Stampa e gestione smart dei documenti: come integrare al meglio i servizi a disposizione e organizzare i flussi di lavoro per ottimizzare la produttività.
I processi in atto presso le imprese di qualsiasi dimensione hanno subito una forte accelerazione. Cloud, smart working, collaboration a distanza e molto altro ancora hanno forzato paradigmi che sembravano immutabili da molti anni. La rete monolitica e i flussi di lavoro rigidi e schematizzati hanno lasciato il posto a un modo di lavorare “fluido”.
Pandemia e continuo cambiamento dei mercati hanno fatto il resto.
Le aziende, oggi, vogliono lavorare in modo snelle, da qualunque posto e in qualunque momento. I dipendenti possono operare in mobilità o da casa; gli agenti e i manager hanno bisogno di dati e accesso ai sistemi di collaborazione.
L’integrazione con la nuvola, la gestione as-a-Service e il proliferare di dispositivi mobile sempre più potenti trasformano le attività di tutti i giorni.
In questa logica, anche stampanti e multifunzione non sono più “semplici” dispositivi passivi connessi alla rete. Essi diventano hub multifunzionali capaci di assolvere a moltissime funzioni, senza dover necessariamente passare da un PC.
Consulenti di passaggio possono stampare o scansionare senza doversi connettere alla rete d’azienda. Colleghi di team dislocati lontani tra loro possono lavorare documenti in condivisione con un solo “click”.
Stampa e gestione documentale – Il mercato cambia, le aziende cambiano
I processi di stampa, scansione e gestione documentale rientrano a pieno titolo nel percorso di trasformazione digitale delle imprese.
Come sottolineato da un recente studio Lexmark / IDC, le infrastrutture di stampa obsolete rappresentano oggi un ostacolo per la digital transformation. Nonostante tre aziende su cinque siano consce di questo fatto, meno della metà sta dando priorità agli investimenti in tale direzione.
Quattro aziende su cinque investono in infrastrutture cloud nell’ambito delle proprie iniziative di trasformazione digitale. Il 57% afferma che infrastrutture di stampa non aggiornate hanno un impatto negativo sulla strategia di migrazione nel cloud.
Mentre i volumi di stampa sono diminuiti, poiché alcune aziende hanno adottato un approccio digital-first alla gestione documentale, secondo lo studio oltre la metà di tutti i processi di workflow essenziali hanno ancora esigenze di stampa significative. Di conseguenza, le organizzazioni dovranno ancora offrire la possibilità di stampare tra i servizi IT essenziali per il prossimo futuro.
Digitalizzazione, prima di tutto
In generale, la gestione dell’infrastruttura IT rimane complessa. Sussistono svariate criticità e priorità da indirizzare. Per esempio, occorre garantire la sicurezza dell’infrastruttura e dei dispositivi di stampa.
Manutenzione e gestione del parco installato e dei server di stampa hanno inoltre un elevato impatto sulle risorse IT.
Esiste poi l’obsolescenza tecnologica e la conseguente difficoltà nell’aggiornare o sostituire l’hardware di stampa tradizionale.
IDC ritiene che sia giunto il momento per le aziende di iniziare a pensare alla stampa in modo più strategico. Ciò consentirebbe di elevare la conversazione intorno ad essa e includerla nel più ampio contesto del dibattito relativo alle strategie dei processi documentali e di migrazione nel cloud.
In questo senso, offrire la stampa come prodotto IoT as-a-service darà impulso all’agilità del business e semplificherà l’acquisizione e la gestione dell’IT.
La cloud print infrastracture as-a-service fornisce l’accesso a un’infrastruttura di stampa moderna e sicura che può garantire una base per future iniziative di digital transformation.
Stampa e gestione documentale – Cosa cercano le imprese oggi?
Al netto di una costante attenzione ai costi, di acquisto e gestione, le aziende cercano oggi dispositivi affidabili e flessibili.
Per affrontare la nuova normalità, le aziende hanno necessità di piattaforme documentali che permettano di gestire i documenti e di automatizzare i processi, dentro e fuori l’ufficio. Infatti, ora più che mai, i confini tra spazi fisici e virtuali sono sempre più sfumati ed è importante consentire alle persone di lavorare in modo produttivo ovunque si trovino.
Le soluzioni che possono interagire con il cloud aiutano a raggiungere questi obiettivi. Le aziende possono gestire i documenti indipendentemente dal formato e dall’origine. Possono automatizzare i processi di business e, sulla base di criteri preimpostati, creare flussi di archiviazione sicuri e centralizzati. Efficienza, risparmio e rapido ritorno sull’investimento sono tra i principali vantaggi.
I dispositivi intelligenti moderni si interfacciano con l’utente tramite touchscreen sempre più evoluti. Dall’altra parte, si tratta di unità connesse alla rete e al cloud, in grado di dialogare in modo sicuro con le piattaforme integrate del brand. Ciò consente di sfruttare tecnologie sempre aggiornate, per ambienti di lavoro smart e flessibili.
I multifunzione e le stampanti di oggi vantano capacità in grado di far evolvere veramente l’ecosistema aziendale, migliorandone ogni aspetto.
DMS e integrazione
Un dispositivo intelligente altamente integrato non è necessariamente un dispositivo ingombrante e molto costoso. La rivoluzione in atto è perciò a portata anche delle PMI e delle realtà non troppo estese. Beneficiano di questi device e delle nuove piattaforme di Document Management System anche le sedi distaccate e gli ambienti ROBO.
Le attuali unità garantiscono infatti una gestione dei documenti attraverso cartelle remote e il cloud, sia appoggiandosi a servizi di tipo gratuito, sia sfruttando piattaforma di private cloud o servizi terzi.
Di fatto, scegliere la strada dell’ottimizzazione documentale consente trasparenza e automazione dei flussi di lavoro, la riduzione dei costi, una maggiore efficienza nei processi di creazione, stampa e distribuzione dei documenti, oltre alla tracciabilità, contabilizzazione e reportistica dei processi. Non solo, è garantita la digitalizzazione dei documenti semplificata e una maggiore sicurezza dei documenti e delle informazioni.
Alcuni sistemi avanzati offrono funzionalità software evolute e specifici webkit, che consente ai partner di impostare facilmente l’interfaccia utente del pannello di controllo per l’adozione di applicazioni ad hoc sui dispositivi multifunzione dei loro clienti.
Ciò permette di semplificare l’integrazione del dispositivo nel flusso di lavoro quotidiano e di abilitare l’accesso rapido a piattaforme di produttività. Tra queste, sempre più utilizzata a ogni livello, Microsoft Office 365, capace di assicurare l’accesso a file e data-stream multi-device.
Stampa e gestione documentale – Rete e sicurezza
La continua diffusione di sistemi MFP e di gestione e stampa intelligente non può prescindere da un approccio attento alla sicurezza del dato e della rete.
Si tratta di processi che richiedono particolare attenzione, affinché siano affidabile e sicuri e possano garantire la riproduzione di documenti e la protezione delle informazioni digitali.
È importante rendersi conto che i dispositivi di stampa connettono un’intera rete aziendale, pertanto la sicurezza dei processi aziendali, che tradizionalmente richiedono un impiego massiccio di carta, dovrebbe essere inclusa all’interno degli sforzi volti a salvaguardare le informazioni in un ambiente sempre più digitalizzato.
I processi di stampa dovrebbero accompagnarsi alla mobilità, a politiche quali BYOD a servizi cloud computing e ai big data quando si tratta di proteggere le informazioni. La sfida, ora, è di proteggere e integrare i documenti cartacei nell’era digitale.
In un ambiente lavorativo di grandi dimensioni, ogni giorno il personale utilizza le stampanti per inviare informazioni di grande valore attraverso l’azienda, spesso senza pensarci due volte – e il materiale stampato può essere visto da chiunque. In situazioni del genere, un dispositivo MPS lavora per eliminare il rischio che documenti stampati o dati confidenziali finiscano nelle mani sbagliate, offrendo gli strumenti necessari per semplificare e salvaguardare il processo di stampa, attraverso attente policy di accesso da mobile, di autenticazione e implementando tecnologie mirate ad aumentare la sicurezza del dato.
