Klinik Barmelweid sceglie Sherpany per lavorare in modo più flessibile e dinamico, per una efficiente gestione delle riunioni aziendali e un ufficio (quasi) senza carta.
Le riunioni sono fondamentali per il successo organizzativo, e sono uno strumento spesso utilizzato da tutti i team direttivi. Questo vale anche per il comitato esecutivo di Barmelweid, un’istituzione sanitaria svizzera che dà lavoro a circa 700 persone.
Tuttavia, i loro leader si trovano ad affrontare sfide particolari: devono essere prontamente allineati nell’ambiente sanitario in continuo cambiamento, sebbene non abbiano un programma di lavoro regolare. Anche la stessa preparazione delle riunioni può rappresentare una vera sfida.
Dott. med Thomas Sigrist, membro del comitato esecutivo
C’era un evidente potenziale per migliorare la qualità delle nostre procedure e l’efficienza in termini di tempo, durante la gestione delle riunion.
I leader a Barmelweid hanno iniziato a seguire il framework Azend – un metodo per le riunioni basato sulla ricerca, sviluppato da Sherpany.
Riunioni aziendali presso Barmelweid
La “Klinik Barmelweid” è la principale clinica specializzata e riabilitativa con un’ampia gamma di servizi nell’ambito della medicina interna. La clinica svizzera è specializzata nella riabilitazione geriatrica, interna, cardiovascolare e polmonare, nonché nella medicina psicosomatica e del sonno.
Per questo caso di studio, è stato intervistato il Dottor med. Thomas Sigrist, membro esecutivo e capo del Dipartimento di Medicina Interna di Barmelweid.
La fase pre-meeting rappresenta fino all’80% del successo di una riunione. Quello che succede prima di una riunione può effettivamente fare la differenza. I leader a Barmelweid creano prima di tutto un ordine del giorno che stabilisce la chiara direzione che dovrà prendere la riunione.
Il CEO, Beat Stierlin, prepara l’ordine del giorno, mentre gli altri membri esecutivi sono in grado di proporre punti specifici. Il software Sherpany permette agli utenti di definire gli obiettivi per ogni punto all’ordine del giorno, assegnare i partecipanti e i ruoli e caricare tutte le informazioni necessarie.
Dott. med Thomas Sigrist
Le nostre riunioni della dirigenza richiedono molte informazioni e materiali, e avere uno strumento adeguato, che offre una semplice panoramica di tutte le riunioni e i documenti è un enorme vantaggio.
Riunioni aziendali e libertà di gestione
Tutti i dirigenti si preparano poi individualmente. Il dottor Sigrist prepara spesso le sue riunioni sul suo iPad, non importa se “a casa, in treno, in ufficio, online e offline”. Prima di usare Sherpany, questo era “quasi impossibile”: poiché tutti i dati e i documenti devono essere accessibili attraverso sistemi chiusi a causa delle politiche di protezione dei dati nel sistema sanitario – era quindi legato all’ufficio “virtuale”. Ora è in grado di evidenziare le informazioni importanti, di fare annotazioni personali e di appuntare il suo contributo quando c’è bisogno, da qualsiasi luogo.
Dott. med Thomas Sigrist
Come leader, Sherpany mi ha permesso di lavorare in modo più flessibile ed efficiente e mi ha avvicinato molto di più a un ufficio senza carta.
Si risparmia tempo avendo sempre a disposizione tutte le informazioni senza dover cercare sui documenti cartacei.
Sherpany ha anche portato un “sollievo mentale”, la sensazione di non dimenticare un contributo o dei documenti per una riunione.
Riunioni aziendali “everywhere”
Anche il Dott. Sigrist collabora in modo asincrono con i suoi colleghi prima ancora dell’inizio della riunione, un altro passo importante del processo Azend® di Sherpany. Discute i punti all’ordine del giorno in anticipo e interagisce con i suoi colleghi sui documenti della riunione.
Dott. med Thomas Sigrist
Condivido la mia opinione attraverso la funzione commenti in Sherpany e anticipo le discussioni.
Una preparazione accurata e una collaborazione asincrona favoriscono che nel corso della riunione stessa ci sia cooperazione. Le discussioni sono molto più mirate, e questo migliora la qualità generale delle nostre riunioni.
La collaborazione asincrona con i colleghi è particolarmente vantaggiosa nel settore sanitario che è sempre in continua evoluzione, dove i leader lavorano con orari irregolari e spesso ricoprono diverse posizioni. Il Dott Sigrist, che è anche il capo del Dipartimento di Medicina Interna, sottolinea che le persone possono reagire rapidamente alle nuove informazioni e ai documenti aggiornati con Sherpany, senza la necessità di vedersi in ufficio.
Come far sì che le riunioni aziendali contino davvero
Sherpany aiuta anche durante le riunioni, fornendo un accesso rapido all’ordine del giorno e ai documenti. In questo modo, il team può raggiungere gli obiettivi in modo più efficiente.
Vengono registrati i più importanti punti di discussione, le decisioni e i punti d’azione chiari e concisi, sono poi resi disponibili su Sherpany poco dopo la riunione. In questo modo ci sono più possibilità che le attività vengano effettivamente portate a termine in modo tempestivo e con successo.
L’ultima novità di Sherpany, la funzione di feedback, incoraggia ulteriormente il continuo miglioramento della cultura delle riunioni: permette di dare e raccogliere feedback dopo la riunione.
Migliorare insieme la cultura delle riunioni aziendali
Da un punto di vista personale, ha sottolineato che Sherpany lo rende più agile come leader e gli fa risparmiare tempo. Allo stesso tempo, nel team è migliorata la collaborazione e si sono ottenuti migliori risultati nelle riunioni. Secondo il dottor Sigrist, l’approccio al supporto clienti personalizzato e orientato alle persone che ha Sherpany, e la facilità d’uso del software, hanno favorito il cambiamento verso una cultura più agile delle riunioni.
Egli consiglia Sherpany a tutti i leader del settore sanitario e non solo, vede la possibilità di usarlo anche nella leadership dipartimentale e di divisione. Il consiglio di amministrazione di Barmelweid utilizza già Sherpany. Questo caso di studio dimostra che un’efficace cultura delle riunioni unisce le persone, i processi e la tecnologia. Di conseguenza, i leader diventano più agili mentre i team aumentano i risultati delle riunioni.
Il framework Sherpany Azend: Un approccio olistico alle riunioni della leadership
Sherpany sostiene un approccio olistico alle riunioni della leadership per porre fine una volta per tutte alla cultura delle riunioni improduttive. Per questo motivo Sherpany ha combinato la ricerca prodotta dai migliori scienziati che si occupano di riunioni, con l’esperienza pratica nell’affrontare i problemi più pressanti delle riunioni dei leader. Il risultato è stato un framework che aiuta a migliorare le riunioni in modo sostenibile: il framework Azend.
Questo quadro di riferimento riunisce persone, processi e tecnologia per trovare il modo più produttivo di gestire le riunioni della leadership. Per tutte queste tre dimensioni, la struttura fornisce norme pratiche come guida. Applicato con successo, accelera il processo decisionale, aumenta la titolarità dei risultati delle riunioni e fa risparmiare tempo ai leader.
