Gestione documentale SB Italia, proteggere e archiviare il business

I documenti possono essere gestiti automaticamente, caricati in rete e conservati a lungo senza alterazioni.

Gestione documentale SB Italia

SB Italia sottolinea l’importanza dei processi di gestione documentale, oggi ancor più determinanti per ottimizzare lo smart working.

Oggi più che mai è cruciale poter gestire l’intera catena delle informazioni, ma come “maneggiare” e conservare la quantità di documenti che vengono prodotti all’interno degli uffici? Ordini, fatture, fax, presentazioni, offerte: tutti documenti che devono essere quotidianamente revisionati, approvati, condivisi.

Nel tempo è stato possibile velocizzare e riorganizzare l’intero processo con l’utilizzo di archivi elettronici. I documenti possono essere gestiti automaticamente, caricati in rete e conservati a lungo senza alterazioni.

Secondo i dati raccolti dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2019 lo smart working ha riguardato circa 570.000 lavoratori, il 20% in più rispetto all’anno precedente.

Gestione documentale SB Italia

Con i dipendenti e i collaboratori che lavorano da remoto sono nate nuove opportunità e nuove problematiche. Tra queste ultime, possiamo citare lo scarso “coinvolgimento aziendale”, un senso crescente di alienazione e la difficoltà nel gestire orari lavorativi e privati.

Per le aziende, la gestione documentale da remoto rappresenta un problema reale e tangibile. Attualmente, in un regime di smart working i documenti cartacei vengono spesso scansionati, fotografati e inviati via mail. Il file creato è archiviato in uno dei terminali personali del dipendente, senza nessuna reale garanzia di sicurezza e di conservazione. Di fatto, in una parola, non viene “gestito”.

Pablo Pellegrini, Business Unit Manager Document Management, Workflow & Services di SB Italia, Digital Innovation Company
La situazione di emergenza che abbiamo vissuto ha portato alla luce le differenze sostanziali tra le realtà già dotate di strumenti idonei per una corretta gestione del patrimonio documentale aziendale e dei processi, che sono state in grado di reagire al lockdown improvviso senza traumi, e quelle che invece ancora non avevano investito in tal senso, e che si sono trovate realmente spiazzate.

L’organizzazione di un archivio aziendale non può essere affidata alla discrezionalità e alla buona volontà di un dipendente, così come oggi non è più possibile una gestione esclusivamente cartacea del documento aziendale con processi destrutturati non supportati dai sistemi informativi: pensiamo a quanti documenti sono stati “imprigionati” all’interno degli uffici per mesi, quanto avrebbero potuto essere sicuramente più utili se disponibili in modalità digitale.

SB Italia è il partner ideale per tutte quelle realtà che necessitano di un progetto di gestione digitale in grado di portare efficienza nei processi aziendali. I nostri progetti partono dalla gestione dei documenti per arrivare alla implementazione dell’intero processo digitale, con soluzioni scalabili e tailor made.