Il catalogo stampanti e multifunzione Canon è particolarmente ampio, ideale per le aziende di ogni dimensione, dalle PMI alle enterprise multinazionali.
Per parlare della gamma i-SENSYS X, in particolare del modello compatto C1333i, e delle moderne esigenze di digitalizzazione e di integrazione dei flussi documentali, abbiamo incontrato Antonino Migliore, Product Marketing Manager Workspace di Canon Italia.
– Quali sono le moderne esigenze delle imprese in fatto di scansione dei documenti cartacei?
Il trattamento digitale dei documenti è ormai parte integrante di quasi tutte le aziende, ma continua a esistere anche una gestione cartacea; quindi, la grande maggioranza delle società ha un approccio ibrido al trattamento documentale. Più in dettaglio, in base ai dati in possesso di Canon, l’87% delle imprese ha una gestione mista “fisica e digitale”. Esistono anche aziende totalmente paperless, ma sono solo l’11%. Al lato opposto, solo il 2% delle società usa soltanto la carta.
Praticamente tutte le aziende sono interessate alla digitalizzazione, un processo che inizia con la scansione dei documenti cartacei, attraverso un semplice scanner. Tuttavia, per una gestione documentale produttiva è necessario affiancare una piattaforma software, una soluzione che gestisca in toto il flusso digitale.
Il dispositivo più diffuso per questo scopo è la multifunzione, che deve consentire processi rapidi e soprattutto efficienti. I prodotti Canon assicurano una elevata velocità, grazie alla scansione in un singolo passaggio di entrambe le facciate del documento. Per quanto riguarda l’efficienza, la multifunzione deve generare direttamente un file già convertito in testo digitale, indicizzato e pronto da usare.
Con il perfezionarsi della digitalizzazione è facile prevedere una progressiva riduzione dell’impiego delle stampanti (una tendenza già in atto in questo periodo), ma la scansione dei documenti cartacei continuerà ancora – anzi, probabilmente crescerà – per almeno i prossimi cinque anni, perché molte aziende hanno estesi archivi cartacei e la loro trasformazione richiederà anni di lavoro.
In questo processo è fondamentale il riconoscimento dei caratteri di testo e, per questo, Canon ha acquisito I.R.I.S. nel giugno 2013, una società specializzata nello sviluppo di motori OCR a livello professionale e aziendale. L’integrazione dell’OCR di I.R.I.S. nelle multifunzione Canon permette di offrire ai clienti un sistema rapido e affidabile per scansire i documenti e ottenere immediatamente file standard PDF o Word.
– Come coniugare lavoro remoto e gestione dei dati cartacei per le PMI?
Per quanto riguarda le PMI – ma è un discorso che si può estendere ad aziende di qualsiasi dimensione e tipologia – Canon offre soluzioni articolate, sempre basate su unità multifunzione perfettamente integrate con piattaforme cloud. Grazie a questa architettura è possibile sia scansire documenti cartacei e caricarli subito in rete, che prelevare dal cloud file pronti da stampare.
La procedura è interamente gestibile via MFP, grazie a specifici cloud connector integrati, moduli specializzati nella comunicazione con “la nuvola” per la stampa e la scansione. Queste macchine, quindi, funzionano da hub documentali, sono veri e propri nodi per la gestione dei flussi dei documenti.
Esistono anche le multifunzione da scrivania, piccole e compatte, che fanno parte della serie i-SENSYS X (ne parliamo meglio più avanti) e anche queste offrono la scansione e la stampa da cloud. Questo, grazie a una application library, una piattaforma caricata nella multifunzione, in cui si trovano connettori dedicati.
Per quanto riguarda il lavoro da remoto, tutte le multifunzione Canon sono gestibili da dispositivi mobili tramite l’app Canon Print Business, che consente di fare scansioni e stampe ovunque ci si trovi, grazie a driver completi che permettono di impostare tutti i parametri direttamente dallo smartphone, senza particolari limitazioni.
– Quali soluzioni possono essere messe in campo per abilitare processi davvero integrati?
Un processo integrato comprende automatismi per ridurre le operazioni manuali da parte dell’utente; non solo, deve facilitare l’accesso alle informazioni, per risparmiare tempo e ridurre gli errori. Tutto questo vale per le piccole imprese, ma anche per le multinazionali e le società che abilitano il lavoro da remoto per i propri impiegati. Indipendentemente dalle dimensioni delle aziende, è fondamentale garantire loro la possibilità di accedere a un processo di gestione documentale efficace, che agevoli realmente il lavoratore nelle sue attività quotidiane.
Questo è possibile innanzitutto se viene garantita la sicurezza del dato; quindi, le informazioni che viaggiano tra gli utenti e il cloud devono essere protette tramite crittografia; i protocolli di comunicazione usati dalle multifunzione devono essere aggiornati agli standard di sicurezza più recenti.
Ancora, la multifunzione deve potersi integrare con i sistemi gestionali e piattaforme di terze parti, per raggiungere un elevato livello di automazione. Un esempio può essere Canon Therefore Online, che garantisce l’orchestrazione dei contenuti e l’efficienza dei flussi di lavoro documentali. Therefore, tra le sue varie funzioni, si occupa in modo automatizzato del processo di approvazione da parte di molti utenti, senza che questi debbano mandare alcuna e-mail. È il sistema stesso che invia le notifiche alle persone coinvolte.
Canon propone alle imprese anche uniFLOW Online, una singola soluzione software che, per esempio, grazie alla lettura di un barcode inserito nel documento, è in grado di definire dove archiviarlo o spedirlo.
– Quali sono le esigenze di gestione documentale digitale di settori come l’alberghiero, medico e legale?
Esistono settori con esigenze molto specifiche per la gestione documentale, settori dove sono importanti la flessibilità, la sicurezza e la rapidità. Tra questi, il check-in di un hotel o il desk per l’accettazione dei pazienti in uno studio medico. In entrambi i casi sono fondamentali la velocità e la precisione nel trattamento dei documenti da e per il cliente, prestazioni che si ottengono con le multifunzione Canon da scrivania della serie i-SENSYS X, dotate di una libreria di applicazioni che contiene funzioni specifiche per accelerare le procedure di check-in. Per esempio, la scansione della carta di identità del cliente è indirizzata in automatico in una cartella specifica e, attraverso un solo clic, si ottiene la stampa del documento che la persona deve firmare per l’accettazione del servizio che ha richiesto. L’intero processo è quindi rapidissimo e richiede pochi istanti.
Un altro esempio è l’applicazione di un sistema per il riconoscimento del testo che permette di avere un documento in formato digitale e leggibile da un motore di ricerca per individuare le parole chiave che interessano. L’utilità di un OCR appare immediata se pensiamo a studi professionali di avvocati, notai e commercialisti, ambienti dove ancora oggi la carta stampata è molto presente, con pratiche composte da decine, anche centinaia di pagine, con formati differenti a seconda del tipo di documento (F24, scontrini, fatture e così via).
La ricerca di una parola chiave in documenti di queste dimensioni richiederebbe troppo tempo se il risultato della scansione fosse semplicemente una serie di immagini bitmap. Grazie a un OCR, invece, il tempo di ricerca è quasi nullo e l’efficacia è massima.
– Stampa efficiente per le PMI, cosa offre Canon?
Alle PMI, Canon offre stampanti multifunzione in formato A4, laser a colori o bianco e nero, dotate di una application library per automatizzare i processi di scansione e di stampa.
Questi modelli si caratterizzano per una interfaccia utente in lingua italiana. Grazie alla disponibilità di un pannello LCD a colori è possibile interagire rapidamente con il sistema, attraverso App e icone personalizzabili. Le operazioni di tutti i giorni sono alla portata degli utenti meno esperti, così come la gestione di base. Anche le procedure di manutenzione e sostituzione dei consumabili sono state messe a punto per agevolare l’utente finale.
La multifunzione Canon C1333i fa parte della linea i-SENSYS X, è un’unità a colori da scrivania da 4.000 pagine al mese, molto compatta, con un ingombro inferiore del 17% rispetto al modello precedente. Questa riduzione non ha compromesso le funzionalità: la velocità di stampa è di 33 pagine al minuto con una risoluzione di 1.200 DPI, mentre lo scanner processa fino a 100 impressioni al minuto, leggendo fronte e retro in un solo passaggio, con una risoluzione ottica di 600 DPI.
La gamma i-SENSYS X si fa notare anche per la sostenibilità del progetto Canon. Questi prodotti consumano circa il 37% di energia in meno rispetto ai competitor della categoria, un importante conseguimento tecnologico che è valso al produttore il premio Buyers Lab (BLI) 2024-2025.
