Dal 1 gennaio è scattato l’obbligo di fatturazione elettronica. La sua introduzione ha spinto Aruba a spiegare l’utilizzo del nuovo servizio senza cadere nel panico.
1. Le fatture elettroniche devono essere emesse in formato XML. Il file fattura deve essere in formato XML, uno specifico tracciato le cui regole sono dettate dall’Agenzia delle Entrate. Pertanto, la prima cosa da fare è dotarsi di sistemi informatici che consentano la realizzazione di file XML. Molti dei software di fatturazione elettronica in commercio eseguono questo passaggio in modo automatico e del tutto trasparente per l’utente.
2. I dati del documento. Il caso più frequente è quello di compilazione di una fattura elettronica attraverso una specifica applicazione web. Innanzitutto è necessario specificare:
-a chi è rivolto il documento (Pubblica Amministrazione o soggetto privato);
-il tipo di documento che si sta producendo a seconda che si tratti di fatture, note di credito/debito, parcella ed altro;
-data e numero della fattura.
Si tratta dei dati più delicati tra quelli relativi al documento, proprio perché disciplinati da regole ben precise. Ad esempio, come data della fattura e la numerazione delle fatture.
3. I dati del cliente. In questa sezione è necessario inserire tutti i dati relativi al destinatario della fattura e le modalità per la ricezione della stessa. Generalmente ci sono tre opzioni tra cui scegliere:
-Codice Destinatario, in questo caso andrà inserito il codice alfanumerico a 7 caratteri che consente la ricezione di fatture direttamente sugli applicativi web;
-Indirizzo PEC, per ricevere fatture direttamente sulla casella di Posta Elettronica Certificata;
-Nessun identificativo o codice 0000000, in ogni software ci sarà sicuramente un’indicazione alternativa a PEC e Codice Destinatario; in questo caso la fattura indirizzata al cliente specificato, transiterà regolarmente attraverso il Sistema di Interscambio e verrà consegnata nel portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, come avviene anche negli altri casi.
4. Inserimento di prodotti e servizi nella fattura elettronica. Se i primi due blocchi di dati daranno informazioni su che cosa si sta inviando, a chi e come, con l’inserimento di prodotti e/o servizi verrà specificato per quali beni o prestazioni viene emessa la fattura. Sarà quindi necessario inserire una descrizione del prodotto, eventuali codici utili per l’emissione della fattura, il prezzo unitario, l’unità di misura e l’aliquota IVA da applicare.
5. I dati pagamento e altre informazioni. Si tratta della sezione in cui specificare tempi e modalità di pagamento. In questo caso sarà necessario indicare correttamente gli estremi necessari per il pagamento (ad esempio l’IBAN bancario) e selezionare la modalità e tempi di pagamento preferiti. Ci sono poi una serie di informazioni di tipo “fiscale” che generalmente vengono configurate come predefinite nella creazione di fatture.
Una volta inserite tutte le informazioni necessarie all’interno della fattura, questa è pronta per essere inviata al Sistema di Interscambio.
Inoltre è anche possibile consultare le video guide di Aruba.
