Glickon: come rendere efficaci i meeting da remoto rispondendo alle 6 sfide da affrontare e garantendo produttività e benessere. Le riunioni via video sono tornate e mentre la frequenza delle riunioni è aumentata del 23%, Gartner ha rilevato che la capacità di concentrazione è invece calata del 29%. Negli ultimi mesi il numero di meeting da remoto è aumentato esponenzialmente e si stima che entro il 2024 le riunioni in presenza saranno solamente il 20% del totale, contro il 60% attuale.
Se da un lato permettono di continuare a lavorare anche a distanza, le video-riunioni però portano con sé alcune sfide: dal sovraccarico di riunioni all’assenza di un leader. Glickon ha individuato 6 problemi che ogni organizzazione deve affrontare per evitare che i meeting da remoto diventino causa di stress e scarsa collaborazione e un ostacolo per la comunicazione.
Rendere efficaci i meeting da remoto
Sovraccarico di riunioni. Organizzare meeting da remoto è facile e veloce, si tende quindi ad abusarne, fondamentale però tenere a mente che solo un meeting necessario è un meeting efficace.
Scarsa partecipazione. Le distrazioni nel lavoro da remoto, si moltiplicano ed è difficile mantenere la concentrazione a lungo. Importante è quindi fissare dei momenti che siano esclusivamente dedicati alle riunioni, in gruppi piccoli così che i partecipanti siano parte attiva dell’incontro e non rischino di distrarsi.
Assenza di un leader. La persona che ha convocato il meeting deve anche guidarlo. Fare le presentazioni se necessario, concedere la parola, riportare tutti sull’ordine del giorno.
Rendere efficaci i meeting da remoto
Mancanza di un metodo condiviso. Ogni azienda deve fissare alcune regole condivise mirate a definire agenda, follow-up e next steps. In questo modo si eviteranno intoppi nelle riunioni.
Strumenti tecnici inadeguati. Dal momento in cui ai dipendenti viene data la possibilità di lavorare da casa, ogni azienda dovrebbe accertarsi che dispongano di software e hardware per le video riunioni.
Scarsa chiarezza nell’esito. Uno dei problemi che rende inefficace una riunione, è la confusione che regna quando si conclude. Per assicurarsi che ognuno sappia cosa fare e per quando, potrebbe essere utile fare un breve recap prima di terminare l’incontro.
Rendere efficaci i meeting da remoto
Glickon suggerisce a manager e responsabili delle risorse umane 3 step che possono aiutarli a migliorare la produttività e il benessere dei dipendenti.
Fondamentale è ascoltare le persone, utilizzando strumenti come la People Analytics. Essa combina la raccolta di dati attivi e passivi per capire quel è il sentiment interno all’organizzazione. Allo stesso tempo, bisogna misurare l’efficacia dei meeting, il livello di stress, partecipazione e le metriche relative al lavoro da remoto. Dati alla mano, è necessario costruire dei percorsi di formazione e informazione. Attività a sostegno dell’adozione di comportamenti e competenze necessari a migliorare la produttività e il benessere nel lavoro da remoto.
