Le stampanti multifunzione e la gestione documentale
Le aziende stanno vivendo un periodo di cambiamento dei sistemi di gestione documentale: dalla stampante multifunzione all'infrastruttura on-premise o cloud.
Nel panorama aziendale contemporaneo, la gestione documentale rappresenta un elemento cruciale per l’efficienza operativa. Le tradizionali stampanti multifunzione (MFP) stanno evolvendo da semplici periferiche di stampa a sofisticati hub digitali che fungono da porta d’accesso principale per l’intero flusso di lavoro documentale. Le aziende italiane, in particolare, si trovano ad affrontare la sfida di integrare questi dispositivi all’interno di sistemi digitali sempre più complessi, dove la carta fisica e i documenti digitali devono coesistere ed essere gestiti con la stessa efficienza.
Hardware intelligente: le MFP di nuova generazione
Le stampanti multifunzione hanno subito una metamorfosi significativa negli ultimi anni. Da semplici dispositivi per la stampa, la copia e la scansione si sono trasformate in veri e propri computer dotati di interfacce touch avanzate, capacità di elaborazione locale e connettività cloud nativa.
Canon Italia ha introdotto sul mercato la serie imageRUNNER ADVANCE DX, composta da stampanti multifunzione dotate di tecnologia di scansione avanzata con sensori a doppia faccia, che permettono di acquisire fino a 270 immagini al minuto con una risoluzione fino a 600×600 dpi. Questi dispositivi implementano algoritmi di machine learning per l’ottimizzazione automatica della qualità delle scansioni e il riconoscimento intelligente dei documenti.
Kyocera Document Solutions ha presentato la serie TASKalfa Pro 15000c, che utilizza tecnologia di stampa a getto d’inchiostro industriale invece della tradizionale tecnologia laser. Questa scelta consente di ridurre significativamente i consumi energetici e la manutenzione necessaria delle stampanti multifunzione, mantenendo al contempo prestazioni elevate con velocità di stampa fino a 150 pagine al minuto.
Un aspetto particolarmente innovativo delle stampanti multifunzione moderne è la loro capacità di fungere da hub per l’acquisizione intelligente dei documenti. La tecnologia OCR (Optical Character Recognition) integrata permette di convertire documenti cartacei in formati digitali ricercabili, mentre algoritmi avanzati di riconoscimento dei moduli possono automaticamente classificare i documenti e indirizzarli verso i flussi di lavoro appropriati.
Xerox ha implementato nella serie AltaLink C8100 tecnologie proprietarie di intelligenza artificiale che possono identificare automaticamente il tipo di documento scandito e pre-compilare i metadati corrispondenti. Il sistema è in grado di riconoscere fatture, DDT, contratti e altri documenti comuni, estraendo automaticamente informazioni chiave come numeri di fattura, date, importi e dati anagrafici.
Architetture software: dall’on-premise al cloud ibrido
Se le stampanti multifunzione sono il punto di contatto fisico con il documento, è l’infrastruttura software che determina realmente l’efficienza e la flessibilità dei sistemi di gestione documentale. In questo ambito, stiamo assistendo a un’evoluzione significativa delle architetture, con un progressivo spostamento verso soluzioni cloud ibride che combinano la sicurezza e il controllo dei sistemi on-premise con la scalabilità e l’accessibilità delle soluzioni cloud.
Engineering, una delle principali realtà italiane nel settore IT, ha sviluppato Digital Enabler Document Management, una piattaforma che integra funzionalità avanzate di gestione documentale all’interno di un framework più ampio di digital transformation. La soluzione permette di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti, dalla creazione alla conservazione a norma, con particolare attenzione agli aspetti di compliance con la normativa italiana ed europea.
La piattaforma si basa su un’architettura a microservizi che può essere implementata sia on-premise sia in cloud, o in configurazioni ibride. Questo approccio offre alle aziende la flessibilità necessaria per adattare la soluzione alle proprie specifiche esigenze, mantenendo al contempo la possibilità di evolvere gradualmente verso modelli più cloud-oriented.
Un trend emergente è rappresentato dalle soluzioni di Document Process Automation (DPA), che integrano capacità di Robotic Process Automation (RPA) e intelligenza artificiale per automatizzare i processi documentali end-to-end. In questo ambito, Intesa (Gruppo IBM) ha sviluppato IN3, una piattaforma che combina strumenti di automazione, firma digitale e conservazione a norma in un unico ecosistema integrato.
Anche le tradizionali software house specializzate in Enterprise Content Management (ECM) stanno evolvendo le proprie soluzioni per abbracciare il paradigma cloud. OpenText ha recentemente lanciato OpenText Core Content, una piattaforma SaaS (Software as a Service) che offre funzionalità avanzate di content management accessibili da qualsiasi dispositivo e localizzazione.
Il vero valore aggiunto delle moderne soluzioni di gestione documentale risiede nella loro capacità di orchestrare flussi di lavoro complessi, riducendo al minimo l’intervento manuale e migliorando la precisione e la tracciabilità di ogni operazione.
Un elemento fondamentale dei moderni workflow documentali è rappresentato dalle tecnologie di estrazione intelligente dei dati. Tungsten Automation ha implementato nella sua piattaforma ReadSoft Online algoritmi di machine learning che possono essere addestrati per riconoscere specifici layout documentali ed estrarre automaticamente informazioni rilevanti. Il sistema migliora progressivamente la sua accuratezza grazie a tecniche di apprendimento supervisionato, richiedendo sempre meno interventi manuali.
Anche la classificazione dei documenti sta beneficiando dell’apporto dell’intelligenza artificiale. IBM ha integrato nella sua suite FileNet capacità di auto-classificazione basate su algoritmi di Natural Language Processing (NLP) che possono analizzare il contenuto testuale dei documenti e assegnare automaticamente categorie e tag rilevanti.
Per quanto riguarda l’elaborazione dei documenti, Adobe Document Cloud, con la sua componente Adobe Sign, ha introdotto funzionalità avanzate di firma elettronica e workflow approvativo che si integrano perfettamente con Microsoft 365 e altre piattaforme di produttività diffuse.
Un aspetto spesso sottovalutato ma cruciale dei flussi documentali moderni è la gestione delle versioni e delle revisioni. DocuWare, soluzione distribuita in Italia da Ricoh, implementa sofisticati meccanismi che permettono di tracciare ogni modifica apportata ai documenti, con possibilità di confronto visuale e ripristino di versioni precedenti.
La sicurezza rappresenta una preoccupazione primaria nella gestione documentale moderna, soprattutto alla luce del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) e di altre normative stringenti in materia di privacy e data protection.
Le moderne soluzioni di Document Management System (DMS) implementano sofisticati meccanismi di controllo degli accessi basati su ruoli (RBAC), che permettono di definire con granularità molto fine chi può accedere a quali documenti e con quali permessi. Questi sistemi possono essere integrati con le directory aziendali (come Active Directory o Azure AD) per garantire una gestione centralizzata delle identità e delle autorizzazioni.
Un aspetto particolarmente critico della sicurezza documentale è rappresentato dalla gestione dei documenti sensibili. Le moderne piattaforme DMS implementano tecnologie di Data Loss Prevention (DLP) che possono identificare automaticamente informazioni sensibili (come dati personali, informazioni finanziarie o segreti industriali) e applicare automaticamente politiche di protezione appropriate, come la crittografia, la redazione automatica o restrizioni alla condivisione.
Microsoft, con la sua piattaforma SharePoint Online, ha implementato funzionalità di Information Rights Management (IRM) che permettono di definire policy di protezione che seguono il documento indipendentemente dalla sua localizzazione. Queste politiche possono includere restrizioni alla stampa, alla copia o all’inoltro, nonché date di scadenza automatiche.
Anche le stampanti multifunzione moderne implementano sofisticati meccanismi di sicurezza. HP, con la sua serie Enterprise Flow, ha introdotto la tecnologia HP Sure Start, che verifica l’integrità del BIOS a ogni avvio prevenendo l’esecuzione di codice malevolo. Inoltre, la funzionalità pull printing permette di lanciare le stampe solo dopo l’autenticazione dell’utente presso il dispositivo, evitando che documenti sensibili rimangano incustoditi nei vassoi di output.
Il settore della gestione documentale sta attraversando una fase di profonda trasformazione, guidata dall’emergere di tecnologie avanzate che ridefiniscono i paradigmi tradizionali.
Una delle tendenze più significative è rappresentata dall’applicazione diffusa di tecnologie di intelligenza artificiale e machine learning. Le piattaforme di gestione documentale di nuova generazione stanno integrando capacità avanzate di comprensione del linguaggio naturale, classificazione automatica e estrazione di insight dai documenti. Questi sistemi possono analizzare grandi volumi di documenti non strutturati e scanditi dalle stampanti multifunzione, per identificare pattern, tendenze e correlazioni che sfuggirebbero all’analisi manuale.
IBM Watson Discovery rappresenta un esempio emblematico di questa tendenza. La piattaforma può analizzare documenti in diversi formati, comprendere il contesto e le relazioni semantiche, ed estrarre automaticamente entità rilevanti come nomi, organizzazioni, luoghi e date. Queste capacità possono essere applicate in diversi ambiti, dalla due diligence legale all’analisi di contratti, fino al knowledge management avanzato.
Un’altra tecnologia emergente è rappresentata dalla blockchain applicata alla gestione documentale. Le caratteristiche intrinseche della blockchain, come l’immutabilità e la tracciabilità, la rendono particolarmente adatta per applicazioni che richiedono elevati livelli di fiducia e verificabilità. Notarify ha sviluppato una piattaforma che utilizza la blockchain per la notarizzazione digitale di documenti, fornendo prove crittografiche dell’esistenza, integrità e timestamp di un documento senza necessità di intermediari.
La tecnologia Distributed Ledger (DLT) può essere utilizzata per creare un audit trail immutabile che traccia ogni accesso, modifica o condivisione di un documento, fornendo un livello di accountability senza precedenti. Questo approccio è particolarmente rilevante in settori altamente regolamentati come quello finanziario o sanitario, dove la compliance normativa richiede elevati standard di tracciabilità.
