Il sussidio di dispositivi di stampa, MFP e scansione è fondamentale per la produttività del lavoro e gli uffici moderni, alle prese con la dematerializzazione e documenti.
Un tempo considerate mere unità accessorie al servizio dei PC, i moderni dispositivi multifunzione consentono di migliorare sensibilmente la produttività degli uffici. I principali produttori propongono alternative laser e inkjet adatte per qualsiasi volume di stampa e per team di lavoro anche molto estesi. Allo stesso modo, sussistono varianti compatte e alla portata delle microimprese e dei singoli professionisti, in aggiunta agli apparecchi per home workers. Tra gli aspetti da valutare nel percorso di aggiornamento aziendale c’è la gestione dei processi di stampa e digitalizzazione dei documenti.
Per IDC, il 69% delle aziende ritiene che il volume totale di pagine stampate dalla propria azienda non cambierà di molto a seguito dell’epidemia. Le soluzioni per la stampa sono e saranno sempre al centro delle strategie aziendali, anche in un ambiente più digitale.
La spinta alla digitalizzazione delle imprese a cui abbiamo assistito negli ultimi anni non ha azzerato le effettive necessità di stampa. In alcune attività di business le produzioni cartacee continuano a rivestire una grande importanza. Ciò spinge le aziende a cercare soluzioni sempre più affidabili, in grado di aumentare la produttività degli utenti e contemporaneamente abbattere i costi associati alle infrastrutture di printing. Una voce di spesa capace di incidere in ragione di qualche punto percentuale sul bilancio aziendale.
Resilienza e produttività del lavoro
In tempi recenti, le imprese sono state messe sotto pressione dalla progressiva digitalizzazione dei processi. La rincorsa globale e la trasformazione in atto, nonché le rinnovate necessità di lavoro da remoto rappresentano fattori determinanti che hanno comportato una evidente accelerazione della digitalizzazione dell’economia e delle società.
Questo processo non si arresta: tutte le realtà di business e tutti i comparti sono soggetti alla mutazione in atto, che è sotto gli occhi di tutti.
In un ambiente in continua evoluzione sono necessari strumenti e tecnologie al passo coi tempi ma, nonostante questo, alcune realtà non hanno ancora compreso cosa sta accadendo. La necessità di integrare nuovi modelli di business e processi smart non può essere ignorata, pena, il forte rallentamento della trasformazione.
Secondo IDC, nonostante il 94% delle società sia stata costretta a rivedere le proprie strategie di lungo termine per agevolare la produttività da remoto, solo il 14% ha aumentato gli investimenti nell’IT. Il 61% ha tagliato la spesa!
Una riduzione netta, che ha interessato anche il comparto dei dispositivi di stampa e gli MFP, che rappresentano l’86% circa del mercato complessivo.
Nel 2020, la spesa per l’acquisto di dispositivi di stampa si è contratta del 7% su base annua. Gli MFP A3 ha registrato una caduta del giro d’affari del 21%, un valore che si attesta al -8% per quelli in formato A4.
Le aziende cercano la flessibilità
Per affrontare la nuova normalità, le aziende hanno necessità di piattaforme che permettano di gestire i documenti e di automatizzare i processi, dentro e fuori l’ufficio. Infatti, ora più che mai, i confini tra spazi fisici e virtuali sono sempre più sfumati ed è importante consentire alle persone di lavorare in modo produttivo ovunque si trovino.
I dispositivi intelligenti moderni si interfacciano con l’utente tramite touchscreen sempre più evoluti. Dall’altra parte, si tratta di unità connesse alla rete e al cloud, in grado di dialogare in modo sicuro con le piattaforme integrate del brand. Ciò consente di sfruttare tecnologie sempre aggiornate, per ambienti di lavoro smart e flessibili.
Le soluzioni che possono interagire con il cloud aiutano a raggiungere questi obiettivi. Le aziende possono gestire i documenti indipendentemente dal formato e dall’origine. Possono automatizzare i processi di business e, sulla base di criteri preimpostati, creare flussi di archiviazione sicuri e centralizzati. Efficienza, risparmio e rapido ritorno sull’investimento sono tra i principali vantaggi.
Produttività del lavoro e affidabilità
Al netto di una costante attenzione ai costi, di acquisto e gestione, le aziende cercano oggi dispositivi affidabili e flessibili.
I dispositivi intelligenti moderni si interfacciano con l’utente tramite touchscreen sempre più evoluti. Dall’altra parte, si tratta di unità connesse alla rete e al cloud, in grado di dialogare in modo sicuro con le piattaforme integrate del brand. Ciò consente di sfruttare tecnologie sempre aggiornate, per ambienti di lavoro smart e flessibili.
I multifunzione e le stampanti di oggi vantano capacità in grado di far evolvere veramente l’ecosistema aziendale, migliorandone ogni aspetto.
La sicurezza come priorità
La continua diffusione di sistemi MFP e di gestione e stampa intelligente non può prescindere da un approccio attento alla sicurezza del dato e della rete.
È importante rendersi conto che i dispositivi di stampa connettono un’intera rete aziendale, pertanto la sicurezza dei processi aziendali, che tradizionalmente richiedono un impiego massiccio di carta, dovrebbe essere inclusa all’interno degli sforzi volti a salvaguardare le informazioni in un ambiente sempre più digitalizzato.
I processi di stampa dovrebbero accompagnarsi alla mobilità, a politiche quali BYOD a servizi cloud computing e ai big data quando si tratta di proteggere le informazioni.
In un ambiente lavorativo di grandi dimensioni, ogni giorno il personale utilizza le stampanti per inviare informazioni di grande valore attraverso l’azienda, spesso senza pensarci due volte – e il materiale stampato può essere visto da chiunque. In situazioni del genere, un dispositivo MPS lavora per eliminare il rischio che documenti stampati o dati confidenziali finiscano nelle mani sbagliate, offrendo gli strumenti necessari per semplificare e salvaguardare il processo di stampa, attraverso attente policy di accesso da mobile, di autenticazione e implementando tecnologie mirate ad aumentare la sicurezza del dato.
