– Qual era l’esigenza per le quali vi siete rivolti a VEM per questo progetto? Nell’ambito di una revisione dei nostri modelli di comunicazione e collaborazione, abbiamo constatato l’esigenza di ammodernare le nostre tecnologie e, soprattutto, di ragionare in ottica globale, con l’obiettivo di coprire tutte le nostre legal entity nel mondo (30+). Abbiamo pertanto analizzato le soluzioni disponibili sul mercato, e, tra questa, la suite webex di Cisco.
– Chi ha seguito il progetto al vostro interno? Come avete gestito internamente il cambiamento sia dal punto di vista degli strumenti che il personale usava per comunicare e collaborare sia dal punto di vista delle abitudini? Come avete fatto passare l‘utilizzo delle soluzioni perché diventasse consuetudine in maniera positiva? Fin dall’inizio, c’è stata una profonda consapevolezza rispetto al change management richiesto da operazioni di questo tipo. Per questo motivo, fin dall’inizio della vendor selection la funzione HR ha collaborato con l’IT per contribuire al processo di cambiamento. Una volta individuato il partner tecnologico, è partito un piano di roll-out con una componente importante di ingaggio degli utenti, attraverso un “change management team” multifunzione (IT, HR, Acquisti) che ha disegnato e implementato un piano di “evangelizzazione”
– Come avete promosso internamente i nuovi strumenti, cosa è risultato vincente? Prima di tutto sono stati ingaggiati i top manager affinché diventassero promotori del cambiamento. Successivamente, il “change management team” citato precedentemente ha poi individuato un ulteriore gruppo di “evangelizzatori”, ovvero esperti del sistema a disposizione dei colleghi per training e supporto. Il team in questione ha: 1) partecipato a un programma di formazione focalizzato sulla “virtual collaboration”; 2) è stato formato sulla suite Webex; 3) ha contribuito alla realizzazione dei seguenti strumenti per tutti gli utenti Webex: – kit di self-learning – netetiquette A seguire, con l’aiuto di VEM sistemi, abbiamo prodotto dei materiali di marketing (specificamente una serie di video in stile cartoon) che ci hanno aiutato a promuovere internamente il tool.
– Come vi hanno supportato i partner VEM e Cisco? In che modo i consulenti di Cisco hanno facilitato e seguito l’Adoption della tecnologia? Nella fase di vendor selection, VEM ha creato i contatti con CISCO Milano, che si è messa a disposizione per mostrarci dal vivo le soluzioni nel loro portafoglio prodotti. In fase di implementazione, VEM ci ha aiutati nel roll-out (in particolare all’estero), nel marketing promozionale all’interno dell’organizzazione e nella presa in carico delle problematiche che saltuariamente sono emerse. Con CISCO avevamo inoltre degli incontri settimanali con un Technical Specialist che ci ha seguiti costantemente nel processo di implementazione.
– Come è nata l’idea dei video sulla netiquette dei meeting e perché la scelta dei cartoon? Evangelist “cartoonizzati” È un’idea che ci è stata proposta da VEM e che abbiamo trovato accattivante
– Customer experience. Avete riscontrato già benefici e vantaggi introducendo questo sistema in azienda? Nel passaggio dalla soluzione precedente alla suite di Webex abbiamo indubbiamente superato tutti i problemi di security rappresentati dai sistemi “consumer” e abbiamo reso possibile la “tracciabilità” delle attività sulla piattaforma. L’esperienza in termini di qualità video-audio è certamente superiore rispetto al passato, benché i requisiti di banda siano indubbiamente più onerosi. L’interfaccia web per l’utente occasionale non è immediata, per quanto negli ultimi mesi ci siano stati degli importanti miglioramenti. A oggi il potenziale della suite non è ancora sfruttato al 100%, essendo la nostra fonia, per una serie di motivi, ancora “stand-alone”. Contiamo nel prossimo futuro di procedere all’integrazione e di entrare quindi in una dimensione di utilizzo più strutturata.
– Perché avete scelto VEM e Cisco per accompagnarvi in questo percorso? partner consolidati? VEM è un nostro partner consolidato da tempo con il quale lavoriamo in ambiti sistemi e reti. Cisco è il nostro brand di riferimento per tutti gli apparati di rete coinvolti nella distribuzione delle informazioni all’interno del nostro network.
– Qual è l’elemento che caratterizza in particolare questa operazione? La collaborazione tra IT e HR all’inizio, e l’ingaggio progressivo di colleghi afferenti ad altre funzioni nel corso del roll-out, è l’elemento caratterizzante di questa operazione di successo. In questo processo, anche VEM e Cisco hanno avuto un ruolo attivo, interfacciandosi con interlocutori di diverse funzioni e non solo, come tipicamente accade, dell’Information Technology.
