Grazie alle due recenti acquisizioni di Mitric e DDM, Archiva Group amplia la propria offerta con soluzioni avanzate per audit, controllo qualità e digitalizzazione documentale SAP. Integrazione AI, cloud pubblico e servizi end-to-end garantiscono tracciabilità e continuità anche nei processi destrutturati.
Le recenti acquisizioni di Mitric e DDM hanno permesso ad Archiva Group di ampliare in modo rilevante la propria proposta di valore perché hanno portato in dote due soluzioni best of breed basate su competenze specializzate.
Infatti, da un lato, la piattaforma Checker di Mitric ha consentito di implementare un modello evoluto di digitalizzazione dei processi di audit e controllo, che supera i tradizionali ambiti di qualità e sicurezza per estendersi a un monitoraggio e tracciamento continuo, trasversale a tutte le attività aziendali.
Dall’altro lato, l’acquisizione di DDM ha potenziato significativamente, grazie all’omonima soluzione, la gestione documentale integrata nell’ambiente SAP, offrendo agli utenti finali un’esperienza omogenea, coerente e semplificata, in perfetta sintonia con le logiche proprie dell’ecosistema SAP.
La capacità di governare processi complessi
Checker e DDM si affiancano quindi a Requiro lo storico brand tecnologico di Archiva Group. E, pur essendo tre piattaforme proprietarie progettate per rispondere a esigenze differenti, sono accomunate dalla capacità condivisa di governare processi complessi. Più nello specifico, DDM opera nell’ambito dell’Enterprise Content and Process Management permettendo l’integrazione nativa della gestione documentale direttamente all’interno SAP, mentre i servizi Archiva abilitano in SAP attraverso DDM le logiche di multicanalità garantendo un in/out bound di flussi informativi da sistemi governativi nazionali e internazionali (SdI/PUDM/NSO), sistemi informativi privati (Peppol/EDI/Portali logistici) unite alla possibilità di gestire in ERP documenti elettronici, digitali e cartacei..
Si crea quindi una proposizione unica e inedita per gli utenti SAP. “L’apporto distintivo di Archiva affianca alla tecnologia DDM servizi di gestione, elaborazione e digitalizzazione documentale, includendo la razionalizzazione di processi destrutturati e la digitalizzazione documentale di supporti cartacei ancora presenti in azienda”, afferma Samuele Fini sales director di Archiva Group.
Digitalizzazione documentale – Sconfigge vincoli organizzativi e resistenze culturali
Nel dialogo con i clienti emerge frequentemente uno scenario caratterizzato dalla volontà di digitalizzare i processi, che però si scontra con vincoli organizzativi, resistenze culturali o specificità operative che mantengono parte dei flussi su supporto tradizionale.
“Checker, ad esempio, è pensato per digitalizzare i processi di audit, come quelli in ambito cantieristico, dove gli auditor possono raccogliere dati direttamente sul campo tramite tablet o dispositivi mobili – spiega Fini –. Può però accadere che, per ragioni contingenti, parte di questi audit venga ancora gestita con fogli Excel o moduli cartacei”. In questi contesti, la combinazione tra le capacità native di digitalizzazione delle piattaforme e i servizi erogati da Archiva, come l’acquisizione e la normalizzazione dei dati destrutturati tramite algoritmi di machine learning, consente di assicurare al cliente “un controllo e un monitoraggio completo, indipendentemente dal canale o dal formato con cui i dati vengono originati”.
Lo stesso approccio si può avere nella gestione del ciclo di vita dei contratti. “Con l’unione tra servizi Archiva e le tecnologie Requiro e DDM, ad esempio, siamo in grado di digitalizzare l’intero processo, dalla generazione alla firma digitale, fino alla conservazione a norma sia in contesti extra-SAP che nativamente integrati in SAP”.
Soluzioni avanzate per audit, controllo qualità e digitalizzazione documentale SAP
Un unico flusso digitale, strutturato e tracciabile
Resta comunque una quota residuale di contratti gestiti su carta, come nel caso delle firme raccolte di persona da una figura commerciale. “Ed è proprio qui che Archiva completa il disegno tecnologico: grazie alla propria fabbrica documentale e ai servizi gestiti, è in grado di digitalizzare anche tali documenti cartacei, garantendo al cliente un unico flusso digitale, strutturato e tracciabile”. Questo modello consente di proporre al mercato “non solo piattaforme software, ma un vero e proprio servizio end-to-end che comprende anche ciò che rimane destrutturato”.
Un esempio ulteriore di integrazione virtuosa si riscontra nel Quality Management System (QMS). “Grazie al connubio tra Requiro e Checker, oggi possiamo gestire in modo completo processi distribuiti di controllo qualità su più stabilimenti – sottolinea Fini –, come il rispetto delle linee guida ISO o la verifica degli stampi nei siti produttivi”. Requiro permette di avere una distribuzione centralizzata delle policy e dei documenti, mentre Checker consente agli operatori di effettuare checklist di verifica direttamente sul campo. “Questo offre alla casa madre la possibilità di avere una visibilità in tempo reale e centralizzata sulle attività di audit e controllo eseguite nei vari stabilimenti, qualcosa che prima non era possibile in maniera organica”.
Il valore di poter operare su cloud pubblici
Tutte e tre le soluzioni hanno inoltre beneficiato di un profondo refactoring architetturale per supportare pienamente ambienti cloud pubblici come AWS e Microsoft Azure. “Questo si traduce in una maggiore scalabilità e flessibilità, consentendo di adattarsi alle esigenze specifiche di gestione del dato, come la localizzazione in data center situati in determinati Paesi per rispettare policy di data residency o per rispondere a esigenze particolari in termini di compliance e sicurezza”. E se si considera che Mitric, DDM e Archiva Group operano su mercati enterprise e multinazionali, si capisce come queste caratteristiche risultino “essenziali per rispondere a domande sempre più frequenti su dove risiedono fisicamente i dati, quali sono i livelli di sicurezza applicati e come vengono differenziati i livelli di accesso e protezione in base alla natura del dato e alla legislazione locale”. La capacità di rispondere a queste domande è alla base del desiderio di estendere ulteriormente le attività oltre i confini nazionali.
Parallelamente, DDM ha completato un aggiornamento sostanziale per adeguarsi alle evoluzioni dell’ecosistema SAP, come la transizione verso SAP S/4HANA, l’adozione delle tecnologie Business Technology Platform (BTP) e l’integrazione di funzionalità basate su intelligenza artificiale. “Questo ci consente di garantire ai clienti non solo i più alti standard di user experience, ma anche funzionalità avanzate basate su AI e machine learning, oltre naturalmente a una gestione dei dati conforme alle più stringenti normative in materia di sicurezza e protezione”, precisa Fini.
Il supporto di AI e machine learning
Per quanto riguarda la strategia AI, Archiva “ha scelto di adottare un approccio coerente con l’ecosistema tecnologico dei propri partner”. In particolare, per DDM, l’integrazione nativa con SAP comporta l’utilizzo dei motori AI e machine learning messi a disposizione direttamente da SAP, in linea con le policy di conformità richieste dalle aziende multinazionali. “Quando parliamo di SAP, il cliente enterprise vuole essere certo che ogni funzionalità aggiuntiva rispetti pienamente le linee guida e l’architettura ufficiale di SAP, per garantire continuità e governance sui propri processi”.
Negli altri ambiti non SAP, Archiva Group mantiene la possibilità di integrare tecnologie AI proprietarie o di terze parti, “sempre con la finalità di massimizzare l’efficienza dei processi e ampliare le funzionalità a disposizione del cliente”. È questa visione che consente al Gruppo di offrire “una proposta tecnologica e di servizio completa, flessibile e perfettamente aderente alle esigenze reali delle imprese, anche nei contesti più complessi e regolamentati”.
Sicurezza e riservatezza, elementi fondamentali
L’azienda gestisce dati strategici per contro dei propri clienti adottando una politica di sicurezza integrità e riservatezza particolarmente rigorosa. Questa attenzione ha portato a rapporti consolidati con grandi gruppi multinazionali che collaborano con Archiva Group da oltre 25 anni, nella consapevolezza che il livello di riservatezza applicato sia massimo. Dal punto di vista operativo, l’azienda supera la logica della semplice gestione documentale tradizionale. “Noi da sempre non ci limitiamo a trattare il documento, ma estraiamo e valorizziamo le informazioni contenute al suo interno”, spiega Fini. Un esempio concreto riguarda la gestione delle fatture passive:
“Il cliente non ci chiede solo la scansione del documento, ma pretende anche i dati estratti, per facilitare processi downstream come la registrazione contabile. Questo approccio, oggi molto discusso sotto il tema dell’iper-automazione e dell’AI applicata ai processi, per noi è prassi da anni”.
Un ulteriore elemento distintivo dell’offerta Archiva Group risiede nel controllo completo del processo end-to-end, inclusa la fase logistica. “Perfino il corriere che ritira i documenti cartacei presso il cliente è un nostro dipendente. Non utilizziamo terze parti, perché per noi il documento è un dato e va protetto in ogni fase”, dichiara Fini. Una volta acquisiti, i documenti vengono digitalizzati e separati in base alla loro natura e al livello di sensibilità, come dati HR, contratti o documenti amministrativi e settoriali, che per i clienti rappresentano asset strategici di grande valore.
Archiva Group integra inoltre un layer di servizio evoluto per supportare gruppi complessi che, a seguito di processi di crescita per linee esterne, presentano un ecosistema IT eterogeneo. “In contesti dove convivono più ERP, come SAP, Oracle o Microsoft Dynamics AX, siamo in grado di uniformare i dati e restituire viste consolidate a livello di gruppo, senza realizzare data warehouse distribuiti o processi di estrazione locale complessi. Questo ci rende un partner strategico, perché il cliente ottiene insight globali sui propri dati, che non potrebbe altrimenti avere in maniera immediata”.
Focus sul settore privato
Il focus operativo di Archiva Group è rivolto prevalentemente al settore privato. “Il nostro portafoglio è costituito per circa il 90% da aziende private e solo per il 10% da realtà pubbliche. Non abbiamo costruito il nostro modello sul mercato pubblico, a differenza di altri competitor che presidiano maggiormente quella fascia”. L’attenzione principale è concentrata su quattro settori industriali: fashion, automotive, chimico-farmaceutico e produzione discreta, grazie anche alla forte presenza nei distretti industriali del Veneto e dell’Emilia-Romagna. “Segue il comparto banking & insurance che, pur essendo meno rilevante in termini quantitativi, presenta ancora forti esigenze di gestione del cartaceo”.
“La carta non sparirà mai del tutto, ma oggi rappresenta un costo altissimo. Non a caso anche la PA e le compagnie assicurative stanno iniziando a far pagare la produzione di documenti cartacei al cliente finale”. Tuttavia, anche in questi processi residuali, il dato contenuto rimane strategico: “Se si vuole disporre di una visione completa del business, si deve poter includere anche quei dati, benché derivino da processi analogici. E il nostro obiettivo è rendere possibile che ciò accada”, conclude Fini.
