Scanner documentali, motore della trasformazione digitale
Dagli scanner documentali all’intelligenza artificiale, la digitalizzazione documentale diventa strategica per imprese e PA, sostenuta da cloud e normative.
La transizione verso un’amministrazione paperless non è più un’opzione ma una necessità strategica per enti pubblici e aziende private. Il mercato italiano della gestione digitale dei documenti – con alla base gli scanner documentali – ha raggiunto un valore di 2,3 miliardi di euro nel 2025, registrando una crescita del 13% rispetto al 2021, secondo quanto emerge dalla ricerca dell’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano. Un dato che testimonia come la dematerializzazione documentale sia ormai un pilastro della competitività aziendale e dell’efficienza della pubblica amministrazione.
Il contesto normativo spinge la digitalizzazione
Il quadro regolamentare italiano ed europeo ha subito un’accelerazione significativa negli ultimi mesi. Da giugno 2025, il Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024-2026 impone alle amministrazioni pubbliche di pubblicare il Manuale di gestione documentale, mentre da giugno 2026 sarà obbligatorio il Manuale di conservazione. Questi documenti, regolamentati dalle Linee guida AgID, costituiscono il fondamento normativo per una corretta implementazione dei sistemi di digitalizzazione.
A livello europeo, il Pacchetto ViDA con la Direttiva UE 2025/516, entrata in vigore ad aprile 2025, stabilisce la fatturazione elettronica come sistema ufficiale per le operazioni intra-UE a partire dal primo luglio 2030. Sul fronte nazionale, il Decreto Legislativo 1/2024 introduce tempistiche più stringenti: i documenti fiscali devono essere conservati digitalmente entro il terzo mese successivo alla presentazione delle dichiarazioni, accelerando drasticamente i processi rispetto al passato.
Il Regolamento eIDAS, nella sua versione aggiornata, fornisce un quadro normativo uniforme per la firma elettronica e l’identificazione digitale, assicurando la validità transfrontaliera dei documenti digitalizzati all’interno dell’Unione Europea. Le Linee guida AgID continuano a definire i requisiti tecnici con particolare focus su interoperabilità e standardizzazione, raccomandando formati come PDF/A e XML per garantire leggibilità e autenticità dei documenti nel lungo periodo.
Scanner documentali: evoluzione tecnologica e prestazioni
Il mercato globale degli scanner documentali ha raggiunto 6,73 miliardi di dollari nel 2025 e si prevede crescerà a un tasso annuo composto del 5,09% fino a raggiungere 8,62 miliardi di dollari entro il 2030, secondo le analisi di Mordor Intelligence. Il settore bancario, dei servizi finanziari e delle assicurazioni mantiene la posizione dominante con una quota del 22% nel 2024, trainato dalla necessità di digitalizzazione massiva di documenti di prestito, contratti e documentazione legale.
Gli scanner documentali moderni hanno fatto passi da gigante in termini di prestazioni. La serie fi-8000 di Fujitsu, presentata a febbraio 2024, integra funzionalità innovative supportate da 32 nuovi brevetti, dimostrando l’impegno del settore verso il progresso tecnologico. I parametri cruciali nella scelta degli scanner documentali professionali includono la velocità di scansione, il volume giornaliero o mensile ideale, la qualità dell’output espressa in DPI e la capacità di gestire diversi formati oltre l’A4 standard.
Le tecnologie di scansione duplex automatica consentono l’acquisizione simultanea di fronte e retro dei documenti, raddoppiando di fatto la produttività. Scanner documentali ad alta velocità professionali possono elaborare oltre 200 fogli al minuto con risoluzioni superiori a 600 DPI, mantenendo standard qualitativi elevati anche su documenti deteriorati o di difficile lettura.
Intelligenza artificiale e riconoscimento ottico avanzato
L’elemento che sta rivoluzionando la gestione documentale è l’integrazione dell’intelligenza artificiale con i tradizionali sistemi OCR. Il riconoscimento ottico dei caratteri classico si limita a trasformare un’immagine contenente testo in contenuto digitale modificabile, ma presenta limiti strutturali nel comprendere il significato di ciò che legge. Una ricerca di Reportlinker indica una crescita annuale del 13,04% per i sistemi di gestione documentale dal 2020 al 2025, trainata proprio dal riconoscimento ottico avanzato.
I sistemi intelligenti integrano tecnologie di deep learning che migliorano costantemente le prestazioni attraverso l’addestramento continuo. Riescono a riconoscere con elevata accuratezza caratteri in corsivo, scrittura a mano e testo poco leggibile. La capacità di gestire documenti multilingue e di identificare automaticamente il tipo di documento inserisce questi strumenti in una dimensione completamente diversa rispetto agli scanner documentali tradizionali.
Piattaforme di gestione documentale integrate
La scansione rappresenta solo il primo passo del processo di dematerializzazione. I Document Management System moderni offrono funzionalità integrate che spaziano dall’archiviazione centralizzata al controllo delle versioni, dalla ricerca full-text alla gestione granulare dei permessi di accesso. Il 42% delle grandi aziende e delle PMI in Italia ha adottato sistemi DMS, ma metà delle imprese dedica meno dell’1% del fatturato a questi progetti.
SB Italia, tra i riferimenti nazionali per la trasformazione digitale, ha recentemente acquisito Archive-IT, operatore olandese con circa 100 specialisti che supporta oltre mille organizzazioni. L’operazione, annunciata il 30 ottobre 2025, consolida un modello che combina archiviazione fisica sicura e soluzioni digitali avanzate basate su cloud.
Integrazione cloud e architetture distribuite
L’adozione di soluzioni cloud per l’archiviazione documentale offre accessibilità, scalabilità e riduzione dei costi. Il PNRR italiano destina oltre 2,3 miliardi di euro alla migrazione al cloud della pubblica amministrazione, con l’obiettivo di portare il 75% delle PA italiane a utilizzare servizi cloud entro il 2026.
Il Polo Strategico Nazionale rappresenta l’infrastruttura ad alta affidabilità per dati e servizi strategici. Avvisi pubblici per 150 milioni di euro pubblicati a maggio 2025 e precedenti stanziamenti per 300 milioni permettono alle PA centrali di migrare sistemi e dati su un’infrastruttura cloud sovrana.
Oltre 4.000 amministrazioni locali hanno già trasferito dati e servizi verso ambienti cloud nel corso del 2024. A seguito del completamento dell’infrastruttura del Polo Strategico Nazionale, 206 amministrazioni hanno migrato almeno un servizio entro gennaio 2025.
Criticità e barriere all’adozione
Nonostante i progressi, persistono ostacoli significativi. Le principali barriere includono la complessità di integrazione con i sistemi esistenti, segnalata dal 28% delle imprese, e la difficoltà di adattare le soluzioni alle specifiche esigenze aziendali, evidenziata dal 23% delle organizzazioni. Il 63% delle aziende considera l’intelligenza artificiale strategica, ma solo il 13% la utilizza concretamente.
Le competenze digitali rappresentano un nodo critico. L’Italia occupa l’ultimo posto in Europa per competenze digitali secondo l’indice DESI, pesando per il 25% sulla valutazione complessiva.
Scenari futuri e opportunità
Il 41% delle imprese prevede una crescita moderata nei prossimi tre-cinque anni nel segmento della gestione documentale digitale, con incrementi del fatturato del 5-9%. L’evoluzione del quadro normativo europeo, con regolamenti come eFTI e ViDA, promette di accelerare ulteriormente il mercato.
L’Interoperable Europe Act, applicabile da gennaio 2025, mira a migliorare la cooperazione digitale tra le amministrazioni UE. L’AI Act, applicabile entro il 2026, richiederà trasparenza e tracciabilità nei sistemi documentali.
Le iniziative come l’AgID Academy, introdotta nel Piano Triennale 2026, promuoveranno l’innovazione. L’IT-Wallet, in corso di consolidamento, rappresenterà un ulteriore elemento di integrazione tra identità digitale e gestione documentale.
