Con l’introduzione del whistleblowing, le imprese sono incentivate a sviluppare meccanismi interni per consentire ai dipendenti di segnalare condotte illecite.
L’estensione della normativa, datata dicembre 2023, richiede una dotazione digitale semplice, sicura, scalabile e condivisibile. Ma anche procedure e un atteggiamento culturale positivo.
La normativa 231, introdotta nel 2001, rappresenta un aspetto fondamentale del diritto societario e penale italiano. Questa legge introduce la responsabilità amministrativa delle società per alcuni reati commessi dai loro rappresentanti e dipendenti nell’interesse o a vantaggio della società. Grazie al whistleblowing, le imprese possono favorire la segnalazione di potenziali condotte illecite senza timore di ritorsioni. Questo aiuta le aziende a rilevare e prevenire violazioni che potrebbero portarle a incorrere nella responsabilità prevista dalla normativa 231.
Ma chi è il segnalatore?
Il whistleblower può essere un dipendente dell’azienda o un collaboratore o fornitore che può anch’esso segnalare illeciti di cui viene a conoscenza. Può essere anche un cliente che, come destinatario di beni o servizi venduti dall’azienda, può denunciare situazioni opache e scorrette. Ma in realtà qualunque soggetto esterno anche senza avere rapporti diretti con l’azienda, può rilevare comportamenti non appropriati nel più generale interesse.
I comportamenti denunciabili sono vari, ad esempio la corruzione, la frode commerciale o amministrativa o contabile, la discriminazione di dipendenti o le molestie. Ma anche l’insider trading piuttosto che l’abuso di dati sono atti che possono essere denunciati.
Per adeguarsi alla normativa sul whistleblowing un’impresa privata deve sviluppare una procedura interna. Dovrà creare un canale interno che possa raccogliere le segnalazioni, definire una procedura di ricezione e analisi delle denunce, individuare internamente o esternamente un gestore e formare adeguatamente tutto il personale.
Sarà poi necessario, per la privacy, definire un corretto trattamento dei dati raccolti attraverso un “Data Privacy Impact Assessment” (DPIA) o valutare l’impatto sulla protezione dei dati del whistleblowing, adeguando il sistema di rilevazione delle segnalazioni al Regolamento UE 2016/679. Il processo dovrà anche stabilire misure per la cancellazione dei dati, al termine del periodo di conservazione. Tutto ciò per proteggere i whistleblower assicurandone eventualmente l’anonimato e per prevenire eventuali ritorsioni contro di esse.
Come si vede un sistema procedurale non banale che il digitale aiuta moltissimo.
Il software Whistleblowing di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia svolge un ruolo fondamentale nell’ambito della compliance aziendale e nella promozione di un ambiente di lavoro etico e trasparente. La sua implementazione offre numerosi vantaggi e facilita diversi aspetti di questo processo.
La piattaforma del software è facilmente integrabile con siti web e intranet aziendali e il sistema di chat anonimo è integrato per facilitare la comunicazione tra segnalante e ricevente. Attraverso un sistema di conservazione di dati aderenti al GDPR, la soluzione Whistleblowing consente di condividere dati criptati restando nella riservatezza. Il sistema è scalabile e modulabile per ogni dimensione e tipologia di azienda ed è semplice e intuitivo, permettendo al segnalante di inserire agevolmente la propria segnalazione e al gestore della segnalazione di analizzare e gestire ogni caso in breve tempo. Il sistema di segnalazione si attiva in modo facile e veloce.
Il Decreto Legislativo ha previsto la facoltà di condividere il canale di segnalazione interna e la relativa gestione, permettendo l’esternalizzazione del servizio ad un soggetto esterno (es. Studio professionale o Consulente del lavoro).
Il software targato Wolters Kluwer gestisce questa possibilità, attraverso una dashboard intuitiva che consente al gestore esterno di visualizzare le segnalazioni pervenute dalle varie aziende.
