La piattaforma Ricoh DocuWare favorisce una efficiente automazione dei processi, come dimostrano i progetti realizzati in Allieri Trasporti e in G.M.P. Group.
Perché puntare su automazione e tecnologie per aumentare la produttività?
I flussi di lavoro rappresentano da sempre un collo di bottiglia nel workflow aziendale: adottare innovazioni tecnologiche a supporto dei processi aziendali è quindi sicuramente un fattore abilitante. Questo snodo fondamentale, però, deve essere accompagnato da altri elementi fondanti e da un cambio di passo culturale che permea tutta l’impresa grazie ad azioni mirate di change management.
È necessario, oggi più che mai, un sistema flessibile ed efficace che si adatti alle necessità concrete dell’azienda e che abbia una struttura a moduli scalabili e personalizzabili. Gli utenti, oggi, devono poter analizzare i dati aziendali e gestire i processi in modo semplice e veloce, eliminando le inefficienze e, di conseguenza, accelerando il workflow. In questo modo è possibile risparmiare tempo e costi da destinare ad attività a maggior valore aggiunto.
Non solo, una moderna piattaforma di document management e workflow automation deve contemplare l’utilizzo di un sistema di intelligenza artificiale per una migliore gestione delle informazioni e delle decisioni. Sistemi di AI, in collaborazione con applicativi esistenti, possono infatti portare a un ulteriore vantaggio competitivo garantendo una maggiore efficacia.
DocuWare è la soluzione di Ricoh pensata per rispondere alle esigenze delle aziende e capace di offrire strumenti completi per aggregare informazioni e automatizzare i processi. La piattaforma permette di integrare originali da scansioni, così come file creati con altri software, ma anche e-mail e relativi allegati.
L’archivio generato, mantenuto in cloud oppure on-premise, è sottoposto a indicizzazione permanente: le informazioni richieste risultano così accessibili da qualsiasi browser o dispositivo mobile, per un accesso e una condivisione immediati tramite qualsiasi sistema IT aziendale.
Automazione dei processi, le potenzialità di DocuWare in Allieri Trasporti
Sono molte le aziende che hanno scelto DocuWare, beneficiando di un deciso incremento della produttività dei team di lavoro, della sicurezza e della conformità dei dati trattati.
Tra queste, Allieri Trasporti di Seriate (BG), attiva nel settore dello stoccaggio, trasporto e logistica di merci zootecniche, zoochimiche e pericolose.
Per operare al meglio, negli anni, l’azienda ha sviluppato in-house e usato in larga misura un software per la contabilità. Per portare avanti il processo di digitalizzazione si è tuttavia affidata alle soluzioni di Ricoh Italia, in particolar modo per l’orchestrazione e dematerializzazione dei documenti di trasporto, precedentemente gestiti in forma cartacea.
Tra gli obiettivi, la volontà di eliminare potenziali errori manuali, così come incrementare la velocità di reperimento delle informazioni, facilitando la tracciabilità, l’integrazione e l’archiviazione dei documenti.
Adottando DocuWare di Ricoh è stato possibile digitalizzare i DDT con l’ausilio di specifiche etichette e codici a barre. Grazie a questi elementi, il sistema è in grado di protocollare e identificare il documento in modo univoco. La successiva fase di scansione permette la lettura da parte di DocuWare e l’abilitazione di flussi di lavoro differenziati (fatturazione e documenti di trasporto).
I dati sono ora facilmente ricercabili, grazie anche alla funzione Intelligent Index. Mediante intelligenza artificiale e machine learning la soluzione è in grado di “leggere e apprendere” il contenuto dei documenti, migliorando progressivamente il riconoscimento e la successiva gestione.
Il progetto realizzato con Ricoh ha permesso ad Allieri Trasporti di migliorare la produttività giornaliera e il supporto clienti.
DocuWare per G.M.P. Group
Un’altra realtà italiana proiettata al futuro ha tratto vantaggio dall’uso di DocuWare: G.M.P. Group è un’azienda specializzata nella progettazione e produzione in serie di cerchi in lega after market di alta qualità. Presso la sede di Albano Sant’Alessandro (BG) si realizzano circa 300mila cerchi all’anno.
Tra le esigenze fondamentali per il Gruppo, in piena fase di trasformazione digitale, vi era la necessità di automatizzare la gestione dei processi legati alle non conformità.
Parliamo di procedure precedentemente orchestrate attraverso obsolete piattaforme software, molto lente e complesse.
G.M.P. Group ha scelto DocuWare in funzione della grande flessibilità offerta, anche in rapporto alle soluzioni presenti sul mercato e appositamente studiate per la gestione della qualità.
L’azienda richiedeva infatti la possibilità di avviare una gestione condivisa delle informazioni, oltre a flussi efficaci per l’automazione dell’iter di gestione delle non conformità. Analogamente si rendevano necessarie caratteristiche quali il controllo e il monitoraggio dei processi, una elevata sicurezza dei dati e della proprietà intellettuale e la creazione di un archivio strutturato per tutta la documentazione.
Con DocuWare tutto questo è stato implementato in tempi ridotti: quando si verifica una non conformità, gli operatori dell’ufficio Qualità utilizzano il sistema Ricoh per aprire una pratica che viene indirizzata in automatico al responsabile del reparto coinvolto.
Successivamente, l’addetto può gestire la problematica in modo diretto, compilando la documentazione preposta e confermando il completamento dell’attività che, a questo punto, torna in carico alla Qualità che ne verifica la correttezza e la completezza per intraprendere le opportune azioni correttive.
Considerando l’efficacia della soluzione adottata per questa specifica di lavorazione, l’azienda sta progettando ulteriori step per la digitalizzazione e la gestione documentale, così da poter efficientare ulteriori processi e procedure.
