Singoli professionisti, microimprese e piccole aziende si trovano sempre più frequentemente a dover soppesare tutti i servizi e i costi ad essi correlati. Parliamo di realtà che, molto spesso, non dispongono di un consulente o un tecnico che possa gestire gli apparati dell’ufficio e quindi, oltre alle limitate disponibilità economiche risulta evidente una certa carenza in termini di conoscenza dei nuovi dispositivi e dei servizi web (e non solo). L’attenta valutazione dei costi per ciascun service rappresenta un tassello fondamentale che può decretare l’effettiva sopravvivenza dell’impresa.
Occorre dunque porre sui piatti della bilancia i costi che l’ufficio deve sostenere (device, consumabili, elettricità, connettività) e, dall’altra parte, i possibili tagli da operare, in virtù di una precisa scelta, affinché modifiche o riduzioni dei servizi non vadano a impattare sull’operatività quotidiana. Non è certamente cosa facile!
Un’analisi dei costi aziendali permette di avere una precisa panoramica sulle spese potenziali da tagliare. Una volta identificato l’insieme dei costi bisogna capire quali possono essere ridotti o eliminati, il tutto in relazione al settore in cui si registrano e agli obiettivi dell’azienda. Di fatto, proprio gli obiettivi potrebbero spingere una realtà professionale a “sacrificare” un aspetto meno produttivo, in virtù di un maggiore investimento in un settore più sensibile. Questa logica “dei tagli” dovrebbe in realtà riguardare ogni voce di costo e portare a una effettiva cancellazione delle spese inutili. Allo stesso tempo, minimizzare costi inutili permette di comprendere a fondo quali siano quelli più rilevanti per il business.
Tra le spese più importanti per gli uffici rientra certamente l’approvvigionamento di energia. In attesa che il passaggio dal mercato tutelato al mercato libero luce e gas diventi effettiva (giugno 2019), i consumatori hanno quasi un anno per scegliere quale sarà il fornitore per luce e gas e quale offerta possa essere la più conveniente. In questo senso la ricerca di tariffe e servizi più efficienti non è tuttavia da valutare solamente in chiave economica, per alleggerire la bolletta. La scelta di un fornitore, piuttosto che un altro, sottintende la conoscenza delle variabili in gioco. Per esempio, un fattore importante è la possibilità di scegliere energia proveniente al 100% da fonti rinnovabili, un segmento in forte crescita, in virtù dei costi in via di riduzione e alla maggiore attenzione verso l’ambiente da parte dei consumatori.
Una seconda voce di spesa importante riguarda la connettività fissa e mobile per l’intero team. In questo caso, i pacchetti aggregati offrono la possibilità di rendere fissa e prevedibile la spesa dell’ufficio, aiutando la gestione delle spese e dei costi ciclici.
Il materiale da ufficio include una gran parte di prodotti e appesantisce il bilancio di qualsiasi posto di lavoro. Nonostante la digitalizzazione stia entrando prepotentemente anche nelle aziende più piccole, il costo carta e consumabili per stampanti e multifunzione ha certamente una discreta rilevanza. Di fatto, oltre a gestire al meglio il flusso di carta, minimizzando stampe inutili e favorendo la gestione digitale dei documenti, è possibile optare per cartucce e toner low cost. In molti casi i consumabili “compatibili” garantiscono qualità e durata analoghe agli originali. Un esempio di servizio efficiente per l’acquisto dei toner è quello fornito da TonerPartner, una piattaforma che consente di comprare online e in tempi brevi il materiale necessario. Oltre al vasto assortimento sono garantite scontistiche per l’acquisto di grandi quantitativi e fino al 95% di risparmio rispetto ai toner originali.
L’attenzione per tutti questi particolari consente certamente di tenere sotto controllo i costi dell’ufficio, assicurando maggiore tranquillità per i titolari e i gestori, senza sacrificare qualità ed efficienza del lavoro svolto.
