Il progetto “Manpower on line”, sviluppato con SB Italia, consente l’accettazione dell’offerta di lavoro e la sottoscrizione del contratto semplificata, grazie alla firma elettronica avanzata.
Manpower Group è un’azienda multinazionale che offre soluzioni innovative per la gestione delle risorse umane, presente in Italia dal 1994 con 250 filiali in 20 regioni, con oltre 18.000 aziende clienti e oltre 200mila assunti a tempo indeterminato, determinato e a contratto. Il progetto Manpower online prende il via da una esigenza: quella di poter gestire in modo efficace la formalizzazione dei contratti di lavoro, un passo che il management sentiva davvero necessario per fornire la migliore risposta alle esigenze dei clienti e per anticipare le dinamiche del mercato, sempre più competitivo e in continua evoluzione.
Il portale Manpoweronline.it è un servizio innovativo che Manpower mette a disposizione dei propri clienti, attraverso il quale è possibile visionare e selezionare direttamente da web i profili dei candidati per un determinato lavoro: questo consente al cliente di effettuare un ordine con la massima facilità e flessibilità, anche senza l’intervento di funzionari di filiale e al di fuori dell’orario di lavoro.
Il sistema, realizzato da SB Italia, già partner di Manpower per alcuni importanti progetti legati al document management, al workflow e alla conservazione dei documenti, soddisfa tutti i requisiti richiesti dalla normativa vigente in materia, garantendo i più alti standard di sicurezza e riservatezza: l’accesso al portale e tutte le comunicazioni di firma sono infatti protette con protocollo HTTPS.
Dopo che il cliente ha visionato e scelto i propri candidati, il sistema invia automaticamente un sms e una e-mail che avvisano i profili selezionati dell’opportunità di lavoro. In caso di risposta affermativa, il sistema invia, sempre tramite mobile, il contratto di ingaggio, che può essere comodamente firmato in formato digitale sia dal lavoratore che dal cliente. I contratti con i lavoratori e i contratti con i clienti sono documenti prodotti quotidianamente dalle filiali Manpower, circa 20.000 in un solo mese.
Grazie alle attuali tecnologie di firma digitale HSM (Hardware Security Module), la firma ha pieno e completo valore legale e sostituisce in tutto e per tutto quella autografa. La sicurezza del sistema di autenticazione per la firma è garantita dalla password che convalida l’utente per l’accesso al portale e da una One Time Password (OTP) di firma, generata con un protocollo standard.
Nel caso in cui si voglia sottoscrivere il contratto di persona, sia il cliente che il lavoratore hanno la possibilità di recarsi in filiale: in questo caso, la firma verrà apposta su una tavoletta grafometrica, con un gesto manuale del tutto analogo alla firma autografa su carta e avrà la stessa validità legale.
A completamento del processo, il sistema prevede l’utilizzo della Piattaforma Documentale Docsweb già presente in azienda e dei servizi di conservazione in outsourcing.
Tutti i documenti, sia quelli da firmare che quelli già firmati, sono sempre reperibili in un’area dedicata del portale e possono inoltre essere scaricati e salvati dall’utente, cliente o lavoratore.
L’implementazione del nuovo sistema ha avuto tre vantaggi, immediati e tangibili: l’annullamento quasi completo degli spostamenti “fisici” necessari per la stipula di tutti i contratti, la cancellazione di qualsiasi vincolo temporale per la consultazione dei profili online e l’eliminazione completa della carta circolante nelle filiali. Il risultato è un vero e proprio cambiamento nei processi legati business. “Con questo progetto dedicato alle filiali per la gestione on line dei contratti di somministrazione abbiamo dato vita a un modello di business realmente innovativo per il nostro settore, al servizio dei clienti e dei lavoratori. Abbiamo raggiunto il break even in meno di un anno: si tratta di un risultato davvero straordinario, che testimonia la bontà del sistema scelto e che ci rende particolarmente orgogliosi del lavoro svolto. Non si tratta però solo di cost saving: la nostra strategia, che ci vede oggi pionieri nel mondo delle HR, è quella di voler offrire ai nostri clienti un servizio innovativo, efficiente, comodo e in linea con le più evolute metodologie di e-commerce”, dichiara Stefano Scabbio, Amministratore Delegato di Manpower Group.
Andrea Cervino, IT Director Manpower Italy
Con il nuovo portale Manpoweronline.it siamo oggi in grado di eliminare completamente la carta per la stipula dei nuovi contratti. Parliamo di non meno di 100.000 documenti all’anno, distribuiti nelle oltre 250 filiali Manpower di tutta Italia. Si è trattato di un progetto ambizioso, ma che si è rivelato, sin da subito, vincente. Meno carta significa minori costi, minor tempo, e di conseguenza maggiore efficienza.Massimo Missaglia, Amministratore Delegato di SB Italia
Il progetto Manpower On Line per la gestione dei contratti di somministrazione è un esempio della capacità che ci contraddistingue di unire tecnologia e processo. Manpoweronline.it è la dimostrazione di come sia possibile creare valore partendo dai processi, analizzandoli e migliorandoli applicando tecnologie all’avanguardia.
