Scondo PFU EMEA, nonostante la trasformazione digitale e il lavoro remoto e ibrido, le aziende gestiscono ancora troppa documentazione cartacea. A dirlo PFU Emea che presenta i risultati del report Scanning “As an Enabler for Digital Transformation” . Quocirca, principale fonte di conoscenza sul mercato del settore della stampa, ha analizzato le opinioni relative a scanner e utilizzo della carta sul posto di lavoro. 508 le aziende di diversi settori, a luglio 2022, in Francia, Germania, Italia, Spagna e Regno Unito, a 250 a oltre 1.000 dipendenti.
I rischi associati ai formati fisici
Dall’indagine è emerso che il 52% delle aziende non ha ancora digitalizzato completamente le buste paga, il 69% conserva ancora i dati dei clienti in formato cartaceo. Alcune copie cartacee di documenti importanti, – dati, contratti e documenti di identità dei clienti – vengono distrutte in modo sicuro (10%). Il 41% viene abbandonato in ufficio, rappresentando un potenziale rischio per la protezione dei dati.
La documentazione cartacea è ancora troppa
Inoltre, quasi un quarto (22%) degli intervistati ha dichiarato di preferire la carta al digitale per motivi di sicurezza. Sembra che esista ancora un ampio divario tra i rischi percepiti associati ai formati digitali e fisici. L’indagine suggerisce inoltre che l’ecosistema cartaceo all’interno delle organizzazioni continua a dipendere da una serie di fattori. Tra queste esigenze dei clienti (29%), preferenze dei dipendenti (25%), motivazioni legate alla conformità legale (39%).
I risultati di Fujitsu Image Scanners Organisational Intelligence Research
I risultati del report giungono in un momento in cui il Covid, il fenomeno delle “Grandi Dimissioni” e l’aumento dei costi hanno spostato l’attenzione sulla trasformazione digitale. Nel report Fujitsu Image Scanners Organisational Intelligence Research 2020 realizzato da PFU, le motivazioni principali erano rappresentate da efficienza e redditività. Nel 2022, invece, le ragioni appaiono maggiormente orientate verso agilità di business e possibilità di creare un’infrastruttura IT scalabile che consenta di far fronte agli imprevisti (53%).
Quando si acquista uno scanner
Per quanto riguarda un’informazione digitale ben organizzata, il 30% ritiene che essa consenta una condivisione più facile delle informazioni, il 30% che semplifichi i processi (n Italia il 38%). E ancora: il 29% che eviti perdite di tempo, il 25% che migliori la produttività sul posto di lavoro. C’è la convinzione che le informazioni digitalizzate siano utili all’organizzazione e ai dipendenti, ma i problemi sembrano riguardare il modo in cui raggiungere questi obiettivi.
Parere di PFU Emea, ancora troppa documentazione cartacea
Nel momento dell’acquisto di un nuovo scanner, l’alta velocità di scansione rappresenta il fattore più importante da considerare per il 45% degli intervistati. La stessa percentuale indica l’integrazione con i sistemi aziendali e il 44% la qualità dell’immagine. Per quanto riguarda gli scanner attuali utilizzati, il 33% è insoddisfatto di errori di alimentazione e inceppamenti, il 26% della velocità e il 22% dalla qualità della scansione.
Cosa rappresenta ancora il documento su carta
Hiroaki Kashiwagi, President e CEO di PFU Emea Per molte organizzazioni la carta rappresenta ancora una parte importante dei processi operativi. Anche chi ha ridotto al minimo l’uso di documenti cartacei interni, si trova comunque a dover gestire quelli proveniente da fonti esterne. Per acquisireefficacemente le informazioni in entrata, le aziende dovrebbero cercare di digitalizzare il primo punto di contatto e mettere in atto policy per garantire che i documenti fisici siano gestiti in modo adeguato e sicuro.
