Il progresso tecnologico rende disponibili per le PMI e gli uffici remoti una serie di device intelligenti, multifunzione in grado di snellire i processi di stampa e gestione del flusso di lavoro. Come sottolineato dai più importanti player di mercato, se integrati nel data streaming aziendale, gli MFP intelligenti assicurano importanti ricadute in termini di produttività e risparmio di risorse. Secondo IDC, numerose aziende sarebbero inclini a digitalizzare i documenti per ridurre lo spazio fisico di archiviazione, ma solo un terzo delle realtà europee intende sviluppare un ambiente digitale. Attualmente la maggior parte delle aziende europee sta utilizzando una combinazione di documenti cartacei e digitali nelle loro operazioni quotidiane. Tuttavia, un terzo delle aziende intende sviluppare un ambiente digitale per il futuro.
Uno dei vantaggi principali offerti dall’automazione dei processi aziendali consiste nel fornire la possibilità di archiviare i documenti in un unico posto. Grazie all’accesso alla funzionalità di scansione, gli utenti possono digitalizzare dati in un formato che consente di svolgere ricerche, nonché eseguire la scansione diretta verso la destinazione specificata, eliminando la necessità di documenti cartacei e iniziando a creare un ambiente digitale.
L’integrazione di un MFP intelligente consente la digitalizzazione dei documenti e la capacità di eseguire la scansione diretta sulla posta elettronica, su una cartella specificata che si trova su una rete o su una destinazione basata su cloud per ulteriori scopi di utilizzo o archiviazione. In tal modo, vengono soddisfatte le esigenze del 66% delle aziende europee, secondo le quali uno dei principali vantaggi offerti dall’automazione dei processi aziendali consiste nella possibilità di disporre dei documenti archiviati in un unico posto. È possibile effettuare la scansione di documenti di diverso formato, da esportare in PDF o PDF/A, quest’ultimo più adatto alle esigenze di archiviazione digitale a più lungo termine. Non solo, i normali processi correlati alla gestione di documenti comportano, ogni anno, una notevole perdita di produttività dei dipendenti. In quanto strumenti di trasformazione personalizzabili, gli MFP intelligenti offrono sostanziali vantaggi al flusso di lavoro, automatizzando molte operazioni manuali dispendiose in termini di tempo e consentendo alle aziende di concentrarsi sulle attività che favoriscono l’espansione.
In aggiunta, le numerose funzionalità per la copia, la stampa e le modalità di lavoro PC-Less, consentono di slegare il lavoro di dipendenti e collaboratori dalla scrivania, per una gestione più “fluida”, anche attraverso smartphone e tablet.
