Le imprese e il digitale, lo scanner documentale Epson WorkForce DS-32000

Lo scanner documentale Epson WorkForce DS-32000 è un formato A3 ad alte performance, messo a punto per soddisfare elevati volumi di lavoro e abilitare la digitalizzazione delle imprese.

Secondo una recente indagine Quocirca, il 76% delle organizzazioni prevede che entro il 2025 la digitalizzazione della carta diventerà sempre più importante per il business.
Il processo di trasformazione delle aziende passa dunque da una gestione più efficiente dei dati. In ambito documentale, ciò si traduce nella capacità di convertire testi, immagini e documenti in un file digitalizzato. Una volta ottenuto un file ad alta risoluzione e di alta qualità è possibile effettuare successive analisi e valutazione, abilitando anche schemi automatizzati di lettura e comprensione.
Gestionali e CRM, per esempio, possono arricchire database e banche dati al fine di aumentare la comprensione dei flussi di lavoro e ottimizzare i processi core.

Lo scanner documentale Epson WorkForce DS-32000 è capace di lavorare con formati carta sino all’A3+ o RA3 (305 x 430 mm), e di scendere sino a un minimo di 50,8 x 69 mm. Grazie al motore di scansione da 90 pagine al minuto in A4, questo modello si qualifica come candidato per gli ambienti più esigenti, dove è necessario effettuare centinaia di scansioni giornaliere. Anche per questo motivo, Epson ha dotato lo scanner di un caricatore automatico da 120 fogli, nettamente superiore ai 50 – 60 fogli dei dispositivi di gamma inferiore. L’azienda certifica l’elevata affidabilità del DS-32000 indicando come volume massimo giornaliero di scansioni la quota di 40.000 pagine.

La base hardware può contare su sensori CIS da 600 DPI e un sistema di illuminazione ReadyScan LED, capace di assicurare uniformità continua per interi cicli di scansione.
La flessibilità d’uso di questo modello è data dalla capacità di lavorare su un’ampia varietà di supporti, cartoncino con spessore sino a 413 g/mq, tessere in plastica e passaporti, libretti di assegni, carte d’identità e documenti di grande formato.

Le imprese e il digitale – Setup e configurazione

Lo scanner documentale Epson WorkForce DS-32000 è destinato a operare in ambienti d’ufficio e può essere integrato in ambiti tecnici e laddove sia necessaria velocità e capacità di gestire formati multipli. Lo scanner vanta uno chassis realizzato con materiali robusti, con leveraggi e cerniere di giunzione di buona qualità.

Le dimensioni da chiuso (371x208x219 mm) ne permettono un posizionamento abbastanza agevole anche se, va detto, lavorando in modalità standard, oppure in modalità orizzontale, il dispositivo occupa una notevole fetta della scrivania. Per operare al meglio è dunque opportuno considerare un’area dedicata allo scanner, essenziale per movimentare i documenti cartacei e per avere il giusto spazio di interazione.

La leva posteriore consente di ruotare il corpo principale rispetto alla base, un’operazione agevole e che può essere fatta senza alcuna criticità, anche grazie a una corretta ripartizione dei pesi. Il supporto inferiore dispone di piedini e rotelle posteriore, per un facile posizionamento sul tavolo.

La leva frontale, posizionabile su tre differenti livelli, consente di informare lo scanner della modalità operativa adottata. È possibile impostare “scansione orizzontale”, oppure “scansione standard” in posizione inclinata, oppure “scansione per documenti spessi”. Quest’ultima prevede l’adozione del foglio di supporto e permette di scansionare materiale multi-pagina o molto spesso, come per esempio il passaporto.

Le imprese e il digitale, software e connettività

Lo scanner lavora in modalità USB 3.0 ed è fornito con il necessario cavo di comunicazione. Driver e software devono invece essere scaricati dalla pagina di supporto dedicata. DS-32000 può essere installato in ambienti Windows 7 e successivi, Windows Server 2003 e successivi, e Mac OS 10.6+ o più recenti.
Le procedure di download e installazione sono interamente guidate tramite wizard in lingua italiana e sono alla portata anche del personale con ridotta esperienza.

Il dispositivo adotta gli standard di comunicazione ISIS, WIA e TWAIN, ai quali si affiancano i pacchetti Epson Scan 2 e Document Capture Pro.
In questo modo è possibile operare interamente da PC/MAC ogni tipo di scelta necessaria. Ma lo scanner è dotato anche di un display touch da 2,7”, un elemento che consente l’interazione per richiamare e avviare la scansione.
A ben vedere, il pannello è davvero piccolo in rapporto alla dimensione effettiva dello scanner, la cornice dello schermo produce unicamente l’illusione di avere un display più ampio.

La finitura touch è abbastanza sensibile e permette un uso agevole del menu interno.
Oltre a consentire l’avvio delle scansioni e la modifica delle relative specifiche, un’ampia area del menu è strutturata per favorire la personalizzazione dello scanner.

In caso di utilizzo in posizione trasversale sul piano di lavoro, con l’operatore che accede da uno dei due lati (e non frontalmente), lo schermo può essere ruotato di 90° per favorire le attività.
La qualità è importante ed Epson ha lavorato per offrire un menu capace di guidare l’utente durante la manutenzione e alla pulizia della sezione interna. È così possibile risolvere facilmente minimo problemi di sporcizia, che possono ridurre il dettaglio delle immagini catturate. Il menu permette inoltre di attivare la scansione a bassa velocità, per documenti fragili o, ancora, di attivare/disattivare le funzioni relative al doppio pescaggio carta, al sistema ultrasonico e alla tecnologia DFDS.

Le imprese e il digitale – Epson Scan e Document Capture Pro

Lato software, il pannello Epson Scan 2 rappresenta qualcosa che qualsiasi utente Epson dell’ultimo decennio (e forse più) conosce molto bene. La struttura lineare delle due schede permette di selezionare tutti i parametri più importanti di scansione e di richiamare preset già impostati o memorizzati dall’utente.

Particolarmente interessante, la dotazione Document Capture Pro.
Il pacchetto beneficia di una interfaccia “punta e clicca” lineare e facile da capire.

Il software permette di generare task personalizzati attraverso wizard semi automatizzate. È così possibile creare attività specifiche da eseguire in funzione del documento inserito (carta sottile, documenti tecnici, fatture, bolle di trasporto).
Oltre ai particolari riguardanti la finitura e il formato del file da generare, il sistema è in grado di gestire differenti trigger per il monitoraggio e le attività da eseguire su determinate cartelle.

Effettuando dunque una scansione in una cartella specifica è possibile poi abilitarne il controllo periodico.
A fronte di un processo generato è dunque consentito l’invio di documenti verso piattaforme specifiche. La piattaforma può indirizzare Evernote, Google Drive, SharePoint, SugarSync, oltre a cartelle locali e Web, server FTP, applicazioni specifiche o client e-mail.

Durante le prove abbiamo eseguito diverse centinaia di scansioni continuative, per mettere sotto stress lo scanner. Lo scanner documentale Epson WorkForce DS-32000 si distingue, innanzitutto, per l’elevata robustezza e l’adozione di sensori e tecnologie che vanno a comporre la “Complex Production Architecture”. Lo scanner è così capace di lavorare senza sosta e senza il minimo problema di inceppamento. Questo vale per lotti standard A3, A4, lotti misti e carta con spessore variabile.

Le imprese e il digitale – Test e performance

Il tempo di reazione dello scanner, una volta avviata la procedura di cattura dei documenti, è quasi nullo. Il sistema avvia subito il passaggio della prima pagina e prosegue senza rallentamenti sino all’ultima pagina. Se il device si trova in standby, l’avvio della prima pagina avviene comunque in meno di 3 secondi.

Per ottenere il massimo dallo scanner, in caso di adozione di documenti A4 (o formati inferiori), è opportuno posizionare gli originali in formato orizzontale. Con questo orientamento, la scansione delle pagine avviene più rapidamente. In questo caso abbiamo raggiunto le circa 90 ppm (parametro coincidente con quanto dichiarato dal produttore) sia lavorando in modalità colore/scala di grigio, sia a 200 e 300 DPI.

A 600 DPI la velocità media si assesta sulle 25 ppm, mentre a 1.200 DPI si ottengono circa 24 ppm in gray scale e 16 ppm a colori, complici i tempi di elaborazione lato PC.

Se si preferisse lavorare con un orientamento di pagina verticale, lo scanner mantiene una elevata velocità generale. In termini di prestazioni, il sistema ha raggiunto le 70 – 71 pagine al minuto sia lavorando a 200 DPI, sia a 300 DPI, colore o scala di grigi. L’abilitazione della funzionalità duplex non impatta sul tempo fisico che serve per processare le pagine.

 

Tuttavia, lo scanner deve attendere il completamento del processo di spedizione a PC tramite USB e la successiva elaborazione. A basse risoluzioni, questo tempo è minimo e impatta per un ridotto lasso di tempo, pur contribuendo effettivamente a ridurre l’effettivo numero di pagine al minuto che si possono elaborare.
Naturalmente, con l’aumentare della risoluzione e della dimensione dei file da trasferire, questo aspetto diventa rilevante e incide sulle performance reali misurate. Salendo a 600 DPI, lo scanner lavora a circa 20 ppm, un risultato sicuramente importante e superiore agli scanner mainstream pensati per la gestione documentali basilare.
Considerando il largo formato e la disponibilità di una risoluzione massima interpolata di 1.200 DPI, abbiamo valutato i tempi colore e grayscale con questo livello di dettaglio. Lo scanner raggiunge le 15 – 16 ppm dimostrando una meccanica e un motore di scansione eccellenti.

In generale, escludendo il processo di trasmissione dei dati al PC, che comunque tiene lo scanner bloccato sino al completamento, il solo passaggio dei fogli avviene con tempi da record. Lavorando a 200/300 DPI è infatti possibile osservare performance superiori a 80-85 ppm, e di circa 35-40 ppm selezionando la massima risoluzione ottica.

La gestione del formato A3 avviene in modo fluido e del tutto analogo a quella degli originali A4. Adottando un set di materiali A3 abbiamo raggiunto le circa 47 – 48 ppm a 200/300 DPI, scendendo a circa 13 a 600 DPI e 6,5 ppm a 1.200 DPI.

Le imprese e il digitale: grazie all’utilizzo di tecnologie avanzate e di una tecnologia low power end-to-end, lo scanner documentale Epson WorkForce DS-32000 è in grado di lavorare in modo continuativo e con un livello di assorbimento decisamente contenuto. Quando la macchina si trova in standby abbiamo registrato un consumo inferiore al mezzo Watt. Decisamente buoni anche i parametri in modalità Idle (meno di 10 W) e durante il processo di scansione, con picchi di circa 20 W.

 

Caratteristiche generali

Produttore	Epson
Modello	WorkForce DS-32000
Sito web	www.epson.it
Prezzo (IVA inclusa)	4.024,78 euro
Accessori (IVA inclusa)	Passport Carrier Sheet – 47,6 euro Pick up Roller – 72,00 euro Separation Roller – 72,00 euro
Dimensioni / Peso	371 x 208 x 219 mm (LxPxA) / 5,8 Kg

Caratteristiche tecniche

Tecnologia	CIS Duplex
Fonte illuminazione	ReadyScan LED
Risoluzione ottica	600×600 DPI
Formati supportati	A3+ / RA3 (305x430mm) / A3 / A4 / A5 / A6 / A7 / A8 / C4 (busta) / C5 (busta) / C6 (busta) / Cartolina / Biglietti da visita / Minimo: 50,8 mm x 69 mm / Massimo: 304,8 mm x 5.588 mm
Grammatura carta	20 – 413 g/mq / scansione tessere in plastica
Velocità (mod. normale)	90 ppm A4
Interfacce	USB 3.0
ADF	120 fogli (80 g/mq)
Bundle software	Driver WIA / ISIS / TWAIN (MacOS 10.6+ / Windows 7 SP1/8.1/10. Windows Server 2003 / 2008 R2 SP1/ Server 2012 R2/Server 2016) / Epson Scan 2 / Epson Document Capture Pro
Volume massimo giornaliero	40.000 scansioni