Marcel Schuster, Head of Customer Experience Workplace di Fujitsu, ci spiega perché la tecnologia è un fattore chiave nel dibattito sul ritorno in ufficio.
Il dibattito sul “si torna, non si torna” va avanti da oltre un anno. È arrivato finalmente il momento che lavoratori e aziende decidano se rientrare in ufficio o meno, e la tecnologia gioca un ruolo ben più significativo di quanto le persone credano nell’influenzare tale decisione: ecco il parere di Marcel Schuster, Head of Customer Experience Workplace di Fujitsu.
Ricordate l’inizio della pandemia, quando praticamente tutti quelli che lavoravano in un ufficio si sono trovati costretti – dalla sera alla mattina – a lavorare da casa? Ricordate tutte quelle persone che postavano sui social le foto dei loro spazi di home office improvvisati?
La realtà è che oggi, a quasi tre anni di distanza, troppe persone sono ancora ferme in una soluzione temporanea di lavoro da remoto: un laptop sul tavolo della cucina o in camera da letto, se non addirittura sul divano. E per i genitori che lavorano da casa, il problema delle costanti interruzioni durante le riunioni non è certo scomparso. Chiaramente questa non è una strategia sostenibile sul lungo termine, né tantomeno lo è dal punto di vista ergonomico.
Diciamolo francamente: c’è qualcuno che vorrebbe davvero trascorrere il resto della propria carriera lavorando in questo modo? Migliori sono le tecnologie e le apparecchiature in ufficio, più alte sono le possibilità per le aziende di riportare alla scrivania i loro dipendenti che lavorano ancora da remoto: lo dice il risultato di un sondaggio realizzato dall’Office 21 Project del Fraunhofer IAO Institute (disponibile solo in tedesco).
Fujitsu – l’evoluzione del workplace
Va inoltre notato che persino quella percentuale relativamente ristretta di knowledge worker che sono riusciti ad attrezzare la propria abitazione o il proprio ufficio remoto con le tecnologie più recenti sono ora più che pronti a tornare – almeno per due o tre giorni alla settimana – in un ufficio dotato di apparecchiature “eccellenti”. Su questo punto non bisogna infatti dimenticare che la prima generazione di tecnologie per il lavoro remoto, che all’inizio della pandemia era all’avanguardia, oggi è vecchia di tre anni!
Da remoto, in ufficio o in un contesto ibrido: è comunque chiaro che il mondo del ‘lavoro d’ufficio’ è cambiato per sempre
Le aziende devono essere pragmatiche e riconoscere che il mondo è cambiato. Le percentuali di occupazione quotidiana degli uffici pari all’80% del personale o più sono un ricordo del passato – nonostante pasti gratuiti, snack e altri benefit. Molte aziende hanno già ridotto i propri spazi. Un recente studio della European Bank for Reconstruction and Development ha scoperto che il 15% dei dipendenti sarebbe disposto a licenziarsi e cercare un nuovo lavoro nel caso in cui fosse costretto a ritornare in ufficio per cinque giorni alla settimana.
Lo studio Fraunhofer
L’analisi mostra come la tecnologia sia uno degli elementi maggiormente attrattivi quando si tratta di far tornare regolarmente i dipendenti in ufficio. Ciò è particolarmente importante per le decine di migliaia di lavoratori che stanno ancora arrangiandosi con una scrivania temporanea sul tavolo della cucina. Lavorare da remoto può significare un’esistenza solitaria, certamente non uno stile di vita da mantenere a lungo termine. Chiunque sia costretto a stare piegato su un laptop in un “ufficio” improvvisato per più di due settimane ne avvertirà sicuramente l’impatto sul proprio benessere fisico, postura e vista in particolare.
Non tutti possono essere convinti. Le policy di rientro in ufficio non fanno al caso di quei dipendenti che hanno spostato la loro abitazione, allontanandosi ad una distanza tale da non consentire loro di fare comunque i pendolari. Ma le aziende dovrebbero essere anche comprensive: un approccio radicale che costringa il personale a rientrare per forza in ufficio è terribile per il morale e può essere solamente una soluzione a breve termine, che smette di essere efficace nel momento in cui i dipendenti trovano un nuovo lavoro altrove.
Fujitsu: i vantaggi “soft” non vanno dimenticati
Un dato emerso dal sondaggio Fraunhofer è che il personale risulta più produttivo del 15% quando lavora da casa. Ma – ed è un grosso ma – le persone non sono macchine e il successo non si misura solamente in termini di produttività. Il guadagno del 15% va a scapito dell’interazione sociale che risulta decisamente più efficace quando ci si ritrova in presenza.
Le aziende dovrebbero quindi guardare al di là dei titoli di giornale che parlano dei vantaggi dell’interazione sociale tra colleghi in ufficio, sviluppando invece una cultura di appartenenza a un team unito e festeggiando i successi in condivisione. Questi sono valori fondamentali per i Millennial o per gli appartenenti alla Generation Z, in parte perché le generazioni più giovani spesso non dispongono di spazio sufficiente dentro casa per ricavare un angolo dedicato al lavoro, né possono costruire il proprio network interno quando ogni interazione risulta essere formale, remota e distante.
Call, collaboration, carriera
Già sento replicare: e quei dipendenti che trascorrono tutta la loro giornata impegnati in conference call, allora? Il lavoro da casa è in gran parte un’esperienza solitaria, specialmente per coloro che vogliono fare carriera. Stare insieme in ufficio è un buon punto di partenza per ridurre le call infinite. Essere presenti in ufficio permette un’interazione maggiormente informale: quattro chiacchiere alla macchinetta del caffè, pranzo in compagnia o anche solo rivolgere una domanda estemporanea al resto dei colleghi presenti nella stanza. Col lavoro remoto si deve rinunciare a tutto questo, nonostante le app di messaging.
La pandemia ha cambiato anche il modo in cui il management misura la produttività, assegnando maggior peso al modo di incoraggiare i dipendenti a concentrarsi sul proprio equilibrio vita/lavoro. Chi gestisce le persone deve quindi essere un modello e spingere i lavoratori a seguirne l’esempio ritornando in ufficio.
D.ssa Nektaria Tagalidou dell’Applied Neurocognitive Systems Department di Fraunhofer IAO
La risposta alla domanda ‘home office o ufficio?’ dipende dalle attività e dalle preferenze individuali. È relativamente chiaro che riunioni creative e socializzazione funzionino meglio in presenza, mentre è più facile trovare la concentrazione e il silenzio in un ambiente privo di disturbi. Per chi è ancora indeciso su quale sia l’ambiente giusto per sé, le tecnologie smart potranno aiutare in futuro. Nell’ambito delle neuroscienze applicate al lavoro stiamo per esempio effettuando delle ricerche sul modo in cui poter utilizzare i dispositivi indossabili per misurare lo stato di stress e i livelli di concentrazione, e come poter adattare conseguentemente gli ambienti di lavoro.
Modellare l’ufficio del futuro
Qualunque azienda che creda di riaprire semplicemente il vecchio ufficio dopo tre anni aspettandosi che le persone vi facciano ritorno è destinata a un’amara sorpresa. I layout degli uffici si sono evoluti e la tecnologia è migliorata. Fujitsu opera a stretto contatto con aziende di ogni dimensione per ripensare e rimodellare i loro spazi di lavoro – e renderli maggiormente people-centric.
Il lavoro ibrido è destinato a rimanere, quindi gli ambienti home office hanno bisogno di una riflessione e le aziende sono parte dell’equazione. Come fare per manipolare le variabili?
CX Lab è un esempio innovativo delle capacità di Fujitsu. Si tratta di un nuovo metaverso di co-creazione virtuale progettato per agevolare il dialogo creativo tra clienti e partner, e il suo scopo è quello di dare vita a un ambiente stimolante per poter scambiare idee in modo più efficiente attraverso contributi in grado di arricchire reciprocamente i partecipanti. A stretto contatto con gli esperti Fujitsu, i nostri clienti esaminano ogni tappa del loro cammino. Breve ma ricco di contenuti, l’evento virtuale fornisce nuovi insight in merito al design degli uffici permettendo a chi deve pianificare di intraprendere decisioni strategiche in merito ai workplace del futuro.
