Gestione documentale, le soluzioni Brother per gli uffici

Costi, complessità e rischi. Sono queste le tre parole chiave che predominano quando parliamo di gestione documentale, ovvero dell’utilizzo di soluzioni e dispositivi utili a gestire e tracciare documenti cartacei oppure creati direttamente in formato digitale o acquisiti tramite scanner. Ce ne parla Lorenzo Matteoni, Senior Manager Marketing di Brother Italia.

All’interno dei workflow aziendali, il ciclo di vita di un documento ha un ruolo di primo piano. Di conseguenza, la possibilità di archiviare un documento in modo semplice e organizzato, di reperirlo facilmente e anche di stamparlo tramite un dispositivo mobile ovunque ci si trovi sono aspetti che possono fare la differenza dal punto di vista operativo. Inoltre, avere una visione chiara fin da subito dei costi evita di avere spiacevoli sorprese sul bilancio di fine anno.
Nell’era dell’industria 4.0 e in cui la parola d’ordine è digitalizzazione non si può più rischiare che una vendita o una qualsiasi altra attività aziendale non possa essere portata a compimento a causa di una carenza nel processo di gestione documentale. Per non parlare poi del fatto che un’efficiente gestione documentale permette di avere una più rapida circolazione delle informazioni all’interno dei vari dipartimenti delle aziende.

Una gestione documentale efficace

Essa si basa su soluzioni che mettono insieme hardware e software, con l’obiettivo di gestire nel miglior modo possibile il ciclo di vita di un documento. Tuttavia, tradizionalmente, il dispositivo che per antonomasia è sinonimo di gestione documentale è la stampante. E siccome la stampa continua a rappresentare un aspetto importante per la stragrande maggioranza delle aziende, è strategico poter disporre di prodotti in grado di soddisfare le specifiche esigenze.

Negli ultimi anni, all’interno delle aziende abbiamo assistito ad un vero cambio di paradigma e di visione. Le organizzazioni hanno infatti dovuto ridisegnare l’office layout, riconsiderando gli spazi e i luoghi. A livello organizzativo è stato inevitabile il passaggio dal WorkPlace, con tutti i lavoratori nello stesso luogo, al WorkSpace, ambito che vede i lavoratori in spazi e in fusi orari differenti. In questo nuovo scenario il mondo del document management ha giocato un ruolo importante, perché è stato fondamentale studiare strategie ad hoc che non pregiudicassero l’efficienza delle attività aziendali. Una di queste strategie è rappresentata dal Balanced Deployment, che consiste nel suddividere in modo ottimale e più capillare il carico di lavoro all’interno degli uffici, sostituendo le grandi stampanti A3 con più unità in formato A4 compatte, performanti ma soprattutto più vicine alle singole postazioni di lavoro.

L’introduzione di scanner è un altro elemento di “bilanciamento”, perché chi necessità di fare solo la scansione di un documento non deve necessariamente attendere la conclusione delle stampe dei colleghi e viceversa. A questo si aggiunge il concetto di decentralizzazione, che consiste nel posizionare più stampanti all’interno dello stesso dipartimento. Queste soluzioni di stampa e scansione mettono insieme velocità, efficienza e sicurezza.

Per scegliere il dispositivo più adatto alle proprie esigenze aziendali, il primo aspetto da valutare dovrebbe essere il possibile carico di lavoro mensile.
Un altro elemento da non sottovalutare è la possibilità di aggiungere degli accessori, come per esempio un cassetto addizionale per la carta qualora si preveda di poter avere dei picchi di lavoro in determinati periodi.
Inoltre, anche la velocità di stampa dà un’idea delle prestazioni della stampante. Oltre a questo, i dispositivi Brother garantiscono la sicurezza del documento, massima riservatezza dei documenti in stampa e protezione dagli attacchi informatici.

Soluzioni, costi, benefici

Un aspetto da valutare è il tipo di prodotto: è sufficiente un dispositivo che stampi solamente o può essere più utile alla gestione documentale aziendale poter disporre di un prodotto che sia in grado anche di digitalizzare documenti? La scelta dipende ovviamente dalle singole necessità aziendali, ma la tendenza è di puntare su un prodotto che all’occorrenza permetta anche di digitalizzare documenti. Fra i prodotti più indicati per rispondere alle esigenze di stampa odierne troviamo la stampante multifunzione laser monocromatica professionale “all-in-one” MFC-L6910DN e la stampante multifunzione laser a colori professionale MFC-L9670CDN.

Un discorso a parte meritano i costi di stampa, che solitamente si tendono ad assimilare a quelli della carta e del toner. In questo modo però si commette un errore importante: nel computo globale bisogna infatti includere anche le spese per la manutenzione e per eventuali servizi che vanno acquistati all’esterno se non si posseggono le adeguate competenze interne. Questo aspetto, spesso trascurato, può far lievitare i costi di stampa.

Per evitare che ciò accada, Brother propone Pagine+, un servizio di stampa gestita nato per offrire un maggiore controllo su periferiche e materiali di consumo e per garantire un migliore governo del ciclo di vita dei documenti, eliminando i classici confini tra carta e digitale.
Pagine+ è in grado di offrire non solo meno costi e maggiore produttività ma anche massima sicurezza.

Sicurezza e conformità

Brother assicura il controllo delle stampe in uscita mediante la soluzione integrata Secure Function Lock (Blocco selettivo di sicurezza delle funzionalità), che permette di assegnare ad ogni utente funzioni di stampa differenziate, attivabili attraverso un’autenticazione con schede di identificazione NFC o PIN. Per prevenire i rischi associati a violazioni di documenti memorizzati sugli hard disk interni alle periferiche, molti dispositivi Brother non necessitano, poi, di dischi fissi per l’esecuzione delle operazioni di stampa, mentre per impedire fughe di informazioni le macchine laser di fascia alta sono tutte dotate delle funzionalità di sicurezza TLS/SSL.

Brother produce stampanti, infine, in grado di bloccare a distanza chiunque acceda al dispositivo tramite la rete, filtrando gli indirizzi IP e sfruttando il controllo di protocolli, che consente agli amministratori di disattivare quelli non necessari senza bloccare completamente l’accesso a tutte le funzioni, come FTP o SMTP.

Inoltre, tra le misure tecniche e organizzative richieste a seguito dell’introduzione del GDPR vi è la necessità di proteggere i dati personali contro l’elaborazione non autorizzata, perdite e furti accidentali. Pertanto, le organizzazioni devono dimostrare un controllo completo sulla sicurezza delle informazioni. Per essere conformi con i requisiti richiesti, è opportuno implementare alcune misure, quali: proteggere informazioni sensibili presenti nelle infrastrutture di stampa e nei documenti stampati; prevenire la condivisione accidentale di dati sensibili; avere processi snelli e veloci di rilevamento violazioni e avere processi documentati e tracciati.

L’azienda deve quindi assicurarsi che tutte le stampanti e multifunzione collegati in rete siano protetti a livello di dispositivo, documento e utente. Per questo possono essere preziosi i servizi di stampa gestita Brother (MPS): mentre supportano l’azienda nella gestione della propria infrastruttura di stampa, questi possono mantenere alto nel tempo il livello della security, ovvero la resilienza contro i tentativi di hackeraggio, il monitoraggio dell’infrastruttura di stampa, le politiche di sicurezza e la consapevolezza degli utenti.

Le offerte MPS non sono tutte uguali

La nostra offerta Pagine+ offre controllo dei costi, monitoring dettagliato dei volumi di stampa, consegna dei consumabili, assistenza, supporto tecnico e security printing. Grazie alla sua consulenza strategica, Brother è in grado non solo di migliorare la sicurezza, ma anche di abbattere i costi e aumentare la produttività, identificando la dispersione di risorse e le criticità dei processi di stampa, per fornire una soluzione personalizzata a partire dalle esigenze del cliente. Consulenza, quella di Brother, che parte da una valutazione completa della sicurezza dell’infrastruttura di stampa per identificare eventuali lacune nel parco esistente.

Questa fase è indispensabile per comprendere appieno le esigenze aziendali, raccogliere i dati relativi al parco e ai processi documentali, e costruire, passo dopo passo, un’infrastruttura di stampa affidabile e sicura. Sulla base dei dati raccolti durante la prima fase viene sviluppato il progetto implementativo, tenendo presenti le esigenze aziendali e le inefficienze su cui intervenire. In particolare, in questa fase deve essere messo a punto un corretto bilanciamento delle periferiche di stampa, studiandone la giusta collocazione in funzione delle effettive necessità degli utenti.

L’implementazione delle nuove soluzioni e dei nuovi servizi MPS viene normalmente eseguita minimizzando l’impatto sull’operatività quotidiana per non causarne interruzioni. Il mantenimento dei livelli di servizio prospettati in fase di progettazione viene garantito attraverso una serie di attività di reportistica e monitoraggio, che permettono un controllo costante dei dispositivi. La logica dei servizi di stampa gestita è soprattutto quella di garantire un’ottimizzazione continua degli ambienti di printing, adattando l’offerta alle nuove esigenze che possono nascere all’interno di un’azienda. Questa fase prevede, quindi, una consulenza periodica che prenda in riesame le soluzioni e i servizi proposti, riformulandoli in funzione di nuove normative, cambiamenti organizzativi e di tutto ciò che può modificare i flussi documentali di una organizzazione.

Per avere processi di stampa, copia e scansione adeguati all’infrastruttura di stampa e conformi alle normative, la soluzione è di affidarsi al Brother Special Solutions Team (SST), un team di esperti di settore in grado di customizzare o creare soluzioni dedicate su specifiche richieste del cliente. L’approccio collaborativo unisce l’esperienza del team di Software Engineers all’esperienza di Business Analyst, per costruire la soluzione adatta a tutte le esigenze, le più diverse.