La digitalizzazione dei processi aziendali è un percorso a più tappe: per raggiungere l’obiettivo finale è necessario affidarsi agli esperti. Brother aiuta le imprese passo dopo passo.
A seguito della pandemia, il settore privato e quello pubblico hanno sperimentato una accelerazione verso i processi in forma digitale. Per certi aspetti, l’emergenza sanitaria ha agito da catalizzatore, stimolando investimenti rapidi e immediati in tecnologia, per assicurare la continuità di servizio.
Come può la digitalizzazione migliorare il processo decisionale?
Sta tutto nei dati.
Alimentare i dati analitici con informazioni di qualità può fornire valutazioni solide che portano a decisioni più informate, a livello tattico e strategico.
Attraverso la trasformazione digitale, è possibile migliorare i processi e ottimizzare le interazioni. Tuttavia, per superare la resistenza al cambiamento può rendersi necessario un aiuto; spesso questo deve venire da terze parti.
Oltre al supporto nello sviluppo del progetto, le imprese hanno bisogno di strutturare un percorso a tappe. Prima di tutto è indispensabile individuare partner di servizi esterni che possano fornire la formazione, la conoscenza e l’esperienza. Avendo già affrontato il processo in precedenza potranno valutare appieno la situazione attuale e garantire che le fasi cruciali non vengano trascurate.
La digitalizzazione dei processi aziendali
Brother, quale interlocutore esperto attivo nel settore delle soluzioni di stampa, gestione documentale ed etichettatura, suggerisce architetture e strategie per il rinnovamento dei processi aziendali. La tanto declamata trasformazione digitale mette al centro la gestione dei flussi documentali delle organizzazioni, chiamate a riformulare i tradizionali cicli cartacei all’interno di nuovi processi.
Questo percorso evolutivo si colloca anche tra le pagine dell’Agenda Digitale, il documento programmatico con cui ogni Paese europeo si impegna a incentivare l’innovazione digitale.
Nello specifico, “Strategia Italia 2025” mette in risalto le sfide di crescita, per uno sviluppo sostenibile direttamente correlato agli obiettivi delle Nazioni Unite. Le direttrici che guidano l’innovazione in azienda sono: una società digitale, un obiettivo innovazione e uno sviluppo sostenibile e inclusivo.
Il contributo delle persone
Nello specifico, la digitalizzazione dei processi e delle strutture fa parte di un quadro più ampio. Occorre una presa di coscienza collettiva per ottenere i risultati attesi. Attualmente, secondo la classifica 2020 del Digital Economy and Society Index (DESI), l’Italia è al 25esimo posto (su 28 Stati membri dell’UE), davanti soltanto a Romania, Grecia e Bulgaria, con un risultato di 9 punti inferiore alla media europea.
Imprese e individui sono perciò chiamati a dare il loro contributo alla trasformazione e, in questo contesto, si afferma anche un fenomeno già in atto: la “migrazione” del flusso documentale verso soluzioni che utilizzano il cloud.
In questo scenario, la produzione di documenti cartacei rimane fondamentale. Il digitale non elimina la stampa, ma ne amplifica le possibilità, abilitando schemi più efficienti, per una gestione dei supporti in linea con le necessità di produttività, sicurezza dei dati e controllo delle procedure e dei costi.
Qui, si inseriscono i servizi di stampa gestita (Managed Print Services – MPS) forniti da Brother. Parliamo di una soluzione che permette di acquisire il controllo del flusso documentale in ambito lavorativo, garantendo la possibilità di automatizzare il lavoro, aumentare la produttività e migliorare la sostenibilità.
Digitale e stampa gestita per eliminare le inefficienze
Tra le inefficienze più frequenti si evidenzia un parco macchine inadatto alla realtà aziendale. In alcuni casi dispositivi e piattaforme risultano inferiori o superiori alle reali necessità. In altri casi, invece, non sono in linea con le richieste di privacy, sicurezza e di distanziamento sociale imposte di recente dalla pandemia di Covid-19.
Brother evidenzia anche problematiche nella gestione delle scorte, nella scelta per le stampe a colori e nell’utilizzo della funzionalità duplex. All’atto pratico, l’inefficienza dei flussi di stampa si riflette anche su altre aree aziendali.
Tra queste, il reparto IT. In molte organizzazioni, il 50% delle chiamate all’help desk riguarda criticità legate alle stampanti.
Più in generale l’analisi dell’ambiente di stampa è il primo passo per l’individuazione delle potenziali inefficienze. L’eliminazione dei gap nella produzione contribuisce alla creazione di una nuova “cultura della stampa”, un’operazione che può arrivare a generare risparmi al di sopra del 25%.
Stampa gestita: sicurezza e tanto altro
In questo percorso di ottimizzazione e miglioramento delle prospettive di business, i servizi di stampa gestita sono la risposta alle lacune generate da un ambiente di stampa inefficiente.
I servizi MPS accelerano la produttività aziendale grazie all’ottimizzazione dei processi legati ai flussi documentali. I software di print management semplificano le operazioni di stampa e consentono di monitorare le attività di printing lanciate da tutti gli endpoint, inclusi quelli mobili come smartphone e tablet. A questo si aggiunge la prevenzione dei fermi macchina grazie a un monitoraggio costante dei dispositivi e all’aggiornamento dei software.
MPS sicuri con Brother
La sicurezza delle informazioni, sia in formato digitale sia in quello cartaceo, è un prerequisito imprescindibile. Brother assicura il controllo delle stampe in uscita mediante la soluzione integrata Secure Function Lock, che permette di assegnare a ogni utente funzioni di stampa differenziate, attivabili attraverso l’autenticazione con l’utilizzo di schede di identificazione NFC (Near Field Communication) o Pin.
La sicurezza a fronte di eventuali violazioni informatiche è inoltre garantita dall’assenza di dischi fissi nelle periferiche. Analogamente, per impedire fughe di dati, le macchine laser di fascia alta sono tutte dotate delle funzionalità di sicurezza dei protocolli criptografici TLS/SSL e di filtraggio IP.
Brother SecurePro consente di limitare l’impatto ambientale grazie alla gestione degli accessi e al monitoraggio dell’infrastruttura di stampa.
Sfruttando Pull Printing e una “coda di stampa virtuale” dei documenti inviati alla stampa, è possibile abilitare il controllo da remoto e il ritiro soltanto all’utente in grado di autenticarsi “fisicamente” alla macchina.
La digitalizzazione dei processi aziendali
Brother propone soluzioni per tutti i segmenti di mercato e assiste le PMI con una offerta MPS a loro dedicata. Il servizio Pagine+ include la consulenza al cliente per lo sviluppo e la gestione dei documenti, e per la creazione di metodologie per l’ottimizzazione dei processi di stampa.
Il percorso consulenziale comprende il calcolo del Total Cost of Ownership (TCO) in termini di costo per pagina prodotta; la valutazione degli obiettivi dell’azienda; il supporto nella scelta del miglior hardware di stampa; e la presentazione dei risultati ottenuti.
Non solo, Brother Pagine+ mette a disposizione i dispositivi di output, l’installazione, la fornitura di consumabili e l’assistenza tecnica, oltre a un certo numero di pagine stabilito in funzione degli effettivi carichi medi mensili.
In questo modo le aziende potranno gestire la fatturazione semestrale delle pagine realmente prodotte, gestendo a parte le stampe eccedenti.
Anche grazie a questi servizi, Brother si dimostra sempre vicina alle realtà di business distribuite sul territorio, indipendentemente dalle dimensioni dell’impresa e dal settore.
