Questo genere di apparati assicura una manutenzione e una gestione centralizzata del parco macchine; in questo modo, disponendo di più scanner connessi alla rete è possibile controllarne lo stato, monitorandone i parametri di security, i permessi di accesso e molto altro. In termini di compliance semplificano la vita degli amministratori IT mentre, per ciò che compete la produttività, permettono di controllare batch di acquisizione e inserimento automatico in software già in uso all’azienda, come per esempio CRM o ERP.
In molti casi il produttore propone SDK dedicate per gli sviluppatori e apre la propria piattaforma per facilitare l’integrazione dello scanner con programmi di terze parti o per creare vere e proprie App su misura. Non di meno, svariati devi possono operare direttamente su piattaforme Microsoft SharePoint e Office 365, andando incontro alle esigenze delle infrastrutture più complesse. In questo contesto possono essere create utenze e gruppi con peculiarità specifiche e abilitate scritture metadata per l’impiego con Document Management Software (DMS). In aggiunta, moduli e connettori addizionali, che possono essere distribuiti direttamente con il dispositivo oppure essere oggetto di un abbonamento a parte, facilitano la connessione con differenti target.
In quest’ottica i network scanner si innestano facilmente all’interno della rete aziendale e nei flussi di lavoro dei piccoli e dei medi uffici. Le macchine supportano il protocollo Microsoft SMB, dettaglio che permette di accedere alla rete in modo diretto, per poter archiviare i documenti su NAS, server o PC. Connettori extra per le più diffuse soluzioni nell’ambito della gestione documentale sono invece pensati per interagire con repository remoti o cloud, come per esempio OneDrive, Outlook.com, FileDirector, InfoRouter, FileBound, Google Drive, Amazon S3. Di fatto, tali moduli sono in grado di semplificare l’aggregazione di nuovi scanner all’interno dei differenti processi attivi in azienda, come per esempio la gestione delle credenziali, la scansione dei documenti. Tutto questo non richiede l’uso di una postazione PC, un aspetto da considerare quando si parla di gestione e controllo, sia lato utente, sia dal punto di vista amministrativo.
Gli scanner pensati per l’interfacciamento di rete vantano solitamente, oltre a una porta Ethernet 100 Mbps o 1 Gbps, anche un supporto wireless che permette la connessione diretta con tablet e smartphone (Wi-Fi Direct). Ciò semplifica l’accesso anche da parte di collaboratori o visitatori saltuari che, tramite l’App dedicata, possono connettersi in modo sicuro, senza dover necessariamente aggregare il device alla rete aziendale. Non solo, l’accesso wireless può essere adottato in luogo di quello cablato, una ulteriore possibilità di controllo remoto che può facilitare l’installazione e il controllo del dispositivo.
Nel complesso le funzionalità hardware e software offerte da un network scanner ne giustificano l’acquisto sia in ambienti di piccole, sia di grandi dimensioni. I gruppi di lavoro dotato di un simile device possono automatizzare e snellire numerose pratiche, grazie anche al supporto per la generazione di file professionali quali PDF multi-pagina e ricercabili, e ai software OCR, per una rapida conversione in documenti modificabili.
Questa categoria di scanner si posiziona dunque tra i versatili scanner documentali USB (anche gli scanner di rete in molti casi sono predisposti per l’uso via USB 2.0 / 3.0), e i ben più complessi e onerosi MFP.
