Un dispositivo intelligente altamente integrato non è necessariamente un dispositivo ingombrante e molto costoso. La rivoluzione messa in atto con l’introduzione dei multifunzione intelligenti è perciò a portata anche delle PMI e delle realtà non troppo estese. A beneficiare di questi device e delle nuove piattaforme di Document Management System sono anche le sedi distaccate e gli ambienti “ROBO” (Remote Office Branch Office). Questi uffici decentralizzati, rispetto alla casa madre, potranno essere rapidamente incluse nel flusso di lavoro, grazie alla connettività degli MFP più moderni. Le attuali unità garantiscono infatti una gestione dei documenti attraverso cartelle remote e il cloud, sia appoggiandosi a servizi di tipo gratuito, sia sfruttando piattaforma di private cloud o servizi terzi come AWS, per esempio. Di fatto, scegliere la strada dell’ottimizzazione documentale consente trasparenza e automazione dei flussi di lavoro, la riduzione dei costi, una maggiore efficienza nei processi di creazione, stampa e distribuzione dei documenti, oltre alla tracciabilità, contabilizzazione e reportistica dei processi. Non solo, è garantita la digitalizzazione dei documenti semplificata e una maggiore sicurezza dei documenti e delle informazioni. Alcuni sistemi avanzati offrono funzionalità software evolute e specifici webkit, che consente ai partner di impostare facilmente l’interfaccia utente del pannello di controllo per l’adozione di applicazioni ad hoc sui dispositivi multifunzione dei loro clienti. Ciò permette di semplificare l’integrazione del dispositivo nel flusso di lavoro quotidiano e di abilitare l’accesso rapido a piattaforme di produttività. Tra queste, sempre più utilizzata a ogni livello, Microsoft Office 365, capace di assicurare l’accesso a file e data-stream multi-device.
La digitalizzazione è ovunque e la sua portata si sta rapidamente e profondamente estendendo in tutti gli ambienti professionali e sociali. Esiste un grande potenziale, come dimostrato da recenti analisi di mercato effettuate da IDC, che ha rilevato che il 50% dei dirigenti e dipendenti ritengono che il continuo scambio tra documenti digitali e cartacei sia progettato in modo inefficiente. Per il contenimento dei costi e sopperire all’assenza di risorse di stampa sono oggi disponibili soluzioni server capaci di stabilire un unico punto di contatto lungo tutto il processo, un approccio che aiuta i reparti IT a gestire i costi in modo più efficiente. Più in generale, da più parti si sta diffondendo una rinnovata attenzione verso la riduzione degli sprechi, oggi decisamente più redditizia del riciclo, perché limita la quantità di materiale che dev’essere accumulato, trasportato e lavorato. Ridurre gli sprechi permette ad aziende e organi istituzionali di qualsiasi dimensione di risparmiare denaro. I costi derivanti dall’impiego della carta negli uffici fanno aumentare i costi del solo acquisto del materiale da 13 a 31 volte.
La continua diffusione di sistemi MFP e di gestione e stampa intelligente non può prescindere da un approccio attento alla sicurezza del dato e della rete. Si tratta di processi che richiedono particolare attenzione, affinché siano affidabile e sicuri e possano garantire la riproduzione di documenti e la protezione delle informazioni digitali. È importante rendersi conto che i dispositivi di stampa connettono un’intera rete aziendale pertanto la sicurezza dei processi aziendali, che tradizionalmente richiedono un impiego massiccio di carta, dovrebbe essere inclusa all’interno degli sforzi volti a salvaguardare le informazioni in un ambiente sempre più digitalizzato. I processi di stampa dovrebbero accompagnarsi alla mobilità, a politiche quali BYOD a servizi cloud computing e ai big data quando si tratta di proteggere le informazioni. Il mondo del business ha visto un significativo cambiamento nel modo di lavorare. La sfida, ora, è di proteggere e integrare i documenti cartacei nell’era digitale. In un ambiente lavorativo di grandi dimensioni, ogni giorno il personale utilizza le stampanti per inviare informazioni di grande valore attraverso l’azienda, spesso senza pensarci due volte – e il materiale stampato può essere visto da chiunque. In situazioni del genere, un dispositivo MPS lavora per eliminare il rischio che documenti stampati o dati confidenziali finiscano nelle mani sbagliate, offrendo gli strumenti necessari per semplificare e salvaguardare il processo di stampa, attraverso attente policy di accesso da mobile, di autenticazione e implementando tecnologie mirate ad aumentare la sicurezza del dato.
