Il futuro degli ambienti di lavoro cambia rapidamente, occorrono tecnologie abilitanti per la business agility; Canon supporta attivamente la trasformazione in atto.
Le aziende stanno riorganizzando e ridefinendo le modalità e gli spazi di lavoro. L’ufficio “tradizionale” resterà una componente importante, i dipendenti desiderano continuare a interagire di persona con i propri colleghi. Ciò apre a scenari sinora solo parzialmente esplorati. Si va verso un workplace ibrido, che contempla il lavoro in ufficio e da remoto.
La pandemia ha accelerato la digital transformation delle realtà professionali, anche le più piccole. Le imprese hanno potuto constatare i vantaggi delle tecnologie digitali, dal cloud alla collaborazione a distanza, dalla gestione dei dispositivi remoti alla condivisione di file e documenti.
Abilitare il lavoro smart
Per far sì che gli sforzi già compiuti possano tradursi in vera efficienza e in maggiore produttività per team e dipendenti, occorre continuare a innovare. La vera potenzialità di questi progetti di rinnovamento si realizza solo se le tecnologie digitali vengono integrate negli uffici. Piattaforme, architetture e servizi divengono così strumenti abilitanti che consentono alle persone di lavorare e collaborare ovunque si trovino, grazie ad esempio a dispositivi multifunzione connessi al cloud che semplificano il passaggio dalla carta al digitale e l’accesso alle informazioni.
Di fatto, se l’ufficio fisico continua a giocare un ruolo importante, le tecnologie possono aiutare nella gestione efficiente degli spazi e a potenziare la business agility. Esistono infatti soluzioni che permettono di tracciare gli accessi per prenotare gli spazi condivisi e le scrivanie in ottemperanza alle regole del distanziamento. Oppure ancora device per la visualizzazione e la collaborazione integrata, o per la gestione di asset aziendali o beni personali.
Inevitabilmente, per supportare il cambiamento in atto, oltre alle tecnologie, occorre essere focalizzati sui processi aziendali, favorendo il dialogo tra le parti e diffondendo cultura a tutti i livelli.
Occorre infatti ricordare che sono le persone il vero centro della trasformazione. Abilitando schemi di comunicazione che favoriscano la crescita del personale, il processo di rinnovamento può essere davvero pervasivo e totale.
La business agility secondo Canon
Le soluzioni di automazione dei processi in cloud di Canon sfruttano l’architettura SaaS end-to-end, per una gestione cloud-based. Ogni dispositivo connesso “alla nuvola” costituisce un tassello fondamentale per abilitare la trasformazione digitale.
L’architettura proposta da Canon risponde direttamente alle sfide e alle sollecitazioni che le imprese si trovano a dover gestire oggigiorno.
Le aziende devono infatti controllare la crescente quantità di contenuti riservati presenti negli ambienti aziendali e si scontrano spesso con la complessità delle soluzioni di gestione delle informazioni presenti sul mercato.
Non solo, manutenere repository e archivi di dati sensibili implica un adeguato livello di sicurezza, essenziale per garantire la conformità normativa. Specifiche politiche di conservazione dei dati e ambienti di lavoro che adottano documenti cartacei e digitali possono aumentare la difficoltà di gestione.
Canon propone una soluzione di “Process Automation” attraverso sottoscrizioni mensili, un unico interlocutore per un controllo esteso e puntuale. Parliamo di un servizio gestito, erogato tramite la piattaforma public cloud di Microsoft Azure e progettata per permettere alle PMI di migliorare la propria efficienza; questo grazie a una superiore capacità di gestione delle informazioni e dei contenuti. Il tutto, senza la necessità di consulenti IT.
I documenti cartacei vengono facilmente acquisiti dai dispositivi multifunzione Canon, connessi direttamente al cloud, mentre i documenti digitali vengono gestiti in cloud tramite il semplice browser di un PC/laptop.
Process Automation per la business agility
I documenti di business o sensibili come contratti, fatture o altre tipologie vengono classificati e indicizzati in seguito all’acquisizione e/o all’estrazione automatica dei contenuti rilevanti, in linea con le esigenze documentali del cliente.
Collaborazione è la parola d’ordine! Grazie ai flussi di lavoro e di approvazione digitale, la sicurezza e la conformità dei contenuti migliorano notevolmente attraverso configurazioni semplici e veloci.
Vengono messi a disposizione template preconfigurati, essenziali per migliorare i principali processi aziendali (digitalizzazione HR, elaborazione fatture, gestione contratti…). Gli ambienti di lavoro più evoluti possono ulteriormente progredire configurando e progettando workflow personalizzati per esigenze specifiche
I processi di automazione consentono di velocizzare le attività quotidiane, come: evasione degli ordini, gestione delle comunicazioni, logistica e distribuzione, gestione degli esami, gestione degli incidenti, spese di viaggio, affari legali e pubblici…
La soluzione Canon di Process Automation via public cloud sfrutta tutti i vantaggi della piattaforma cloud Microsoft Azure. Ciò significa: sicurezza, scalabilità e resilienza.
Dati e accessibilità perpetua sono garantiti da una infrastruttura che può contare su data center in Europa gestiti da gruppi di supporto europei, con servizio 24/7.
L’architettura ad alta resilienza è, inoltre, intrinsecamente sicura. È infatti conforme agli standard e alle politiche di sicurezza di Canon, che includono la valutazione della vulnerabilità e dei criteri e la gestione secondo i Protocolli ISO27001, PCI e GDPR. Sono inoltre incluse applicazioni, infrastruttura e monitoraggio sintetico, oltre ad antivirus basato su host.
Agilità firmata Canon, quali vantaggi?
La soluzione Canon di Process Automation offre la possibilità di migliorare i processi aziendali, il tutto attraverso una piattaforma di facile interpretazione e manutenzione.
Implementazione basata su procedure guidate e strumenti di autoconfigurazione fa sì che i servizi professionali siano realmente “a portata di click”. Le applicazioni e i flussi di lavoro preconfigurati rendono semplice implementare nuovi schemi di lavoro e trasformare l’organizzazione a partire dalle sue fondamenta.
La centralizzazione attraverso il cloud assicura maggiore produttività ed efficienza, riducendo il tempo che i dipendenti devono dedicare alle attività ripetitive e a basso valore aggiunto.
L’automazione abilita il lavoro agile distribuito e la collaboration pervasiva, pur mantenendo elevati standard di security. L’infrastruttura Canon permette di armonizzare i processi di gestione di documenti e contenuti in più reparti e sedi, grazie a una piattaforma cloud accessibile da MFP e device utente.
L’automazione dei processi in cloud proposta da Canon è alla portata delle PMI e può soddisfare facilmente le esigenze di gestione dei documenti e delle informazioni di qualsiasi realtà. Indipendentemente dalle dimensioni aziendali, questo strumento consente di ottimizzare l’intera forza lavoro, per un vero salto di qualità nella gestione delle informazioni.
