La funzionalità integrata nella piattaforma Soldo consente di alleggerire la gestione delle spese grazie a un efficace meccanismo di archiviazione sostitutiva di scontrini e ricevute.
Utilizzando Soldo, le imprese potranno semplificare la gestione delle proprie spese, digitalizzando la documentazione in modo semplice e sicuro e cestinando copie cartacee di scontrini e ricevute.
Infatti, a seguito di vari interpelli, l’Agenzia delle Entrate ha emesso la Risoluzione N. 96/E del 21/7/17 e, successivamente, la risposta N. 388 del 20/9/19 che prevedono la possibilità che la maggior parte dei giustificativi cartacei possano essere eliminati se si attuano specifici accorgimenti nell’archiviazione della copia digitale.
Giuseppe Di Marco, Country Manager di Soldo in Italia
Questa nuova feature, apparentemente semplice, è in realtà una rivoluzione copernicana. Rappresenta infatti un risparmio di tempo e di spazio fisico potenzialmente enorme con la garanzia di una tracciatura puntuale e compliant con la normativa esistente, totalmente sicura e senza complicazioni, anche in caso di controlli. Nessun rischio di perdita di scontrini o cancellazione dell’inchiostro su carta chimica…
Le immagini digitali sono copiate e trasferite in modo automatico all’interno del sistema di conservazione sostitutiva ogni volta che il dipendente fotografa, via app Soldo, scontrini e ricevute relativi ad una spesa effettuata.
Una volta acquisite le immagini, la piattaforma Soldo crea una copia digitale del giustificativo all’interno del sistema di conservazione sostitutiva, con gli stessi contenuti di quella fisica e piena validità legale.
Anche la ricerca, eseguibile per anno fiscale, data o mese, nominativo di colui che ha effettuato la spesa, voce di spesa o sua descrizione, rende facile l’accesso ai dati conservati che rimarranno presenti e disponibili per 10 anni dal loro inserimento nel sistema.
