I Managed Print Services rappresentano l’evoluzione della gestione del parco stampanti, assicurano elevata efficienza e un puntuale controllo dei costi.
Rispetto ai metodi del noleggio operativo o dei contratti di noleggio stampanti basati sul “costo copia”, i servizi di stampa gestita, o MPS, si inseriscono in un contesto fortemente orientato alla modalità “As a Service” delle funzioni di stampa e gestione dei documenti.
Di fatto, il fornitore si occupa di gestire interamente l’infrastruttura di stampa aziendale. Ciò include la consulenza su come ottimizzare i processi interni per ridurre i costi e la fornitura di sistema di stampa e acquisizione digitale.
È possibile affermare che la fornitura di stampanti e dispositivi multifunzione digitali per il mondo business sia ormai in piena transizione verso una “logica di servizio”. Applicando un modello di gestione orientato alla riduzione dei costi e tagliando sprechi e costi non necessari è possibile ottimizzare i processi operativi delle imprese. È inoltre garantita una correlazione diretta tra volumi di stampa e costi.
All’atto pratico, si tratta di un modello vincente per entrambi i soggetti: le aziende risparmiano e riducono possibili problemi o fermo macchina, mentre i fornitori che propongono un servizio di gestione del parco stampanti possono strutturare e irrobustire le proprie attività nel tempo.
In questo modello “a servizio”, il rapporto fornitore-cliente risulta determinante e si consolida anno dopo anno. Ciò significa poter realizzare economie di scala nella gestione dei servizi, ricavandone benefici diretti.
I vantaggi dei Managed Print Services
I servizi MPS consentono di raggiungere importanti risultati in differenti contesti. Questo è valido per clienti con un parco stampanti di grandi dimensioni, ma risulta attuale anche per gli uffici più piccoli e perfino per le realtà Soho con una sola stampante.
Le offerte per la gestione stampanti MPS non sono tutte uguali. Le più dinamiche includono: controllo dei costi, monitoring dettagliato dei volumi di stampa, consegna dei consumabili, assistenza, supporto tecnico e security printing. Per quanto riguarda l’aspetto consulenziale, deve partire dalla valutazione completa della sicurezza dell’infrastruttura di stampa, al fine di identificare eventuali lacune nel parco esistente.
Questa fase è indispensabile per comprendere appieno le esigenze aziendali, raccogliere i dati relativi ai dispositivi installati e ai processi documentali, e costruire, passo dopo passo, un’infrastruttura di stampa affidabile e sicura. Sulla base dei dati raccolti durante la prima fase viene sviluppato il progetto implementativo, tenendo presenti le esigenze aziendali e le inefficienze su cui intervenire. In particolare, in questa fase deve essere messo a punto un corretto bilanciamento delle periferiche di stampa, studiandone la giusta collocazione in funzione delle effettive necessità degli utenti.
MPS vuole dire visibilità diretta delle attività. Report immediati e dettagliati sui contratti e sui dispositivi in uso consentono di prendere decisioni in tempo reale. I dati di utilizzo e lo storico possono, ad esempio, essere usati per definire strategie di aggiornamento delle stampanti e dei multifunzione installati.
Un controllo permanente di questo tipo assicura maggiore trasparenza circa i dati dei costi e dei consumabili. Il risultato si traduce in addebiti periodici e in una fatturazione chiara per il cliente.
Allo stesso tempo, un servizio MPS consente una notevole razionalizzazione e semplificazione dei processi di gestione e consegna dei materiali di consumo. A questo si affianca la possibilità di avere una “fotografia” sempre aggiornata sullo stato dei dispositivi in uso.
La digitalizzazione delle imprese
La spinta alla digitalizzazione delle imprese a cui abbiamo assistito negli ultimi anni non ha azzerato le effettive necessità di stampa. In alcune attività di business le produzioni cartacee continuano a rivestire una grande importanza. Ciò spinge le aziende a cercare soluzioni sempre più affidabili, in grado di aumentare la produttività degli utenti e contemporaneamente abbattere i costi associati alle infrastrutture di printing. Una voce di spesa capace di incidere in ragione di qualche punto percentuale sul bilancio aziendale.
I MPS sono nati per soddisfare queste esigenze e garantire, oltre a un maggiore controllo su periferiche e materiali di consumo, massima sicurezza e produttività.
La logica dei servizi di stampa gestita è soprattutto quella di garantire un’ottimizzazione continua degli ambienti di printing, adattando l’offerta alle nuove esigenze che possono nascere all’interno di un’azienda. Questa fase prevede una consulenza periodica, indispensabile per riesaminare le soluzioni e i servizi proposti, riformulandoli in funzione di nuove normative o cambiamenti organizzativi.
La modalità “As a Service” di HP
Per assicurare una produttività continua e costi contenuti, HP propone una gamma completa di servizi.
HP è un partner strategico e affidabile per la gestione del lavoro da remoto. Le attività di business sono rese più fluide e sicure attraverso una serie di servizi che consentono di aumentare la produttività e la soddisfazione degli utenti. In questo modo, HP aiuta le aziende in ogni fase del ciclo di vita dei dispositivi: dalla pianificazione alla progettazione, dall’installazione alla configurazione, fino al supporto del personale.
Nel dettaglio, HP Proactive Management offre report, insight e analisi dei dispositivi, il tutto appoggiandosi a una piattaforma cloud-based per la gestione e la pianificazione con HP TechPulse. Tecnici esperti si avvalgono di TechPulse e di strumenti di gestione degli endpoint per un controllo unificato ed efficiente.
In questo modo, anche le imprese con poco personale IT possono avvantaggiarsi delle tecnologie più moderne come supporto per accelerare la produttività giornaliera. Le attività di protezione, monitoraggio e gestione dei dispositivi possono infatti essere affidate ai Service Expert HP.
Così facendo, dipendenti e team operativi possono dedicarsi interamente al potenziamento del core business, senza doversi preoccupare di criticità e problem solving.
HP MPS è una suite di soluzioni scalabili per uffici e ambienti di stampa di produzione. La piattaforma aiuta le organizzazioni a gestire rapidamente e in modo conveniente i flussi di lavoro legati a documenti cartacei e digitali.
L’idea del vendor è quella di proporre un pacchetto che include: hardware, materiali di consumo, soluzioni e servizi. In questo modo, HP intende aiutare le imprese a trasformare i dati non gestiti in informazioni intelligenti da acquisire e condividere. Secondo la filosofia del brand, questi servizi sono distribuiti attraverso un approccio modulare flessibile. HP coinvolge i clienti sviluppando l’intero processo sulla base di tre direttrici principali: progettazione, transizione e gestione.
In base alle competenze già presenti in azienda o alle risorse disponibili, il cliente può scegliere di gestire internamente i componenti principali di MPS, oppure di assegnare in outsourcing alcuni ambiti, direttamente ad HP. Altri settori possono invece essere controllati attraverso una strategia di co-gestione; una logica versatile che consente di individuare velocemente la soluzione migliore in funzione del budget.
HP Secure Managed Print Services
Il concetto di sicurezza non è mai abbastanza enfatizzato, e HP lo sa bene. Proprio per questo, ogni fase di studio durante lo sviluppo di un progetto, sino alla realizzazione del servizio/prodotto finale, tiene in gran conto la protezione del device e dei dati, a 360°.
HP Secure Managed Print Services può aiutare le imprese a irrobustire la security del parco installato. La criminalità informatica, le violazioni interne, la violazione della conformità e altro ancora possono mettere a rischio i dati e le attività d’impresa. Il crescente grado di sofisticazione degli attacchi impone una attenta protezione di tutti gli apparati di rete, stampanti e MFP inclusi.
Abilitando HP Secure Managed Print Services è possibile sfruttare avanzati meccanismi di valutazione del rischio e di protezione del parco stampanti. I dispositivi connessi saranno quindi gestiti in conformità e aggiornati con le patch più recenti rilasciate dal vendor.
Grazie a una attenzione costante circa i temi della sicurezza, il team di esperti HP è in grado di affrontare le principali problematiche in fase di installazione e manutenzione, assicurando una efficace protezione antimalware e servizi di crittografia dei dati.
Integrando i servizi professionali HP Print Security nel contratto Secure MPS si possono dunque raggiungere superiori livelli di protezione. È possibile costruire e sviluppare attivamente una puntuale politica di sicurezza della stampa. Le imprese possono dunque implementare un piano d’azione efficace, distribuendo security update, certificati e integrando le stampanti negli strumenti SIEM più diffusi (ad esempio: ArcSight, Splunk, SIEMonster, McAfee o IBM QRadar).
In più, HP Print Security Advisory Retainer consente un accesso continuo agli advisor per valutare con regolarità i piani di sicurezza adottati. Non solo, il servizio HP Print Security Governance and Compliance mette a disposizione esperti qualificati per monitorare e gestire la conformità della sicurezza di stampa presso il cliente.
Grazie agli esperti attivi in numerosi settori, l’offering MPS di HP può facilmente adattarsi a molte verticali di mercato: dall’healthcare all’istruzione, dal manifatturiero al retail, passando per l’ambito finance, legale, media e intrattenimento.
Per questo motivo, HP propone suite e App su misura, a partire da HP Advance. Si tratta di un sistema integrato, studiato per la gestione dei documenti; consente di risparmiare tempo nello svolgimento delle operazioni ripetitive e di routine. Parliamo di una suite scalabile per la gestione documentale e progettata per offrire un vantaggioso equilibrio tra efficienza dei processi e costi di gestione. Questa piattaforma modulare integrata permette alle organizzazioni di snellire numerose pratiche quotidiane che, in condizioni normali, richiederebbero ai reparti IT molto tempo per essere portate a termine.
Centralizzando le attività di controllo e amministrazione in una sola dashboard è possibile aumentare nettamente l’efficienza operativa. I moduli HP Advance possono gestire una varietà di processi legati agli MFP, inclusa l’autenticazione utente, la stampa, la scansione, il monitoraggio sullo stato dei lavori e l’accesso tramite device mobile.
Questa soluzione scalabile consente di trasformare un insieme di processi digitali in un’unica procedura automatizzata e di immediata comprensione.
Con HP Workpath, infine, è possibile modificare in modo granulare le App di stampa affinché siano allineate alle specifiche esigenze dell’ambiente di lavoro. Questa App aiutano le imprese a integrare il flusso di gestione documentale, grazie alle numerose funzionalità ad hoc.
In definitiva, affidandosi a un partner solido e a soluzioni MPS, le aziende di ogni dimensione possono liberare molte risorse IT e non solo. Possono così concentrarsi sul core business, dimenticando l’operatività quotidiana di gestione della stampa.
