fondamentale. Dopo averla realizzata, è bene rivedere la documentazione del progetto per assicurarsi che funzioni, stabilendo anche il modo in cui applicarla. Così da iniziare a valutare le soluzioni di cui si hanno bisogno: metodologia, partner, tecnologia. La scelta di una soluzione BPM, che deve adattarsi all’attività e non viceversa, è fondamentale per massimizzare i benefici del progetto.
Investire nel BPM
Sara Cinchetti, head of marketing & communication di Cualeva Per realizzare una strategia di successo, è molto importante essere chiari sull’ambito, sugli obiettivi e sul supporto interno del progetto BPM. L’obiettivo finale di ogni implementazione è quello di raggiungere l’efficienza dei processi per fornire soddisfazione al cliente e incrementare il ROI aziendale. Le statistiche dimostrano la concreta produttività di questo tipo di soluzioni. Secondo un sondaggio sulle esperienze BPM dei loro clienti, l’81% delle organizzazioni aziendali che lavorano su iniziative BPM vedrà un tasso di rendimento interno superiore al 15%.
Questo strumento diventa, quindi, l’asset strategico differenziante, che permette di ottenere una interconnessione aziendale capace di abbattere silos e migliorare l’allineamento tra dipartimenti, reparti e persone. Tuttavia, affinché l’integrazione di un software per il BPM porti un reale vantaggio alle aziende, è necessario che siano presenti alcune caratteristiche imprescindibili, che noi con DocsMarshal abbiamo reso concrete. Mi riferisco a: facilità e rapidità di implementazione, integrazione con i sistemi già esistenti, flessibilità, disponibilità di strumenti pronti all’uso, scalabilità e funzioni in continua evoluzione.
