OKI Europe evidenzia le qualità degli MFP intelligenti, strumenti in grado di migliorare realmente la reattività e la produttività degli uffici e delle piccole e medie imprese. Lo studio effettuato da IDC indica che la maggior parte delle PMI europee desidera migliorare l’efficienza dei propri processi aziendali. Tuttavia, i feedback forniti da molte delle aziende indica anche che la maggior parte di esse necessita di giustificare qualsiasi investimento nella tecnologia e nei servizi necessari a raggiungere questo obiettivo.
Di fatto, quando la società di analisi ha chiesto alle PMI europee quali fossero le loro principali priorità aziendali, le aziende hanno tutte messo al primo posto il miglioramento della produttività. Al secondo posto è stata indicata la protezione dei dati sensibili e il miglioramento dell’assistenza clienti. Lo studio ha inoltre rilevato che il motivo per cui il 70% delle PMI europee vorrebbe adottare strumenti di automazione dei processi aziendali è l’aumento della produttività dei dipendenti.
Per le molte aziende che cercano di migliorare e trasformare i loro processi in risposta al cambiamento delle esigenze aziendali, l’agenda IT in evoluzione e le opportunità dei nuovi mercati, le stampanti multifunzione intelligenti (MFP) rappresentano uno strumento di grande valore. Dallo studio di IDC è emerso come la mobilità dei dipendenti sia uno dei motivi principali dell’esigenza di digitalizzare i documenti. Questa è un’altra area in cui la flessibilità e la connettività di questi dispositivi intelligenti offre tutto il suo potenziale, facilitando l’integrazione delle informazioni e un accesso rapido e sicuro ai documenti, ovunque e in qualsiasi momento
Nell’ultimo white paper di IDC: “I vostri processi aziendali non vi consentono di sfruttare al massimo le opportunità del mercato? Gestione Efficiente della stampa e dei documenti grazie agli apparecchi multifunzione intelligenti (MFP)” viene stabilito un chiaro collegamento tra la necessità delle PMI di istituire processi efficienti e incentivare l’uso di MFP intelligenti. Fondamentalmente, lo studio sottolinea che queste soluzioni di ultima generazione si sono evolute da “dispositivi non intelligenti” a soluzioni intelligenti, sbloccando vantaggi sostanziali nei flussi di lavoro per le organizzazioni di piccole dimensioni.
Le scoperte di IDC si basano su un sondaggio precedente condotto a livello europeo ed effettuato anch’esso tra le PMI da parte di Atomik Research a nome di OKI Europe, che afferma quanto detto: nonostante un ambiente di lavoro in evoluzione e più flessibile, soltanto un numero esiguo di aziende ha modificato la propria infrastruttura di stampa. Un terzo delle aziende interrogate nel sondaggio ritiene inoltre di poter ridurre della metà i costi di stampa aziendale annuale qualora i loro requisiti fossero portati in-house.
In questo caso, il fatto che gli MFP intelligenti offrano molte delle funzioni che aumentano le possibilità di effettuare stampe in-house, rappresenta un enorme vantaggio per le PMI che auspicano non solo di migliorare i processi, ma anche di risparmiare sui costi. Indipendentemente da questo precedente studio, IDC segnala anche questo aspetto: l’integrazione di un MFP intelligente nei sistemi principali dell’azienda (es. software di pianificazione delle risorse d’impresa) consente di semplificare ulteriormente i processi chiave.
Analogamente, piuttosto che rivolgersi direttamente a costosi sistemi ERP (enterprise resource planning, pianificazione delle risorse d’impresa), le organizzazioni dovrebbero prima considerare di effettuare piccoli investimenti nella personalizzazione degli strumenti dedicati al flusso di lavoro, come ad esempio gli MFP intelligenti, in grado di fornire automazione e integrazione sufficienti ad aumentare la produttività in tempi più brevi.
Sicurezza – I vostri documenti sono protetti? – Anche la sicurezza è un fattore essenziale, specialmente se tenuto conto del feedback fornito dalle PMI secondo cui la mobilità dei dipendenti implica la necessità di semplificare i processi e digitalizzare i documenti, con meno della metà delle aziende con meno di 250 dipendenti che consente al personale di utilizzare il proprio smartphone. Per rispondere a queste esigenze gli MFP intelligenti offrono processi di stampa sicuri da dispositivi mobili, proteggendoli da minacce o virus, controllando gli accessi e tutelando la proprietà intellettuale dell’azienda. Utilizzando strumenti di autenticazione e accesso ai record clienti o ad altri dati sensibili tramite autorizzazione, le PMI possono monitorare l’accesso alle informazioni, garantire il rispetto delle pratiche ottimali e la conformità alle normative.
Concludendo che gli MFP intelligenti non sono più “dispositivi non intelligenti” ed effettuando uno studio di sostenibilità per la gestione sicura ed efficiente di stampe e documenti tramite gli MFP, IDC ha di fatto confermato che i dispositivi stanno aiutando le piccole aziende a ottimizzare al massimo le funzionalità di gestione di stampe e documenti.
Le soluzioni che un tempo dovevano essere implementate separatamente negli MFP ora sono integrate nell’hardware. Ciò offre uno strumento di valore, efficiente e con funzionalità complete che risponde alle esigenze delle PMI e le aiuta a migliorare e trasformare i loro processi, nonché a ridurre l’impatto economico sui loro budget IT.
Il portfolio di MFP intelligenti di OKI combina una serie di funzioni necessarie ad acquisire ed elaborare informazioni in modo più intelligente, consentendo ai dipendenti di lavorare in modo più produttivo. Le soluzioni efficaci si combinano con software sofisticati, tecnologie avanzate e architetture aperte, per l’integrazione perfetta con i flussi di lavoro dei documenti esistenti.
Questa flessibilità integrata risponde al 70% delle PMI europee per cui IDC ha rilevato l’adozione di strumenti di automazione dei processi aziendali allo scopo di aumentare la produttività dei dipendenti e ciò significa che gli MFP possono essere scalati in linea con la crescita futura, le nuove aziende e i trend tecnologici.
