Adottando le soluzioni Ricoh, l’Ordine degli Avvocati di Milano migliora la gestione dei documenti e della corrispondenza accelerando le procedure quotidiane.
L’Information Technology sta rivoluzionando l’esercizio della professione legale e anche l’Ordine degli Avvocati di Milano – ente pubblico che supporta i 18.000 avvocati iscritti all’Albo Professionale con servizi dedicati – riconosce l’importanza strategica dell’informatizzazione.
Gestione documentale più smart e integrata
Il processo telematico non è l’unico ambito su cui si concentra l’Ordine degli Avvocati per cogliere tutte le opportunità dell’innovazione IT. Un’altra area di intervento riguarda la gestione dei documenti dal momento che, nonostante la sempre maggiore digitalizzazione delle informazioni, i volumi di documenti cartacei sono ancora elevati. Grande attenzione viene quindi posta alla gestione dell’ambiente di stampa e ai processi di produzione documentale, scansione e archiviazione, tutti aspetti per i quali l’Ordine si affida a Ricoh. L’ottimizzazione riguarda sia i dipartimenti interni sia i centri servizi a disposizione degli avvocati nella sede principale e negli uffici giudiziari.
Tra le ultime novità introdotte in ambito printing vi sono dispositivi multifunzione che, oltre a produttività ed efficienza, offrono semplificazione dei workflow documentali grazie allo Smart Operation Panel. Si tratta di un pannello touch-screen molto intuitivo perché simile ad un tablet e personalizzabile con numerose app.
L’invio della corrispondenza passa dal multifunzione
Questo pannello interattivo permette all’Ordine degli Avvocati di migliorare la gestione della corrispondenza interfacciando il servizio PostaPronta di PRTGROUP direttamente con i dispositivi multifunzione. In pratica, i documenti cartacei da inviare vengono scansiti e i file, grazie ad una soluzione disponibile sul pannello, sono inviati direttamente all’applicazione sul pc per l’invio a PRTGROUP che si occupa di stampare e imbustare la corrispondenza.
Tecnologia, organizzazione e cultura
Le soluzioni multifunzione rappresentano quindi un importante tassello nella gestione delle informazioni, un hub da cui transitano documenti cartacei e digitali. Grazie a GlobalScan NX versione Server con sistema per la lettura dei codici a barre, questi sistemi fungono da entry point per l’immissione dei documenti scansiti nei gestionali utilizzati dall’Ordine degli Avvocati. In questo modo si semplificano l’integrazione dei documenti cartacei in flussi digitali e l’archiviazione degli stessi.
