Con PowerApps, il team Facility Management di LGS ha creato un’alternativa al sistema manuale di gestione delle esigenze delle infrastrutture del Gruppo Leonardo. Con sede in Italia, il gruppo Leonardo è presente in quattro mercati principali ed è un player chiave dei settori aerospazio, difesa e sicurezza. Di esso fa parte Leonardo Global Solutions che si occupa dei settori real estate, acquisti e facility management. In Italia la squadra di Facility Management, composta da 140 addetti, si occupa di pulizie e disinfestazione, ristorazione, facchinaggio e trasferimento delle postazioni di lavoro, manutenzione aree verdi, sgombero neve, servizio posta, centri stampa, gestione della flotta veicoli e gestione del sito aziendale internazionale.
Per garantire un’elevata qualità di servizio, il team ha sviluppato un processo di monitoraggio delle attività quotidiane principali, con particolare riferimento ai servizi di pulizia e ristorazione, utilizzando all’inizio una check-list giornaliera basata su un modello di foglio di lavoro di Microsoft Excel dettagliato, la cui compilazione manuale, tuttavia, era fonte di frustrazione. I colleghi dell’area IT di LGS suggerirono al responsabile Antonio Luciano di rivolgersi a Microsoft perché l’Ufficio Acquisti aveva appena sottoscritto un accordo quadro per Microsoft Office 365. E così ha conosciuto NTT DATA, società appartenente alla rete di partner di Microsoft con livello di competenza Gold, che lo ha aiutato a individuare la soluzione ideale.
Luciano e la sua squadra hanno esplicitato i requisiti e le esigenze per poter trasformare il proprio foglio Excel in un’app; si sono inoltre fatti consigliare per la scelta del dispositivo più adatto per garantire una semplice transizione verso il nuovo sistema. NTT DATA ha suggerito i dispositivi Microsoft Surface e una nuova app realizzata utilizzando Microsoft PowerApps. Grazie a PowerApps, il team Facility Management di LGS ha potuto facilmente fare un salto di qualità tecnologico. NTT DATA ha aiutato a replicare il modello Excel per evitare di generare confusione nella transizione del team verso l’uso dell’app.
Antonio Luciano, Responsabile Pianificazione Business della B.U. Facility Management di Leonardo Global Solutions Stiamo puntando ad investire in sviluppo software, dispositivi e nell’organizzazione nel suo insieme. Rivestiamo un ruolo fondamentale per tutti. E la nostra squadra è estremamente importante perché forniamo ai nostri clienti questi rapporti elaborati.
Abbandonare un processo manuale e basato sulla carta per abbracciare un approccio elettronico ha consentito al team di risparmiare tempo, ridurre potenziali errori di trascrizione e aumentare il livello di affidabilità delle ispezioni mensili. Il team addetto al Facility Management trae beneficio dalla soluzione PowerApps basata su tecnologia Cloud perché consente al personale di raccogliere e scaricare i dati e condividere aggiornamenti in qualunque momento e ovunque si trovi. In precedenza, i dati venivano salvati in locale e 30 fogli di lavoro Excel – con un foglio di calcolo finale – venivano presentati a LGS alla fine del mese. Ora la squadra può salvare i dati automaticamente sul Cloud, raccoglierli e analizzarli utilizzando Power BI e controllare le prestazioni dei singoli fornitori nelle sedi in cui operano. La roadmap per le versioni future dell’app del team di Facility Management prevede notifiche push, la possibilità di scattare e caricare foto e altre funzionalità avanzate. A luglio 2018 il team di Facility Management ha dotato circa 40 sedi di dispositivi tablet equipaggiati con l’app.
