Grazie alla piattaforma Archiflow, Siav ha aiutato Consoba migliorare l’efficienza complessiva dell’ente attraverso la gestione documentale e I processi digitali. Durante “Verso la trasformazione digitale della PA – Soluzioni innovative per il cambiamento”, convegno organizzato dalla Fondazione Siav Academy e dedicato ai responsabili per la transizione digitale della PA, tenutosi all’Accademia dei Lincei di Roma, sono stati presentati dall’ing. Brizio Leonardo Tommasi di Consob i risultati del progetto basato sul “Monitoraggio dei flussi aziendali attraverso il sistema di gestione documentale” che ha realizzato, a seguito della convenzione di riuso software con Banca d’Italia e della collaborazione con Siav, sulla piattaforma di dematerializzazione documentale e di ECM (Enterprise Content Management), fondamentali strumenti per analizzare e migliorare i workflow dell’organizzazione e incrementare l’efficienza complessiva.
Ing. Brizio Leonardo Tommasi di Consob Le iniziative di progetto e di archivio digitale devono adottare in modo strategico l’approccio e l’organizzazione a progetti su base multidisciplinare e sistemica. Tale approccio richiede una misurazione dei risultati nelle strategie digitali adottate e una selezione e valutazione della catena dei progetti sottesi. La gestione delle diverse prospettive strategiche comprende l’introduzione di indicatori equilibrati tra le discipline correlate, attraverso i concetti di “Maturità digitale” ovvero tramite Digital Scorecard (DSC), di “Rendimento d’archivio digitale” ovvero Overall Digital Archive Effectiveness (OAE) e di “Manager digitale” con un equilibrio delle competenze.
Consob si è avvalsa della collaborazione di Siav per realizzare un progetto di dematerializzazione e digitalizzazione documentale basato sulla piattaforma Archiflow, con particolare attenzione alla logica archivistica, implementando il protocollo informatico dell’Istituto con la gestione integrata della PEC, dei flussi documentali e l’uso della firma digitale, con l’obiettivo di migliorare i processi interni e aumentare l’efficienza complessiva per i circa 630 dipendenti che gestiscono oltre 150.000 protocolli all’anno.
Alfieri Voltan, Presidente di Sisav I vantaggi misurati con dati oggettivi sono un motivo di orgoglio per Siav e ci fa molto piacere che Consob li abbia ottenuti anche con il supporto dei nostri specialisti nel riuso da Banca d’Italia della piattaforma di gestione documentale Archiflow. L’Ing. Tommasi ha svolto una ricerca molto preziosa nell’ambito delle Amministrazioni Pubbliche perché l’analisi dei flussi dimostra l’importanza di ripensare, in termini digitali, l’intero processo produttivo per cogliere tutti i benefici della trasformazione digitale e migliorare l’efficienza.
Il progetto presentato dall’Ing. Tommasi si è basato su un periodo di osservazione di oltre 3 anni, tempo sufficientemente lungo per valutare i flussi consolidati all’interno di una struttura complessa come Consob, dimostrando che il processo digitale porta a un incremento di efficienza nei procedimenti riducendo di circa il 20% il tempo impiegato. I dati raccolti hanno dimostrato anche un risparmio di oltre il 60%, grazie all’utilizzo di transazioni digitali e delle comunicazioni via PEC.
Dal report è emersa l’importanza di un approccio multidisciplinare alla dematerializzazione documentale, illustrando nel concreto l’approccio che è stato promosso a tutti i livelli: l’adozione di un sistema di digitalizzazione dei flussi documentali è in grado di migliorare il rendimento e la qualità del lavoro documentario e d’archivio, tuttavia solo adottando una strategia di processo completamente digitale e analizzando i flussi di lavoro è possibile ottimizzare i risultati.
L’analisi dell’Ing. Tommasi prende in esame i workflow documentali interni all’Ente – un monitoraggio che può essere fatto solo in digitale – e restituisce il diagramma o network delle relazioni documentali mettendo in evidenza le unità organizzative che hanno interagito maggiormente tra loro e con quale tipo di relazioni, prendendo in considerazione i flussi formali e quelli complessivi, sia documentali sia di classificazione e fascicolazione. Si tratta di un’analisi fondamentale per comprendere i flussi di lavoro reali rispetto all’organigramma aziendale ufficiale e capire come riadattare le procedure e l’organizzazione per rispondere al reale flusso di lavoro registrato.
