Il servizio di posta PEC è per Arubaun elemento differenziate del portfolio, da oggi in uso anche presso l’Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana. La volontà di ARPATdi aprirsi alla digitalizzazione nasce già nel 2003-2004 con la sensibilizzazione sul tema del protocollo informatico e della gestione documentale e l’acquisto di un software di protocollo. Oggi ARPAT ha un software proprietario, sviluppato e customizzato internamente, ed è una PA senza carta: tutti i documenti sono prodotti in originale digitale, gestiti e conservati a norma, e se è necessario averne una copia cartacea, il sistema consente di produrla in modo che sia conforme all’originale digitale (e quindi con la stessa validità giuridica).
Dal 2009, il processo di digitalizzazione si intensifica grazie all’incontro con Aruba. Dal 2009, infatti, ARPAT utilizza la PEC di Aruba, unica per tutta l’Agenzia ed integrata con il sistema di protocollo e gestione documentale. Mentre, a partire dal 2010, inizia a dotare di firma digitale il proprio organico e, su quasi 700 dipendenti, oltre 400 ne sono in possesso.
I risultati della digitalizzazione sono evidenti da subito: i documenti in arrivo, dal 2014, sono in maggioranza via PEC e raggiungono nel 2017 il 90% del totale. Considerando anche i documenti ricevuti via e-mail e fax, la quota sale al 94%. Ugualmente incoraggianti i numeri sui documenti inviati: dal 2013 il 91% dei documenti viene inviato via PEC e considerando anche e-mail e fax il dato sale nel 2017 al 94%.
Nel 2017, quindi, solo il 6% dei flussi documentali di ARPAT è cartaceo: per lo più si tratta di documenti scambiati con i cittadini, per i quali non vige l’obbligo di trasmissione telematica come per le PA, i professionisti e le aziende.
I vantaggi della scelta di digitalizzare si possono misurare in termini di efficienza, risparmio e organizzazione; a partire da un completo controllo dei flussi documentali. La direzione, i settori che si occupano di rendicontazione, di controllo e monitoraggio attività hanno il controllo – attraverso l’accesso ad un unico sistema – di tutti i flussi documentali, e quindi dei procedimenti. Il sistema di ARPAT non gestisce solo il protocollo, che è una fase, ma tutto il fascicolo procedimentale. Siccome quest’ultimo contiene i dati del procedimento, di fatto ha il controllo sullo stato dei procedimenti in tempo reale.
Per quanto riguarda i risparmi, per alcuni anni ARPAT ha fatto un bilancio di sostenibilità che li ha quantificati con precisione. Basti un esempio: prima venivano inviate tantissime raccomandate con ricevuta di ritorno e atti giudiziari; mentre usando la PEC si è passati ad un risparmio che arriva fino a 8-9 euro per ogni singolo atto.
Per predisporre gli atti giudiziari via PEC, ARPAT si è dotata di un regolamento interno, che ha iniziato a mettere a punto quando ancora non c’era giurisprudenza in materia. Si è data un regolamento cautelativo, che tiene conto di sentenze, pareri e comportamenti di altre agenzie. Oggi notifica sanzioni amministrative in cartaceo solo al trasgressore (che è sempre una persona fisica) e solo se non è un professionista o non ha eletto domicilio presso l’azienda o il difensore o un altro domiciliatario dotato di PEC. Ma alle imprese invia tutto via PEC. Qualche difficoltà esiste ancora per le procure, ma con tutte le altre amministrazioni pubbliche, ad esempio i Comuni o la Regione Toscana, normalmente le comunicazioni avvengono via PEC e si lavora esclusivamente in digitale.
