Cloud collaboration, i suggerimenti di Ascensio System

Avere a disposizione un software di collaboration facile ed efficace rende più semplice lo scambio di informazioni e la gestione del tempo.

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Quali caratteristiche deve avere una soluzione aziendale per una cloud collaboration efficace? Ascensio System, sviluppatrice di ONLYOFFICE Workspace, ha redatto un utile vademecum.

Sappiamo bene che l’ultimo anno non è stato semplice per le aziende: la pandemia ha infatti richiesto un repentino cambio di direzione nella gestione dell’operatività, che ha trovato molte realtà impreparate al cambiamento.

L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano ha evidenziato come gli ‘smart worker d’emergenza’ siano arrivati a quota + 6,5 milioni durante il lockdown, un dato sicuramente sfidante. L’evoluzione era nell’aria già da qualche anno, favorita da nuovi strumenti e dalla delocalizzazione del lavoro, ma la pandemia ha dato un’accelerata importante a questo fenomeno. Per non parlare del numero crescente di aziende che stanno implementando architetture e soluzioni in cloud per ottimizzare l’operatività, i tempi, i costi e garantire così la propria continuity.

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Collaboration e continuità

A farla da padrona nei mesi scorsi è stata sicuramente la collaboration da remoto, che è diventata il banco di prova della tenuta delle aziende e che richiede strumenti affidabili, pensati per rispondere alle necessità di coordinamento delle aziende e degli smart worker. Avere la possibilità di affidarsi a un software di collaboration semplice ed efficace rende semplice anche lo scambio di informazioni e la gestione del tempo e facilita tutte quelle attività che sarebbe altrimenti difficile svolgere da remoto, come ad esempio la modifica dei documenti in tempo reale e in maniera condivisa.

Ma quali caratteristiche deve avere una soluzione aziendale per la collaboration, che operi on-premise ma anche in cloud, per essere considerata davvero efficace? Ascensio System, l’azienda lettone leader in ambito IT sviluppatrice di ONLYOFFICE Workspace, ha redatto un vademecum che può aiutarci a capirlo.

Cloud collaboration: una soluzione unica è meglio

Quando si vanno a scegliere i software da implementare, è bene cercare di limitare il numero dei fornitori. Rivolgersi a molte aziende terze può tradursi in una riduzione dell’integrazione delle soluzioni scelte, il che può comportare un dispendio di tempo per la configurazione, per la formazione dei dipendenti e per la configurazione dei loro account. Non è sicuramente tempo ben speso. Per questo motivo è bene orientarsi verso soluzioni aziendali che integrino il maggior numero di funzionalità.

La sicurezza prima di tutto

La principale sfida che le aziende devono affrontare al giorno d’oggi riguarda senza dubbio la sicurezza dei dati: garantire la sicurezza di un asset così fondamentale è perciò di primaria importanza. Una fuga di informazioni, infatti, oltre a rappresentare una consistente difficoltà operativa, può potenzialmente danneggiare la reputazione di un’azienda portando a conseguenze finanziarie disastrose. Per questo motivo garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati dei clienti sia all’esterno (prevenendo gli attacchi degli hacker) che all’interno (impedendo l’accesso non autorizzato) è essenziale per qualsiasi azienda ed è un fattore da valutare attentamente in fase di scelta del software da implementare.

Parola chiave: usabilità

L’usabilità è un altro criterio importante da considerare quando si va a scegliere la modalità con cui verrà gestita la collaboration da remoto. Una soluzione software può offrire un gran numero di funzionalità, ma se non è user friendly probabilmente sarà meglio orientarsi verso qualcosa di diverso. Gli utenti hanno infatti bisogno di poter lavorare su un’interfaccia familiare e di facile comprensione che permetta loro di operare con semplicità.

Scalabilità, questa sconosciuta

Le aziende in rapida crescita spesso si trovano ad affrontare la sfida di dover assumere un numero sempre maggiore di dipendenti. Sebbene siate positivo, questo fattore di crescita può tuttavia comportare un ritardo nello sviluppo dell’ambiente IT. Per affrontare questa sfida e rimanere produttivi e competitivi è importante scegliere software scalabili, in grado di supportare l’aumento degli utenti.

Cloud collaboration: flessibili è meglio

Quando ci si accinge a scegliere una soluzione da implementare, è molto importante valutare la possibilità di implementare applicazioni o plugin di terze parti. Utilizzare un software flessibile che può essere facilmente integrato con altre soluzioni è particolarmente importante perché consente di adattarsi alle esigenze aziendali quando cambiano. La flessibilità consente di essere sempre un passo avanti, ragionando sul lungo invece che sul breve termine. Tale flessibilità consentirà alle aziende di essere sempre un passo avanti.

L’importanza dell’assistenza tecnica

Sul mercato è possibile trovare molte soluzioni open-source sviluppate da piccoli team di sviluppatori indipendenti, che sicuramente offrono funzionalità interessanti e facilità di utilizzo. Le cose si complicano nel caso in cui ci si imbatta in un problema tecnico in fase di configurazione o di implementazione di questi software nell’infrastruttura IT aziendale. La mancanza di supporto tecnico professionale, infatti, costringe spesso le aziende a dover risolvere autonomamente gli eventuali problemi. Per questo motivo, quando si sceglie una soluzione per la collaboration, è bene orientarsi verso un software che includa un’assistenza tecnica qualificata.

Installazione e configurazione con semplicità

Quando si migra verso una nuova soluzione, è importante poter essere in grado di utilizzarla il prima possibile. Per questo motivo la soluzione scelta non dovrebbe essere troppo complicata da configurare e installare. Quando questi due passaggi richiedono troppo tempo, probabilmente l’investimento non è andato a buon fine. Motivo per il quale, quando si tratta di installazione e configurazione del software, la parola chiave è sempre una: semplicità.

ONLYOFFICE Workspace: 7 feature, un’unica soluzione

Per rispondere alle necessità delle aziende in modo semplice ed efficace, Ascensio System ha sviluppato ONLYOFFICE – una soluzione aziendale all-in-one pensata per PMI, grandi organizzazioni, università e realtà governative usata da più di 7 milioni di persone in tutto il mondo sui loro personal computer, dispositivi mobili, reti locali e nel cloud pubblico. In particolare, la soluzione ONLYOFFICE cloud comprende una serie di performanti editor online pensati per la creazione di documenti, fogli di calcolo e presentazioni, e una piattaforma di collaboration dotata di strumenti utili per gestire, in uno spazio unico sicuro e protetto documenti, progetti, email e interazioni con i clienti.

Da sempre attenta alle esigenze delle aziende e di un mercato in continua evoluzione, l’azienda lettone ha di recente ampliando l’offerta cloud business ideando un nuovo piano tariffario, che vuole supportare le realtà di ogni dimensione nel rendere la propria operatività ancora più semplice e veloce, grazie agli strumenti di collaborazione online inclusi in ONLYOFFICE.

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Cloud collaboration

Grazie al nuovo piano “Startup”, tutte le funzionalità base di ONLYOFFICE cloud sono gratuite per i piccoli team fino a 5 utenti.

Il piano aziendale base è adatto ad aziende di qualsiasi dimensione ed è stato di recente dotato di un maggior numero di opzioni di amministrazione e gestione tra cui LDAP, per importare facilmente gli utenti, supporto SSO per l’autenticazione sicura, capacità di ripristinare rapidamente il cloud office da un file di backup creato in precedenza, e ricerca full-text attraverso documenti, progetti e contenuti di posta elettronica.

Ascensio ha introdotto il piano “VIP cloud” per le imprese di grandi dimensioni e per quelle che operano nei settori soggetti a numerose norme, o che semplicemente hanno bisogno di livelli di sicurezza aggiuntivi. Questo piano permette di creare diversi portali per i diversi rami aziendali, abilitando la possibilità di utilizzare le Private Rooms, ambienti di lavoro protetti in cui ogni carattere digitato viene criptato utilizzando l’algoritmo infrangibile AES-256.