Dal 1° gennaio 2024, anche chi opera in regime forfettario è soggetto all’obbligo di fatturazione elettronica. Per questo motivo, è indispensabile familiarizzare con gli strumenti digitali messi a disposizione dei professionisti, i quali offrono anche l’opportunità di semplificare notevolmente la gestione amministrativa della propria attività con tante funzionalità interessanti.
Chi si affaccia per la prima volta alla partita IVA in regime forfettario può essere intimidito da questa novità: nell’articolo di oggi abbiamo dunque raccolto tutti i dettagli sulla fatturazione elettronica forfettari, in modo da semplificare il primo approccio con i software e assicurarsi un’amministrazione fiscale perfettamente in regola.
Cos’è una fattura elettronica?
Iniziando dalle basi, la fattura elettronica è un documento digitale in formato XML, come stabilito dall’Agenzia delle Entrate, che garantisce la lettura e l’elaborazione automatica dei dati. Non si tratta quindi di un semplice PDF, ma di un file specifico che viene inviata al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI), che verifica la sua correttezza e garantisce la regolare archiviazione di una copia a norma per 10 anni.
I dati obbligatori di una fattura elettronica sono analoghi a quelli che venivano inseriti nella vecchia controparte cartacea:
- Intestazione del fornitore e del cliente
- Numero progressivo della fattura elettronica (generato automaticamente)
- Descrizione dei beni o servizi
- Importo
- Modalità e data di pagamento
A questi si aggiungono dati peculiari del documento elettronico, ad esempio il codice destinatario e il codice tipo documento.
Come funziona un software di fatturazione elettronica
Per gestire al meglio la fatturazione elettronica, è consigliabile affidarsi a un software dedicato. Si tratta di programmi generalmente disponibili online, utilizzabili direttamente dal browser da computer. Sono spesso disponibili anche app per facilitare l’uso da smartphone o tablet e vari piani di abbonamento con features extra per esigenze particolari.
Ecco in sintesi le principali funzioni di un software di fatturazione elettronica:
- Creazione della fattura: il software mette a disposizione dell’utente un modulo precompilato dove inserire tutti i dati richiesti;
- Generazione automatica del file XML: la conversione del documento è automatica, sulla base della compilazione effettuata dall’utente;
- Invio al Sistema di Interscambio: terminata la compilazione, la fattura viene trasmessa allo SdI, che ne effettua i controlli formali e la inoltra al cliente.
- Conservazione sostitutiva: il gestionale archivia la fattura in modo conforme alla normativa, rendendola sempre consultabile.
Nel caso dei regimi forfettari è fondamentale assicurarsi che il software gestisca automaticamente le diciture corrette, come l’esenzione IVA in riferimento alla Legge 190/2014.
Errore nella compilazione della fattura elettronica: cosa fare?
Nonostante l’automatizzazione dei processi, può sempre capitare di commettere un errore nella compilazione della fattura elettronica. Nel caso ad esempio un importo sbagliato, un codice fiscale errato o una descrizione non corretta la fattura non può dirsi valida: cosa fare in questi casi?
Se la fattura elettronica non è stata già inviata al Sistema di Interscambio sarà possibile annullarla. Viceversa, non sarà possibile modificare la fattura inviata, ma bisognerà creare un nuovo documento. In tale frangente, si procede in modo differente, a seconda dei casi specifici; alcuni di questi possono prevedere l’emissione di una nota di variazione per rettificare nulla la fattura errata, per poi inviarne una corretta.
