Il lavoro ibrido o smart working, caratterizzato dal dipendente che può operare in sede, da casa o da un qualsiasi luogo in giro per il mondo, è una conseguenza della pandemia. Non è stato inventato in quel momento perché esisteva già da tempo, ma il Covid-19 ne ha forzato moltissimo la diffusione, tanto è vero che oggi è dato praticamente per scontato.
Lo smart working richiede però un’infrastruttura digitale, un digital workplace per consentire agli impiegati di collegarsi al sistema informatico aziendale e interagire non solo con i file ma anche con le persone che si trovano in sede o che sono sparse in giro per il mondo. Quindi non più una rete IT chiusa e limitata all’azienda, ma un sistema aperto a molti accessi dall’esterno, addirittura decentralizzato e basato sul cloud.
Un’infrastruttura di questo tipo deve supportare anche collegamenti audio e video in tempo reale di molti utenti, quindi deve avere prestazioni elevate, e al contempo deve garantire un ottimo livello di sicurezza, per proteggere la rete aziendale dai cyber attacchi.
Fino a un recente passato lo smart working era appannaggio delle società di livello enterprise, ma oggi, grazie alla disponibilità di soluzioni scalabili, complete e a prezzi accessibili, anche le PMI stanno sempre più abbracciando questa modalità di lavoro.
La diffusione dello smart working nelle PMI
In base a una ricerca dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, durante l’emergenza sanitaria il 58% delle piccole e medie imprese ha adottato lo smart working. O meglio, ha adottato un modello di lavoro a distanza in grado di assicurare la continuità di business e contemporaneamente contenere la pandemia. Dopo un lieve calo nel 2022, in cui lo smart working è passato dal 53% al 48% delle PMI, questa modalità di lavorare è tornata a crescere.
Si stima infatti che nel 2023 il numero di PMI aperte allo smart working si sia attestato al 56%. Il numero di lavoratori coinvolti tra il 2022 e il 2023 è quindi cresciuto, passando da 510.000 a 570.000. Tale incremento è dovuto soprattutto all’aumento di iniziative di smart working nelle imprese di medie dimensioni (dai 50 ai 249 dipendenti) rispetto alle piccole (dai 10 ai 49 dipendenti). Le iniziative mature, che applicano uno smart working completo, rappresentano però solo il 15% del totale.
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La graduale penetrazione di modelli di lavoro ibridi e flessibili nelle PMI si rispecchia nel coinvolgimento di diversi profili professionali nelle iniziative di smart working. I dati raccolti permettono uno sguardo interessante sulle categorie professionali coinvolte. I principali destinatari dello smart working nelle PMI sono i white collar, ma vi sono sperimentazioni anche su profili tecnici e operativi. Emerge dunque una crescente consapevolezza sulle opportunità che possono derivare da questa modalità di lavoro, persino in settori che richiedono attrezzature specifiche o mansioni fisiche.
Il digital workspace
Un digital workspace è un ambiente di lavoro ibrido, in cui la quasi totalità dei meeting aziendali includono almeno un partecipante da remoto. Le modalità miste dello smart working rendono sempre più labile il confine fra interazioni a distanza e di persona. Non si tratta semplicemente di riconfigurare le tradizionali sale conferenze: l’obiettivo è innovare la cultura del lavoro acquisendo strumenti di monitoraggio e tecnologie digitali più idonee per lo smart working.
Per adeguarsi al nuovo scenario, i player di settore stanno sviluppando piattaforme integrate dotate di nuovi dispositivi e funzionalità pensate per allargare il più possibile la base utenti. Il digital workspace è quindi ibrido e inclusivo, offre un elevato livello di personalizzazione e di sicurezza. Riunioni, chiamate, messaggistica ed eventi sono organizzati in modo flessibile e, fattore non secondario, facilmente gestibile dai responsabili IT.
Per lavorare in smart working in piena efficienza, i workspace digitali devono inoltre abilitare la collaborazione con nuovi strumenti di interazione con il pubblico, dai sondaggi alle sessioni Q&A, e ottimizzare gli aspetti tecnici del canale di comunicazione, dalla qualità del suono negli spazi di lavoro condivisi alla varietà di opzioni per inquadrature sempre più utili a coinvolgere i partecipanti.
In sintesi, ecco le caratteristiche che un digital workplace per lo smart working deve avere:
- Elevata scalabilità a seconda delle dimensioni della forza lavoro aziendale
- Gestione del processo end-to-end per risparmiare effort logistico e favorire le strategie di business
- Modello finanziario flessibile, eventualmente con noleggio dei device
- Dispositivi pronti all’uso e conformi ai protocolli di sicurezza aziendali
- Strumenti di smart working per operare in modo flessibile, ovunque ci si trovi
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Alcune soluzioni per il digital workspace
Uno spazio di lavoro digitale sicuro e intelligente include strumenti e metodi per proteggere le informazioni e i dati aziendali, oltre alla tecnologia per migliorare il comfort e le prestazioni dei singoli impiegati e dei team. Dovrebbe anche risultare disponibile per più piattaforme e dispositivi, per consentire l’accesso da remoto. Ecco qui di seguito le soluzioni più diffuse per creare un digital workspace aziendale.
Cisco Webex
Webex è una piattaforma di comunicazione e collaborazione progettata per facilitare riunioni virtuali, webinar, conferenze e collaborazioni in team. Offre una serie di funzionalità che la rendono ideale per aziende di tutte le dimensioni. La funzione di cancellazione del rumore è particolarmente utile in ambienti affollati, perché migliora l’esperienza complessiva durante le riunioni. Webex è compatibile con software di produttività come Microsoft Office, Google Workspace e altre piattaforme di gestione dei progetti, inoltre utilizza la crittografia end-to-end ed è conforme a diverse normative e standard di settore, come GDPR e HIPAA. Cisco Webex integra anche tecnologie AI, come la trascrizione automatica delle riunioni, la registrazione intelligente, il suggerimento di azioni e promemoria basati sulle conversazioni avvenute. Webex è disponibile con piani di abbonamento flessibili che possono adattarsi a diverse esigenze aziendali.
Google Workspace
Google offre un digital workspace versatile, una suite di produttività che include applicazioni come Documenti e Fogli, che consentono ai team di lavorare sui progetti in tempo reale. È possibile aggiungere commenti e correzioni, accedere alle ultime modifiche apportate, personalizzare l’esperienza di lavoro virtuale in base a differenti esigenze. Google Workspace include anche Gmail, Google Meet per videoconferenze e Google Drive per archiviare i documenti nel cloud. Google Tasks e Calendar permettono di gestire gli incarichi e i progetti. Uno dei plus di Google Workspace è la sicurezza: la piattaforma è stata progettata per garantire un’elevata protezione dei dati e include la gestione di utenti e dispositivi, per consentire agli amministratori IT di monitorare costantemente l’accesso ai dati dell’azienda e le impostazioni di sicurezza.
Konica Minolta Workplace Hub
Workplace Hub di Konica Minolta offre soluzioni per il lavoro remoto sicuro ed efficace, il lavoro di gruppo e il flusso di lavoro digitale. Le PMI possono migrare la loro infrastruttura IT su Workplace Hub ed essere pronte per il cloud. Questo consente a ogni dipendente e datore di lavoro di accedere all’intera infrastruttura IT lavorando da casa o in viaggio, proprio come se si trovasse nella sede dell’azienda. Al tempo stesso è garantita la sicurezza della rete aziendale.
Microsoft Teams
Microsoft Teams è uno degli strumenti software digitali per lo spazio di lavoro più famosi e utilizzati. Ideale per la comunicazione e la collaborazione, è una soluzione molto apprezzata dalle imprese e si rivela particolarmente vantaggiosa per quelle che utilizzano già Microsoft 365 e altri programmi del marchio. Il prodotto offre un sistema di videochiamate e riunioni online molto completo, con fino a 18 persone per sessione, incluse quelle esterne all’azienda. È possibile condividere documenti, organizzare file sotto forma di directory e creare canali specifici per ciascun progetto o team di lavoro. Gli utenti possono anche scegliere di personalizzare la loro esperienza con Teams aggiungendo app e bot per migliorare la produttività e l’efficienza generali.
Slack Technologies Slack
Slack è un digital workspace che permette la comunicazione e la collaborazione grazie a funzionalità avanzate come canali, bot e integrazioni. I canali in particolare permettono agli impiegati di partecipare a diversi gruppi di lavoro o di contattare i clienti individualmente, per iniziare una conversazione privata. Il suo valore di piattaforma per lo spazio di lavoro digitale è aumentato dalla possibilità di integrazione con app come Trello e Asana. Con Slack è possibile effettuare videochiamate, condividere link e file, menzionare direttamente un altro utente in un canale per fargli ricevere immediatamente una notifica. Dispone inoltre di misure di sicurezza avanzate, come l’autenticazione a due fattori, il controllo degli accessi e la crittografia, per proteggere e tenere al sicuro i dati sensibili.
Vodafone Digital Workplace
La soluzione di Vodafone permette di ridurre il tempo dedicato al device management, con l’obiettivo di dedicarsi alle attività strategiche. La gestione del processo end-to-end di Vodafone Business permette infatti all’azienda cliente di ottimizzare le spese e fornire ai propri dipendenti tutti gli strumenti necessari per raggiungere una piena flessibilità lavorativa. Scalabile e integrata, la soluzione comprende nella sua offerta la dotazione di laptop e accessori, il setup iniziale, la distribuzione chiavi in mano e la gestione degli aggiornamenti e delle patch di sicurezza. Fra i servizi forniti dalla piattaforma ci sono anche l’assistenza per la riparazione dei dispositivi e della componentistica, oltre al supporto tecnico dedicato alla gestione di eventuali criticità.
Zoom Video Communications Zoom
Zoom è uno strumento di videoconferenza per organizzare riunioni da remoto, webinar ed eventi virtuali. Ma funziona anche come uno spazio di lavoro virtuale. Con Zoom è possibile organizzare riunioni online con un massimo di 1.000 partecipanti, discutere delle modifiche da apportare a un progetto, dare il via a una sessione di brainstorming. Zoom è uno strumento adatto anche alla formazione e alla discussione di progetti grazie alla possibilità di condividere lo schermo, inviare file tramite la funzione di messaggistica e registrare le riunioni, per consentire anche a chi non è riuscito a partecipare di restare aggiornato. L’app è disponibile sia per il computer sia per i dispositivi mobili.
