Secondo Roberto Adami, Country Manager Italy Vortal & Vice President Corporate Sales Europe, sono dieci I vantaggi da considerare quando si utilizza l’e-procurement.
L’e-procurement, ovvero la possibilità di eseguire i processi di acquisto di beni e servizi utilizzando una connessione digitale, va considerato come un passaggio fondamentale della digital transformation di qualsiasi realtà, che si parli di un’azienda privata o di una pubblica amministrazione.
Spesso però, le sue difficoltà di implementazione rappresentano uno scoglio impegnativo, a volte addirittura insormontabile. La situazione emergenziale attuale può essere però l’opportunità giusta per affrontare questa evoluzione tecnologica.
Queste condizioni hanno infatti spinto molte organizzazioni a rivedere d’urgenza i propri processi, a cominciare dall’adozione dello smart working. Allo stesso modo, si può parlare di acquisizione di tecnologie, strumenti e competenze secondo modalità differenti da quelle tradizionali, che però devono essere studiate e prese in esame.
I vantaggi dell’e-procurement
Anche l’attività di gestione degli acquisti deve essere supportata da una tecnologia con elevati standard di sicurezza, un aggiornamento continuo alla normativa locale e un elevato grado di usabilità che renda più efficiente questa funzione.
In Italia solo una minima percentuale delle stazioni appaltanti pubbliche gestisce attualmente le fasi di gara completamente in digitale e anche quelle che utilizzano tali sistemi non lo fanno sempre nel modo adeguato.
Il problema primario è l’eccessiva complessità delle regole imposte da continui cambiamenti normativi e dalla mancanza di strumenti adeguati che, per la difficoltà di essere continuamente aggiornati a tali variazioni normative, impongono processi complessi spesso non gestiti completamente online dall’inizio alla fine.
Inoltre, la mancanza di concorrenza in Italia ha fatto si che l’evoluzione delle piattaforme di eSourcing rimanessero molto indietro rispetto agli standard Europei, soprattutto se parliamo di Procurement Pubblico.
I vantaggi dell’e-procurement
Ma quali sono i veri vantaggi che può offrire l’e-procurement rispetto ad un approccio tradizionale?
Digitalizzazione dei processi, un vantaggio che può sembrare implicito, l’implementazione di una piattaforma di e-procurement contribuisce a rendere un’azienda o una pubblica amministrazione più digitale, trasparente e moderna. In grado di recepire le novità tecnologiche che possono essere vitali per la propria digital transformation.
Digitalizzare i processi non significa riproporli immutati in un ambiente digitale, ma approfittare della tecnologia per migliorarli e renderli più efficienti.
Trasparenza, una piattaforma di eProcurement garantisce la massima trasparenza per tutte le realtà con un trattamento equo per tutti i provider.
Conformità, una piattaforma online, continuamente aggiornata con le normative pubbliche significa anche una conformità costante alle novità legislative, con una forte riduzione di errori e contenziosi, un minore tempo di attraversamento delle richieste di acquisto e un incremento generale dell’efficienza dell’ufficio acquisti.
Standardizzazione dei processi, creare nuove gare d’appalto diventa un processo sempre più facile e automatizzato. Grazie ai template automatici per categoria merceologica è possibile trasferire velocemente know how, garantire la compliancy delle procedure interne e allineare tutto a best practice interne.
Maggiore sicurezza, grazie alle numerose certificazioni ed i sistemi di ridondanza si crea un sistema in grado di garantire sicurezza e conformità anti-bribery.
Interoperabilità, essere interoperabili con i sistemi pubblici come ANAC, e con soluzioni private come gli info provider, oltre che con sistemi terzi di Business Process Management garantisce una fruibilità del dato impareggiabile.
Aumento della competitività delle gare d’appalto consentendo ad un numero maggiore di fornitori di presentare offerte, grazie ad una pubblicità delle procedure ad un network selezionato e classificato con classificazione CPV e SOA
Controllo delle spese, un sistema online consente di tenere traccia di tutte le spese e investimenti. Un ciclo end to end che garantisce il controllo dalla pianificazione alla esecuzione del contratto
Processi più veloci, grazie ad una piattaforma di e-procurement vengono abbattuti i tempi, e i costi, della burocrazia che spesso bloccano intere gare d’appalto.
Affidabilità del fornitore, infine una maggiore visibilità anche sul fornitore, che può essere oggetto di un processo di qualifica per poter accedere alla piattaforma, e di conseguenza, alla gara d’appalto.
I vantaggi dell’e-procurement
La situazione straordinaria odierna può rappresentare anche la spinta per un rinnovamento profondo dei processi, che non si esaurisce certo con l’emergenza.
Adottare un approccio moderno al procurement, ad esempio, permette di superare in modo efficace questo momento, ma può portare senz’altro i suoi benefici anche nel medio e nel lungo periodo, proprio per la carica di innovazione e semplificazione che questo comporta.
