Glickon: come rendere efficaci i meeting da remoto rispondendo alle 6 sfide da affrontare e garantendo produttività e benessere. Le riunioni via video sono tornate e mentre la frequenza delle riunioni è aumentata del 23%, Gartner ha rilevato che la capacità di concentrazione è invece calata del 29%. Negli ultimi mesi il numero di meeting da remoto è aumentato esponenzialmente e si stima che entro il 2024 le riunioni in presenza saranno solamente il 20% del totale, contro il 60% attuale.
Se da un lato permettono di continuare a lavorare anche a distanza, le video-riunioni però portano con sé alcune sfide: dal sovraccarico di riunioni all’assenza di un leader. Glickon ha individuato 6 problemi che ogni organizzazione deve affrontare per evitare che i meeting da remoto diventino causa di stress e scarsa collaborazione e un ostacolo per la comunicazione.
Rendere efficaci i meeting da remoto
- Sovraccarico di riunioni. Organizzare meeting da remoto è facile e veloce, si tende quindi ad abusarne, fondamentale però tenere a mente che solo un meeting necessario è un meeting efficace.
- Scarsa partecipazione. Le distrazioni nel lavoro da remoto, si moltiplicano ed è difficile mantenere la concentrazione a lungo. Importante è quindi fissare dei momenti che siano esclusivamente dedicati alle riunioni, in gruppi piccoli così che i partecipanti siano parte attiva dell’incontro e non rischino di distrarsi.
- Assenza di un leader. La persona che ha convocato il meeting deve anche guidarlo. Fare le presentazioni se necessario, concedere la parola, riportare tutti sull’ordine del giorno.
Rendere efficaci i meeting da remoto
- Mancanza di un metodo condiviso. Ogni azienda deve fissare alcune regole condivise mirate a definire agenda, follow-up e next steps. In questo modo si eviteranno intoppi nelle riunioni.
- Strumenti tecnici inadeguati. Dal momento in cui ai dipendenti viene data la possibilità di lavorare da casa, ogni azienda dovrebbe accertarsi che dispongano di software e hardware per le video riunioni.
- Scarsa chiarezza nell’esito. Uno dei problemi che rende inefficace una riunione, è la confusione che regna quando si conclude. Per assicurarsi che ognuno sappia cosa fare e per quando, potrebbe essere utile fare un breve recap prima di terminare l’incontro.
Rendere efficaci i meeting da remoto
Glickon suggerisce a manager e responsabili delle risorse umane 3 step che possono aiutarli a migliorare la produttività e il benessere dei dipendenti.
Fondamentale è ascoltare le persone, utilizzando strumenti come la People Analytics. Essa combina la raccolta di dati attivi e passivi per capire quel è il sentiment interno all’organizzazione. Allo stesso tempo, bisogna misurare l’efficacia dei meeting, il livello di stress, partecipazione e le metriche relative al lavoro da remoto. Dati alla mano, è necessario costruire dei percorsi di formazione e informazione. Attività a sostegno dell’adozione di comportamenti e competenze necessari a migliorare la produttività e il benessere nel lavoro da remoto.
